Tài Khoản 113 Trong Kế Toán: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết Từ A-Z

Nếu bạn đang làm kế toán, đặc biệt là kế toán tiền mặt, chắc hẳn đã không ít lần nghe đến cụm từ tài khoản 113 trong kế toán. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó, cách hạch toán, phân biệt với các tài khoản tiền khác và những lưu ý quan trọng thì không phải ai cũng nắm vững. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ nhầm lẫn giữa TK 111, 112 và 113 hoài, đến nỗi sếp phải gọi lên "dạy kèm" riêng một buổi. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại tất tần tật những gì mình đã học được, từ lý thuyết cho đến những tình huống thực tế hay gặp, để bạn có cái nhìn đầy đủ và chính xác nhất về tài khoản này.

Tài Khoản 113 Là Gì? Định Nghĩa Và Vai Trò

Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC), tài khoản 113 trong kế toán có tên đầy đủ là "Tiền đang chuyển". Nghe cái tên là cũng đoán được phần nào rồi đúng không? Nó dùng để phản ánh số tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc, hoặc đã gửi đi nhưng chưa nhận được giấy báo hay chưa được xác nhận là đã nhập vào tài khoản đích. Nói nôm na, đó là số tiền "lơ lửng" trên đường đi, chưa về đích.

Vai trò của nó cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của Báo cáo tài chính. Nếu không theo dõi sát sao, số tiền đang chuyển này dễ bị "bỏ quên", dẫn đến sai lệch giữa sổ sách kế toán và số dư thực tế trên sao kê ngân hàng. Tôi từng gặp trường hợp một công ty nhỏ, kế toán không theo dõi TK 113, đến cuối tháng đối chiếu ngân hàng thấy chênh lệch mấy chục triệu, cuống cuồng đi tìm mãi mới ra là có một lần nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng cuối giờ chiều, ngân hàng hạch toán sang ngày hôm sau.

Kết Cấu Và Nội Dung Phản Ánh Của TK 113

TK 113 là tài khoản tài sản, nên số dư bên Nợ. Nó thường được mở chi tiết cho từng loại tiền (VND, USD, EUR...) và có thể mở theo từng địa điểm nộp/gửi tiền (ngân hàng A, kho bạc B...).

• Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc, hoặc đã gửi đi nhưng chưa nhận được giấy báo.
• Bên Có: Phản ánh số tiền đang chuyển đã nhập vào tài khoản đích (ngân hàng đã báo có) hoặc được xác nhận đã nhận. Hoặc phản ánh số tiền đang chuyển bị trả lại (ví dụ: nộp thừa, nộp nhầm).
• Số dư bên Nợ: Số tiền còn đang trên đường chuyển, chưa về tài khoản đích tại thời điểm báo cáo.

Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Tiết TK 113 Theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC

Đây là phần quan trọng nhất, tôi sẽ đi vào từng nghiệp vụ cụ thể để bạn dễ hình dung.

1. Khi Nộp Tiền Mặt Vào Tài Khoản Ngân Hàng

Giả sử ngày 25/10, công ty bạn rút 50 triệu tiền mặt từ quỹ (TK 111) để nộp vào tài khoản ngân hàng Vietcombank. Bạn đã nộp và có biên lai nộp tiền của ngân hàng, nhưng đến cuối ngày chưa thấy sao kê báo có.

Khi đó, bạn hạch toán:
Nợ TK 113 (Tiền đang chuyển) - Chi tiết: VCB: 50,000,000
Có TK 111 (Tiền mặt): 50,000,000

Đến ngày 26/10, bạn nhận được sao kê ngân hàng xác nhận đã nhận số tiền này. Bạn hạch toán chuyển số tiền từ "đang chuyển" sang "ngân hàng":
Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) - Chi tiết: VCB: 50,000,000
Có TK 113 (Tiền đang chuyển) - Chi tiết: VCB: 50,000,000

2. Khi Chuyển Khoản Đi Nhưng Chưa Đối Tác Nhận Được

Ngày 28/10, công ty bạn thực hiện lệnh chuyển khoản 30 triệu trả nợ cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, do lỗi kỹ thuật hoặc thông tin sai, đến cuối ngày giao dịch chưa thành công, tiền chưa ra khỏi tài khoản của bạn (theo xác nhận của ngân hàng là đang xử lý). Lúc này, bạn có thể tạm thời hạch toán:
Nợ TK 113 (Tiền đang chuyển): 30,000,000
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 30,000,000

Khi ngân hàng xác nhận giao dịch hoàn tất (tiền đã trừ chính thức), bạn mới hạch toán:
Nợ TK 331 (Phải trả nhà cung cấp): 30,000,000
Có TK 113 (Tiền đang chuyển): 30,000,000

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách hạch toán cho tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng, có thể tham khảo bài viết rất chi tiết này: hướng dẫn từ A-Z về tài khoản 112.

Phân Biệt TK 113 Với TK 111 Và TK 112 - Tránh Nhầm Lẫn Chết Người

Ba tài khoản này thuộc cùng nhóm tiền và các khoản tương đương tiền, nhưng bản chất khác nhau. Nhầm lẫn giữa chúng là lỗi rất phổ biến, nhất là với kế toán mới. Dưới đây là bảng so sánh để bạn dễ phân biệt.

Như bạn thấy, tài khoản 113 trong kế toán đóng vai trò như một trạm trung chuyển tạm thời. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn giữa TK 111 và 112, tôi đã có một bài viết so sánh rất kỹ, bạn có thể đọc thêm tại đây: phân biệt chi tiết tài khoản 111 và 112.

Các Tình Huống Thực Tế Và Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng

Lý thuyết là vậy, nhưng thực tế làm kế toán muôn hình vạn trạng. Dưới đây là một số tình huống tôi hay gặp và cách xử lý.

Tình Huống 1: Nộp Tiền Thuế Bằng Tiền Mặt Vào Kho Bạc

Đây là nghiệp vụ kinh điển. Bạn nộp tiền mặt tại kho bạc nhà nước để nộp thuế. Kho bạc sẽ đưa cho bạn giấy nộp tiền (hoặc biên lai). Lúc này, tiền đã ra khỏi quỹ nhưng chưa được cơ quan thuế xác nhận là đã nộp vào ngân sách (thường sẽ có chậm trễ 1-2 ngày). Bạn hạch toán:
Nợ TK 113: Số tiền nộp
Có TK 111: Số tiền nộp
Khi nhận được thông báo/xác nhận từ cơ quan thuế (hoặc tra cứu trạng thái trên hệ thống), bạn mới hạch toán:
Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước)
Có TK 113

Tình Huống 2: Chênh Lệch Tỷ Giá Khi Nộp Ngoại Tệ Vào Ngân Hàng

Giả sử bạn nộp 1,000 USD vào tài khoản ngân hàng để bán lấy VND. Tỷ giá ghi sổ của bạn là 23,500 VND/USD. Bạn nộp tiền và có biên lai. Bạn hạch toán Nợ TK 113: 23,500,000 (1,000 * 23,500). Tuy nhiên, khi ngân hàng báo có, họ áp dụng tỷ giá bán là 23,450. Số VND thực nhận là 23,450,000. Lúc này, bạn sẽ hạch toán:
Nợ TK 112: 23,450,000
Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): 50,000
Có TK 113: 23,500,000

Những Lưu Ý "Sống Còn"

• Theo dõi thường xuyên: Số dư TK 113 không nên để tồn đọng lâu. Cần đối chiếu hàng ngày hoặc vài ngày một lần với ngân hàng, kho bạc để "giải tỏa" kịp thời. Một khoản tiền đang chuyển quá 3-5 ngày làm việc cần phải điều tra ngay.
• Hồ sơ chứng từ đầy đủ: Luôn giữ lại biên lai nộp tiền, giấy báo của ngân hàng, email xác nhận... để làm căn cứ hạch toán và đối chiếu sau này.
• Không lạm dụng: TK 113 không phải nơi để "giấu" các khoản chênh lệch hay sai sót. Mọi nghiệp vụ phải rõ ràng, minh bạch.

Việc áp dụng đúng hệ thống tài khoản theo quy định mới nhất là rất quan trọng. Bạn có thể tải về hệ thống tài khoản đầy đủ theo Thông tư 107/2024/TT-BTC mới ban hành (nếu có) hoặc Thông tư 200 đang áp dụng qua bài viết này: hướng dẫn tải hệ thống tài khoản kế toán mới nhất.

Quy Trình Quản Lý & Kiểm Soát Tiền Đang Chuyển Hiệu Quả

Để tránh rủi ro và sai sót, doanh nghiệp nên có quy trình rõ ràng:

1. Lập và Phê Duyệt Chứng Từ: Mọi nghiệp vụ nộp/chuyển tiền phải có phiếu đề nghị được phê duyệt.
2. Thực Hiện và Lưu Chứng Từ Gốc: Sau khi nộp/chuyển, người thực hiện phải nộp ngay biên lai, giấy xác nhận cho kế toán.
3. Hạch Toán Kịp Thời: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán vào TK 113 ngay trong ngày.
4. Đối Chiếu Định Kỳ: Hàng ngày/tuần, kế toán phải đối chiếu số liệu TK 113 với báo cáo từ ngân hàng (qua internet banking) hoặc liên hệ trực tiếp để xác nhận trạng thái giao dịch.
5. Giải Tỏa và Điều Chỉnh: Ngay khi nhận được xác nhận, phải hạch toán chuyển từ TK 113 sang tài khoản đích (112, 333...). Với các giao dịch thất bại hoặc bị trả lại, phải hạch toán hoàn nhập ngay.

Trong quá trình đối chiếu này, việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp có thể giúp ích rất nhiều, đặc biệt trong việc theo dõi trạng thái hóa đơn điện tử liên quan đến các khoản thanh toán, từ đó đối chiếu với tình trạng tiền đang chuyển một cách chính xác hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Tài Khoản 113

TK 113 có số dư bên Có được không?

Về nguyên tắc, TK 113 là tài khoản tài sản, số dư cuối kỳ chỉ có thể ở bên Nợ (hoặc bằng 0). Nếu xuất hiện số dư bên Có, cần kiểm tra ngay vì rất có thể bạn đã hạch toán sai (ví dụ: ghi nhận tiền đã về trước khi ghi nhận tiền đã chuyển đi).

Cuối năm tài chính, số dư TK 113 phải xử lý thế nào?

Tất cả các khoản tiền đang chuyển phải được "giải tỏa" trước khi lập Báo cáo tài chính. Nghĩa là phải xác định được số tiền đó đã về tài khoản đích chưa. Nếu đến ngày 31/12 vẫn còn số dư, bạn vẫn phải ghi nhận vào Bảng cân đối kế toán, nhưng cần có giải trình rõ ràng và theo dõi sát sao để hạch toán ngay trong những ngày đầu năm sau.

Có bắt buộc phải sử dụng TK 113 không?

Về mặt nguyên tắc kế toán, khi phát sinh nghiệp vụ tiền đang trên đường đi, bạn nên sử dụng TK 113 để phản ánh trung thực và đầy đủ tình hình tài sản. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp rất nhỏ, ít phát sinh, có thể gộp luôn vào TK 112 nếu thời gian chuyển tiền rất ngắn (trong ngày) và họ theo dõi được. Nhưng cách tốt nhất vẫn là sử dụng đúng tài khoản để tránh nhầm lẫn.

Làm sao để giảm thiểu số dư TK 113?

Cách tốt nhất là quy định thời gian thực hiện giao dịch ngân hàng (ví dụ: trước 3h chiều hàng ngày) để tiền kịp về đích trong ngày. Sử dụng các ngân hàng có hệ thống chuyển tiền nhanh, liên tục. Và quan trọng nhất là thói quen đối chiếu, theo dõi sát sao của kế toán.

---

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn toàn diện và thực tế về tài khoản 113 trong kế toán. Nó không phải là một tài khoản phức tạp, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ trong theo dõi. Việc hạch toán đúng không chỉ giúp sổ sách chính xác mà còn phản ánh đúng tính thanh khoản thực tế của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp để quản lý dòng tiền và chứng từ số hiệu quả hơn, đừng quên khám phá các công cụ hỗ trợ trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nơi cung cấp những giải pháp toàn diện cho công tác kế toán và tài chính doanh nghiệp.