Tài Khoản 111 Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết

Nếu bạn là kế toán, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với con số 111. Nhưng tôi cá là không phải ai cũng hiểu rõ và hạch toán đúng tài khoản 111 theo Thông tư 200, đặc biệt là khi có sự khác biệt giữa các thông tư. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, mình cứ lẫn lộn giữa tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, đôi khi ghi nhầm phát sinh làm báo cáo lệch đi cả một khoản. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật những gì tôi biết và đã trải qua về tài khoản này, từ cách định khoản, nguyên tắc kế toán đến những lỗi sai thường gặp mà bạn cần tránh.

Tài khoản 111 là gì? Khái niệm và phạm vi phản ánh

Theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 111 - Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. Ở đây, "tiền mặt" được hiểu là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang được lưu giữ tại quỹ của doanh nghiệp.

Một điểm quan trọng mà nhiều người hay nhầm: tiền gửi ngân hàng KHÔNG nằm ở đây. Tiền đã gửi vào ngân hàng sẽ được theo dõi ở tài khoản 112. TK 111 chỉ ghi nhận số tiền thực tế đang "nằm trong két sắt" của công ty bạn thôi. Tôi từng gặp trường hợp một anh đồng nghiệp ghi nhận cả tiền chuyển khoản vào đây, kết quả là sổ quỹ và sổ phụ ngân hàng không khớp, mất cả buổi chiều để tìm lại.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 111 theo Thông tư 200

Để hạch toán chính xác, bạn phải nắm vững mấy nguyên tắc cốt lõi này. Nó giống như luật chơi vậy, không tuân thủ là "bị phạt" ngay.

• Hạch toán theo nguyên tệ: Với ngoại tệ, bạn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Cuối kỳ, phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ. Cái này hơi phiền một chút nhưng bắt buộc.
• Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phải được theo dõi cả về mặt giá trị (quy ra tiền) và số lượng, hiện vật. Khi tính giá xuất kho, có thể áp dụng phương pháp bình quân gia quyền hoặc nhập trước xuất trước (FIFO).
• Thủ quỹ chịu trách nhiệm: Mọi khoản thu, chi đều phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp (như Phiếu thu, Phiếu chi). Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về số tiền trong quỹ. Sổ quỹ tiền mặt phải được ghi chép hàng ngày liên tục.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111

Tài khoản 111 thường được mở chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam đồng.
• Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ (USD, EUR...). Nhớ là phải quy đổi ra VND để ghi sổ nhé.
• Tài khoản 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng bạc, đá quý trong quỹ.

Bên Nợ (Tăng):
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc... nhập quỹ.
Bên Có (Giảm):
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc... xuất quỹ.
Số dư bên Nợ:
Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc... còn tồn quỹ tại thời điểm báo cáo.

Hướng dẫn hạch toán (định khoản) tài khoản 111 chi tiết

Phần này là phần "thực chiến" đây. Tôi sẽ đưa ra một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh phổ biến nhất để bạn dễ hình dung.

1. Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Giả sử công ty bạn rút 50 triệu VND từ tài khoản ngân hàng về quỹ để chi tiêu hàng ngày.
Nợ TK 1111 (Tiền Việt Nam): 50,000,000
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50,000,000

2. Khi thu tiền bán hàng bằng tiền mặt

Khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay 20 triệu bằng tiền mặt.
Nợ TK 1111: 20,000,000
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 20,000,000
Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra - nếu có): (Giả sử 2 triệu)

3. Khi chi tiền mặt để mua hàng hóa, nguyên vật liệu

Công ty dùng tiền mặt mua nguyên vật liệu trị giá 15 triệu (đã bao gồm VAT).
Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): 13,636,364 (nếu VAT 10%)
Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 1,363,636
Có TK 1111: 15,000,000

4. Khi thu tiền ứng trước của khách hàng bằng ngoại tệ

Khách hàng ứng trước 5,000 USD. Tỷ giá tại ngân hàng thời điểm thu là 23,500 VND/USD.
Nợ TK 1112 (5,000 USD x 23,500): 117,500,000 VND
Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 117,500,000 VND
*Lưu ý: Trên sổ chi tiết TK 1112, bạn vẫn phải ghi nhận số nguyên tệ là 5,000 USD.

So sánh tài khoản 111 theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Đây là điểm gây nhầm lẫn rất nhiều, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) đang chuyển đổi từ Thông tư 133 sang Thông tư 200 khi đủ điều kiện. Về cơ bản, tên gọi và bản chất của tài khoản 111 là giống nhau ở cả hai thông tư. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở ngữ cảnh hệ thống tài khoản tổng thể và một số nguyên tắc kế toán đi kèm.

Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, yêu cầu chi tiết và phức tạp hơn. Trong khi đó, hệ thống tài khoản theo Thông tư 133 được thiết kế đơn giản hóa cho DNVVN. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu về hệ thống tài khoản theo Thông tư 133, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn đầy đủ về tải hệ thống tài khoản theo Thông tư 133 của chúng tôi. Để có cái nhìn tổng quan và so sánh, bài viết về bảng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133 cũng rất hữu ích.

Những sai sót thường gặp khi hạch toán TK 111 và cách khắc phục

Làm kế toán, không sai sót thì không phải là kế toán rồi. Quan trọng là biết để mà tránh thôi.

• Sai sót 1: Ghi nhận nhầm tiền gửi ngân hàng vào TK 111. Đây là lỗi kinh điển. Cách khắc phục: Phân biệt rõ ràng. Tiền trong két (111), tiền trong ngân hàng (112). Mọi giao dịch chuyển khoản đều thuộc về 112.
• Sai sót 2: Không theo dõi chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Chỉ ghi có mỗi số tiền quy đổi VND, khi đối chiếu hay đánh giá lại cuối kỳ sẽ rất khó. Cách khắc phục: Trên sổ chi tiết TK 1112, bắt buộc phải có cột ghi số nguyên tệ và cột tỷ giá, tổng giá trị quy đổi.
• Sai sót 3: Chứng từ thu chi không đầy đủ, không kịp thời. Có khi thủ quỹ chi tiền xong mới mang phiếu chi lên cho kế toán ghi sổ, dẫn đến số liệu sổ sách và thực tế quỹ chênh lệch. Cách khắc phục: Quy trình phải chặt chẽ. Mọi khoản thu/chi đều phải có phiếu được lập và phê duyệt trước, kế toán căn cứ vào đó để ghi sổ ngay trong ngày.
• Sai sót 4: Quên đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ. Lỗi này làm Báo cáo tài chính không chính xác. Cách khắc phục: Lập lịch công việc cuối kỳ, trong đó có mục "Đánh giá lại ngoại tệ TK 1112, 1122" theo tỷ giá cuối kỳ của Ngân hàng Nhà nước công bố.

Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán chuyên nghiệp có thể giúp tự động hóa nhiều bước, giảm thiểu sai sót thủ công này, đặc biệt là trong việc đối chiếu số liệu quỹ và lập báo cáo.

Câu hỏi thường gặp về tài khoản 111

Tóm lại, tài khoản 111 theo Thông tư 200 tuy không phải là tài khoản phức tạp nhất, nhưng lại là tài khoản "nhạy cảm" vì liên quan trực tiếp đến dòng tiền thực tế của doanh nghiệp. Hiểu rõ nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát tốt quỹ tiền mặt, tránh được những sai sót đáng tiếc và lên báo cáo tài chính một cách tin cậy. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ kế toán khác, đừng ngần ngại khám phá thêm các bài viết trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi nhé.