Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Thủ Tục A-Z

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Điều gì cần biết?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bước quan trọng để doanh nghiệp chính thức sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp. Bạn đang loay hoay không biết thủ tục thế nào, cần chuẩn bị giấy tờ gì, và nộp ở đâu? Đừng lo, bài viết này sẽ giải đáp tất tần tật, từ A đến Z, giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và suôn sẻ. Đặc biệt, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những điểm mới nhất theo Thông tư 78/2021 và những cập nhật liên quan đến phần mềm tra cứu hóa đơn, giúp bạn quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.

Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hiểu một cách đơn giản, thông báo phát hành hóa đơn điện tử (TBPHHĐĐT) là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện để báo cho cơ quan thuế biết về việc mình sẽ sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Đây là bước bắt buộc trước khi bạn có thể xuất HĐĐT cho khách hàng. Mục đích của việc này là để cơ quan thuế quản lý và theo dõi việc sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Đối Tượng Cần Thực Hiện Thông Báo Phát Hành

Hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng HĐĐT đều cần thực hiện thông báo phát hành. Cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp mới thành lập và bắt đầu sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang HĐĐT.
• Doanh nghiệp có thay đổi về thông tin trên hóa đơn (ví dụ: thay đổi logo, địa chỉ).

Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ không cần thực hiện TBPHHĐĐT, ví dụ như doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định riêng.

Thủ Tục Thông Báo Phát Hành Chi Tiết

Thủ tục TBPHHĐĐT không quá phức tạp, nhưng cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ bao gồm Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT) và Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc bản sao Quyết định áp dụng HĐĐT).
2. Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Chờ phê duyệt: Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ và thông báo kết quả trong vòng 2 ngày làm việc.

Lưu ý quan trọng:

• Bạn cần có chữ ký số để thực hiện thủ tục trực tuyến.
• Đảm bảo thông tin trên hồ sơ chính xác và khớp với thông tin đăng ký kinh doanh.
• Nên tham khảo hướng dẫn chi tiết trên website của Tổng cục Thuế để tránh sai sót.

Mẫu Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Để giúp bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là mẫu Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT):

(Bạn có thể tải mẫu này trên website của Tổng cục Thuế hoặc từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng).

Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Quyết định này do chính doanh nghiệp bạn ban hành, nêu rõ các thông tin như:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Hình thức hóa đơn điện tử sử dụng (ví dụ: hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế).
• Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Thông Báo Phát Hành

Để quá trình TBPHHĐĐT diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Thời gian: Theo quy định, bạn cần thực hiện TBPHHĐĐT trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT ít nhất 2 ngày làm việc.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo thông tin trên hồ sơ chính xác và đầy đủ. Sai sót có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
• Lưu trữ hồ sơ: Sau khi được phê duyệt, hãy lưu trữ cẩn thận các hồ sơ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra của cơ quan thuế sau này.
• Cập nhật thông tin: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin trên hóa đơn, bạn cần thực hiện TBPHHĐĐT lại. Ví dụ, khi bạn muốn thay đổi địa chỉ trên hóa đơn, hoặc chuyển từ hóa đơn có mã sang hóa đơn không có mã.

Một kinh nghiệm nhỏ mà tôi muốn chia sẻ là: hãy liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng để được hỗ trợ chi tiết về thủ tục TBPHHĐĐT. Họ thường có đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, có thể giúp bạn giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng.

Phần Mềm Hỗ Trợ Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tạo và phát hành hóa đơn một cách dễ dàng, mà còn hỗ trợ bạn quản lý hóa đơn một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm phổ biến như:

• Phần mềm hóa đơn điện tử MISA MeInvoice
• Phần mềm hóa đơn điện tử BKAV eHoadon
• Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice

Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên cân nhắc các yếu tố như:

• Uy tín của nhà cung cấp.
• Tính năng của phần mềm có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp bạn hay không.
• Mức giá phù hợp với ngân sách.
• Khả năng tích hợp với các phần mềm khác (ví dụ: phần mềm kế toán).

Đặc biệt, hãy chú ý đến khả năng tuân thủ Thông tư 78/2021 của phần mềm, vì đây là quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.

Bảng so sánh một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp Về Thông Báo Phát Hành

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về TBPHHĐĐT:

1. Hỏi: Thời gian thông báo phát hành hóa đơn điện tử là bao lâu?Đáp: Theo quy định, bạn cần thực hiện TBPHHĐĐT trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT ít nhất 2 ngày làm việc.
2. Hỏi: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?Đáp: Hồ sơ bao gồm Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT) và Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
3. Hỏi: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử ở đâu?Đáp: Bạn nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
4. Hỏi: Có cần thông báo phát hành lại khi thay đổi địa chỉ công ty?Đáp: Có, bạn cần thực hiện TBPHHĐĐT lại khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin trên hóa đơn, bao gồm cả địa chỉ công ty.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được giải đáp.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Chúc bạn thành công!