Tải Hệ Thống Tài Khoản Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Đầy Đủ 2024

Nếu bạn đang làm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chắc hẳn cái tên "Thông tư 133" không còn xa lạ. Nhưng mà, tôi thấy nhiều người vẫn còn lúng túng lắm, nhất là phần tải hệ thống tài khoản theo thông tư 133 về để áp dụng. Có người tải về xong không biết dùng ra sao, có người lại nhầm lẫn với Thông tư 107. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ từ A đến Z, từ kinh nghiệm thực tế của bản thân và đồng nghiệp, để bạn nắm rõ và áp dụng cho đúng.

Thông tư 133 là gì và tại sao bạn cần quan tâm?

Thông tư 133/2016/TT-BTC là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán dành riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế nó lại là "cứu cánh" cho rất nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ, giúp việc hạch toán đỡ phức tạp hơn so với các thông tư chung. Tôi nhớ hồi mới áp dụng, cả phòng kế toán mừng rơi nước mắt vì bớt được một đống nghiệp vụ phải làm.

Tại sao bạn phải quan tâm? Đơn giản thôi, nếu doanh nghiệp bạn thuộc diện siêu nhỏ (theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa) mà vẫn áp dụng hệ thống tài khoản nặng nề của Thông tư 200 hay 107 thì vừa mất thời gian, vừa không cần thiết. Việc tải hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chuẩn về là bước đầu tiên để tối ưu hóa công việc kế toán của bạn.

Hệ thống tài khoản theo Thông tư 133 có gì khác biệt?

Cái khác biệt lớn nhất, theo tôi, nằm ở chỗ nó được tinh giản đi rất nhiều. Số lượng tài khoản ít hơn, cách hạch toán cũng đơn giản, dễ hiểu hơn. Ví dụ điển hình là việc hạch toán hàng tồn kho và giá vốn. Trong khi các thông tư khác có thể yêu cầu chi tiết nhiều tài khoản con, thì Thông tư 133 gộp lại cho đỡ rối. Bạn có thể tham khảo thêm về cách hạch toán một nghiệp vụ cụ thể như tài khoản xuất kho trong bài viết này để thấy sự khác biệt khi áp dụng trong từng trường hợp.

Một điểm nữa là hệ thống này rất thân thiện với những ai mới vào nghề hoặc doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên nghiệp. Nó giống như một bản rút gọn, chỉ giữ lại những nghiệp vụ cốt lõi nhất.

Những tài khoản chính bạn cần nắm

Dù đã tinh giản, nhưng vẫn có những nhóm tài khoản chính mà bạn bắt buộc phải biết: Tài sản ngắn hạn/dài hạn, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí... Điều quan trọng là hiểu được bản chất và mối liên hệ giữa chúng, chứ không phải chỉ tải file về rồi để đấy.

Hướng dẫn chi tiết tải hệ thống tài khoản theo Thông tư 133

Giờ đến phần nhiều người quan tâm nhất: làm sao để tải về một file chuẩn, đầy đủ và miễn phí. Có hai nguồn chính tôi hay khuyên mọi người dùng:

1. Nguồn chính thống từ Bộ Tài chính: Đây là nguồn an toàn và chuẩn xác nhất. Bạn có thể lên website của Bộ Tài chính hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ để tìm văn bản gốc và phụ lục kèm theo. Tuy nhiên, file ở đây thường là PDF hoặc Word, chưa được định dạng sẵn để nhập vào phần mềm.

2. Các trang web chuyên ngành uy tín: Nhiều trang như Tạp chí Kế toán hoặc các diễn đàn kế toán lớn thường có sẵn file Excel hoặc danh mục tài khoản đã được biên soạn lại rất dễ sử dụng. Nhưng nhớ kiểm tra kỹ nguồn gốc và ngày cập nhật nhé.

Thực ra, tôi thấy việc tải một bảng danh mục tài khoản thôi là chưa đủ. Bạn cần một hướng dẫn chi tiết đi kèm. May mắn là đã có bài viết rất cụ thể về tải bảng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133, trong đó cung cấp cả file mẫu và cách sử dụng, bạn nên đọc kèm theo.

So sánh Thông tư 133 và Thông tư 107: Nên dùng cái nào?

Đây là câu hỏi tôi gặp nhiều nhất. Nhiều doanh nghiệp nhỏ cứ phân vân không biết nên chọn cái nào. Sự thật là nó phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Để dễ hình dung, bạn có thể xem bảng so sánh dưới đây:

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn và muốn tìm hiểu sâu hơn về Thông tư 107 để có cái nhìn toàn diện, tôi đã viết một bài riêng về cách tải hệ thống tài khoản theo Thông tư 107. Đọc xong bạn sẽ tự đánh giá được doanh nghiệp mình phù hợp với bộ nào.

Cá nhân tôi nghĩ, nếu doanh nghiệp bạn thực sự nhỏ và muốn tập trung vào kinh doanh hơn là thủ tục kế toán, thì cứ mạnh dạn dùng Thông tư 133. Đừng ôm đồn những thứ không cần thiết.

Những lưu ý quan trọng khi áp dụng hệ thống tài khoản mới

Sau khi đã tải hệ thống tài khoản theo thông tư 133 về, việc áp dụng cũng cần lưu ý vài điểm để tránh sai sót:

• Chuyển đổi số dư: Nếu bạn chuyển từ hệ thống cũ sang, phải đối chiếu và chuyển số dư sang các tài khoản mới cho chính xác. Cái này mà sai là điều chỉnh mệt nghỉ.
• Đào tạo nhân sự: Kế toán viên phải được training lại để hiểu cách hạch toán mới. Tôi từng chứng kiến một công ty, tải file về xong cứ để đấy, đến cuối năm làm báo cáo mới phát hiện hạch toán lung tung hết cả.
• Cập nhật phần mềm: Nếu dùng phần mềm kế toán, phải chắc chắn rằng phần mềm đó đã hỗ trợ danh mục tài khoản của Thông tư 133. Không thì bạn phải nhập tay, vừa mất thời gian vừa dễ sai.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Với những nghiệp vụ phức tạp, đừng ngại hỏi kiểm toán viên hoặc chuyên gia tư vấn thuế. Đầu tư một chút cho chắc ăn còn hơn để xảy ra sai phạm.

Phần mềm kế toán và tra cứu hóa đơn hỗ trợ Thông tư 133

Thời đại công nghệ rồi, việc áp dụng hệ thống tài khoản mới sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có công cụ phù hợp. Các phần mềm kế toán hiện nay hầu như đều tích hợp sẵn danh mục tài khoản theo Thông tư 133. Bạn chỉ cần kích hoạt lên và sử dụng.

Nhưng tôi muốn nhấn mạnh thêm một loại công cụ nữa mà doanh nghiệp nhỏ rất cần, đó là phần mềm tra cứu hóa đơn. Tại sao ư? Vì hóa đơn điện tử chính là chứng từ gốc cho mọi nghiệp vụ kế toán của bạn. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn kiểm soát được đầu vào, đầu ra, đối chiếu số liệu nhanh chóng, từ đó việc hạch toán vào hệ thống tài khoản theo Thông tư 133 cũng chính xác và dễ dàng hơn. Nó như một mắt xích quan trọng trong cả quy trình tài chính - kế toán vậy.

Việc tra cứu hóa đơn, tải hóa đơn về hay quản lý hóa đơn điện tử giờ đây đã trở nên thiết yếu. Nếu bạn đang dùng phần mềm kế toán mà nó không có tính năng này, hoặc tính năng yếu, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ chuyên biệt. Nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian so với việc tra cứu thủ công trên trang của Tổng cục Thuế.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống tài khoản theo Thông tư 133

Doanh nghiệp tôi thuộc loại hình công ty TNHH 2 thành viên, nhưng quy mô rất nhỏ, có được áp dụng Thông tư 133 không?
Được, nếu doanh nghiệp bạn đáp ứng đủ tiêu chí về doanh nghiệp siêu nhỏ theo Nghị định 39/2018/NĐ-CP (về số lao động và tổng doanh thu/năm). Loại hình công ty không phải là yếu tố quyết định.

Tôi tải file về rồi, nhưng không biết cách nhập danh mục tài khoản này vào phần mềm kế toán Misa/Fast như thế nào?
Hầu hết các phần mềm kế toán phổ biến đều có tính năng "Khởi tạo dữ liệu" hoặc "Lựa chọn chế độ kế toán", trong đó bạn chọn "Thông tư 133". Hệ thống sẽ tự động tạo sẵn danh mục. Bạn không cần phải nhập tay từng tài khoản một. Nếu phần mềm cũ không hỗ trợ, hãy liên hệ nhà cung cấp để được hướng dẫn hoặc nâng cấp.

Áp dụng Thông tư 133 có làm ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế sau này không?
Không, nếu bạn hạch toán đúng và đầy đủ. Thông tư 133 chỉ đơn giản hóa cách thức ghi nhận, còn các nguyên tắc về doanh thu, chi phí được trừ, tính thuế... vẫn phải tuân thủ theo Luật Thuế. Việc lập báo cáo tài chính và tờ khai thuế vẫn diễn ra bình thường.

Tôi có thể tự ý thêm bớt tài khoản trong hệ thống tài khoản của Thông tư 133 cho phù hợp với ngành nghề của mình không?
Có thể, nhưng phải hết sức cẩn thận. Bạn được phép mở thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4... dưới các tài khoản tổng hợp có sẵn để theo dõi chi tiết hơn. Tuyệt đối không được tự ý sửa đổi cấu trúc mã số của các tài khoản cấp 1 và cấp 2 chính trong hệ thống, vì điều này sẽ làm sai lệch báo cáo.

Nếu năm nay tôi áp dụng Thông tư 133, sang năm doanh nghiệp phát triển lớn hơn, tôi có phải chuyển sang Thông tư 107 hay 200 không?
Về nguyên tắc, khi doanh nghiệp không còn thuộc diện siêu nhỏ nữa, bạn phải chuyển sang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 107) hoặc chế độ chung (Thông tư 200). Việc chuyển đổi này cần được lập kế hoạch, đối chiếu số dư và thực hiện vào đầu năm tài chính mới để đảm bảo tính liên tục của số liệu.

Tóm lại, việc tải hệ thống tài khoản theo thông tư 133 chỉ là bước khởi đầu. Quan trọng hơn là bạn hiểu rõ nó, áp dụng đúng và kết hợp với các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán, phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử để công việc được trơn tru, hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ thực tế này có ích cho bạn. Nếu còn thắc mắc gì, cứ thoải mái tìm hiểu thêm trong chuyên mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, biết đâu bạn lại tìm thấy những giải pháp hay ho khác cho doanh nghiệp của mình.