Tài Khoản 128 Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết 2024

Nếu bạn là kế toán, chắc hẳn đã không ít lần cảm thấy bối rối với các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn, đặc biệt là những khoản phải thu khác không rơi vào các tài khoản quen thuộc như 131, 331. Đó chính là lúc bạn cần đến tài khoản 128 theo thông tư 133. Tôi còn nhớ lần đầu tiên tiếp xúc với tài khoản này, tôi đã phải mất cả buổi chiều để tìm hiểu xem nó khác gì so với tài khoản 1388. Bài viết này sẽ chia sẻ tất tần tật những gì tôi đã học được, từ khái niệm cơ bản đến các tình huống hạch toán phức tạp, giúp bạn nắm vững cách sử dụng tài khoản 128 một cách chính xác nhất.

Tài Khoản 128 Là Gì? Vị Trí Trong Hệ Thống Tài Khoản

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 128 có tên đầy đủ là “Phải thu ngắn hạn khác”. Nó nằm trong nhóm tài khoản loại 1 – Tài sản ngắn hạn. Hiểu một cách đơn giản, đây là tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải thu ngắn hạn (thời hạn thu hồi dưới 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh) của doanh nghiệp, nhưng không thuộc phạm vi phản ánh của các tài khoản phải thu chuyên dùng khác.

Ví dụ, khi doanh nghiệp bạn tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên đi công tác, khoản tạm ứng đó sẽ được theo dõi ở tài khoản 141. Nhưng nếu bạn cho một cá nhân bên ngoài (không phải nhân viên) vay một khoản tiền ngắn hạn, hoặc phải thu tiền bồi thường vật chất do nhân viên gây ra, thì những khoản đó lại được hạch toán vào tài khoản 128 theo thông tư 133. Nó như một “khoản mục đa năng” cho các khoản phải thu ngắn hạn linh tinh, không có tài khoản riêng.

Nội Dung Và Nguyên Tắc Hạch Toán Tài Khoản 128 Theo Thông Tư 133

Để hạch toán đúng, trước hết cần biết tài khoản này tập hợp những gì. Dưới đây là các nội dung chính:

• Phải thu về cho vay ngắn hạn: Các khoản cho cá nhân, đơn vị khác vay với thời hạn dưới 12 tháng.
• Phải thu về bồi thường vật chất: Khoản phải thu do cá nhân, tập thể gây thiệt hại về tài sản (như làm hư hỏng tài sản cố định, mất công cụ dụng cụ).
• Phải thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ: Giá trị còn phải thu ngắn hạn từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
• Các khoản phải thu ngắn hạn khác: Như phải thu về tiền phạt, tiền bản quyền, tiền thuê tài sản ngắn hạn, hoặc các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn (nếu được phân loại là phải thu).

Nguyên tắc kế toán quan trọng nhất là phải mở chi tiết theo từng đối tượng phải thu. Bạn không thể gom chung tất cả vào một mã 128 duy nhất. Mỗi cá nhân, đơn vị phải thu đều phải có một mã chi tiết riêng để dễ theo dõi và đối chiếu. Điều này đặc biệt hữu ích khi sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn và phần mềm kế toán hiện đại, vì chúng cho phép bạn quản lý chi tiết từng khoản mục một cách tự động.

Kết Cấu Của Tài Khoản 128

• Bên Nợ: Các khoản phải thu ngắn hạn khác phát sinh tăng lên.
• Bên Có: Số tiền đã thu hồi, đã khấu trừ vào lương, hoặc khoản phải thu được xử lý giảm (như được xóa sổ).
• Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu ngắn hạn khác tại thời điểm báo cáo.

So Sánh Tài Khoản 128 Với Các Tài Khoản Tương Tự

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa tài khoản 128 với 1388 (Phải thu khác) hay 141 (Tạm ứng). Thực ra, điểm khác biệt lớn nhất nằm ở thời hạn và tính chất.

Như vậy, nếu bạn cho một đối tác bên ngoài vay tiền trong 6 tháng, đó là tài khoản 128 theo thông tư 133. Nhưng nếu cho vay 2 năm, nó phải là tài khoản 1388. Còn nếu ứng trước tiền cho nhân viên A đi mua hàng, đó là tài khoản 141. Việc phân biệt rõ ràng này giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng liên quan qua bài viết về tài khoản 1121 và hệ thống tài khoản ngân hàng.

Cách Định Khoản Và Ví Dụ Thực Tế Về Tài Khoản 128

Lý thuyết là vậy, còn thực tế hạch toán ra sao? Dưới đây là một vài tình huống tôi hay gặp:

Ví dụ 1: Cho cá nhân bên ngoài vay tiền ngắn hạn.
Công ty bạn cho ông Nguyễn Văn A (không phải nhân viên) vay 50 triệu đồng bằng tiền mặt, thời hạn 6 tháng, lãi suất 0%.
- Khi cho vay: Nợ TK 128 (Chi tiết: ông Nguyễn Văn A) 50,000,000 / Có TK 111 (Tiền mặt) 50,000,000.
- Khi thu hồi: Nợ TK 111 50,000,000 / Có TK 128 (Chi tiết: ông Nguyễn Văn A) 50,000,000.

Ví dụ 2: Phải thu bồi thường vật chất do nhân viên gây ra.
Nhân viên B làm hỏng một máy tính trị giá 15 triệu đồng. Công ty yêu cầu bồi thường 100% và sẽ trừ dần vào lương hàng tháng.
- Khi xác định khoản phải thu: Nợ TK 128 (Chi tiết: NV B) 15,000,000 / Có TK 711 (Thu nhập khác) 15,000,000. (Lưu ý: Việc ghi Có 711 này có thể gây tranh luận, một số nơi ghi Có TK 3388 hoặc xử lý trực tiếp, cần căn cứ vào chính sách kế toán cụ thể).
- Khi trừ lương tháng đầu tiên 5 triệu: Nợ TK 334 (Phải trả NLĐ) 5,000,000 / Có TK 128 (Chi tiết: NV B) 5,000,000.

Ví dụ 3: Phải thu về thanh lý TSCĐ.
Công ty thanh lý một ô tô cũ, giá trị còn phải thu từ bên mua là 200 triệu đồng, kỳ hạn thanh toán trong 3 tháng.
- Khi ghi nhận giá trị còn phải thu: Nợ TK 128 (Chi tiết: Bên mua X) 200,000,000 / Có TK 711 (Thu nhập khác) 200,000,000. (Đồng thời, ghi giảm nguyên giá và giá trị hao mòn của ô tô trên sổ).

Các nghiệp vụ này nếu được tích hợp với phần mềm kế toán sẽ giúp việc định khoản và theo dõi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Tài Khoản 128

Từ kinh nghiệm của tôi, có mấy điểm dễ sai cần cực kỳ chú ý:

1. Phân biệt rõ thời hạn ngắn/dài hạn: Đây là lỗi phổ biến nhất. Hãy luôn kiểm tra hợp đồng, thỏa thuận để xác định thời hạn thu hồi. Nếu trên 12 tháng, nhớ sang TK 1388.
2. Không nhầm với tạm ứng (TK 141): TK 141 chỉ dành cho nội bộ người lao động. Còn 128 có thể dùng cho cả đối tượng bên ngoài.
3. Theo dõi chi tiết: Đừng bao giờ lười trong việc mở chi tiết. Nếu không, đến cuối kỳ bạn sẽ không biết ai còn nợ, nợ bao nhiêu, rất dễ dẫn đến thất thoát.
4. Trích lập dự phòng: Nếu có bằng chứng cho thấy khoản phải thu ở TK 128 có khả năng không thu hồi được đầy đủ, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo quy định. Khoản dự phòng này được hạch toán vào TK 2293.
5. Đối chiếu và xác nhận công nợ định kỳ: Ít nhất mỗi quý nên đối chiếu, xác nhận số dư với từng đối tượng để đảm bảo tính chính xác, tránh tranh chấp sau này.

Tài Khoản 128 Và Phần Mềm Kế Toán, Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn

Trong thời đại số hóa, việc quản lý các khoản phải thu như tài khoản 128 trở nên hiệu quả hơn rất nhiều nhờ phần mềm. Một hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa định khoản: Bạn chỉ cần chọn loại nghiệp vụ (cho vay, bồi thường...), phần mềm sẽ tự đề xuất định khoản Nợ 128/Có tài khoản thích hợp.
• Quản lý chi tiết dễ dàng: Tạo và quản lý mã đối tượng chi tiết cho từng khoản phải thu, tự động nhắc nợ khi đến hạn.
• Tích hợp với ngân hàng: Khi có biến động số dư tiền gửi liên quan đến việc thu hồi nợ, phần mềm có thể tự động đối chiếu và cập nhật vào sổ chi tiết TK 128. Bạn có thể tham khảo thêm về hạch toán các tài khoản tiền qua bài viết chi tiết về tài khoản 113.
• Báo cáo tức thời: Bất kỳ lúc nào cũng có thể xuất báo cáo công nợ chi tiết theo từng đối tượng phải thu ở TK 128, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Nói chung, đầu tư vào một phần mềm phù hợp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót đáng kể trong việc quản lý các khoản phải thu phức tạp này.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Tài Khoản 128 Theo Thông Tư 133

1. Khoản tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn có hạch toán vào TK 128 không?
Thông thường, tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn được hạch toán vào TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu theo đặc thù doanh nghiệp và chính sách kế toán, nó được phân loại là một khoản phải thu (ví dụ: ký cược có khả năng thu hồi trực tiếp bằng tiền), thì có thể sử dụng TK 128. Cần nhất quán trong cách phân loại.

2. Khi khoản phải thu ở TK 128 không có khả năng thu hồi, xử lý thế nào?
Trước tiên, cần trích lập dự phòng (Nợ TK 632/Có TK 2293). Sau đó, nếu đã sử dụng hết biện pháp thu hồi mà vẫn không được, có thể làm thủ tục xóa sổ nợ phải thu. Khi xóa sổ, ghi: Nợ TK 2293 (nếu đã trích lập dự phòng) hoặc Nợ TK 632 (nếu chưa trích) / Có TK 128.

3. Phải thu về cổ tức, lợi nhuận được chia từ góp vốn ngắn hạn có dùng TK 128 không?
Không. Các khoản lợi nhuận, cổ tức được chia từ khoản góp vốn ngắn hạn (đầu tư ngắn hạn) được phản ánh trực tiếp vào doanh thu tài chính (TK 515) khi xác định được số phải thu.

4. Có cần lập bảng theo dõi chi tiết ngoài sổ sách kế toán không?
Việc lập một bảng theo dõi chi tiết (có thể là file Excel) bên ngoài phần mềm là rất nên làm, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu nhỏ lẻ. Nó giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng đối chiếu và là cơ sở để đôn đốc thu hồi công nợ.

5. Số dư TK 128 trên Bảng Cân Đối Kế Toán thể hiện ở đâu?
Số dư Nợ của TK 128 được trình bày trên Bảng Cân Đối Kế Toán tại chỉ tiêu “Các khoản phải thu ngắn hạn khác” (Mã số 139), thuộc phần Tài sản ngắn hạn.

Tóm lại, tài khoản 128 theo thông tư 133 tuy không phải là tài khoản trung tâm như 111, 112 hay 131, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản phải thu đa dạng của doanh nghiệp. Hiểu rõ và vận dụng đúng tài khoản này không chỉ giúp sổ sách kế toán “sạch sẽ”, minh bạch mà còn hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị tài chính, quản lý dòng tiền. Nếu bạn còn băn khoăn gì, hãy cứ mạnh dạn nghiên cứu thêm hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia. Chúc bạn thành công!