Thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78 là gì?

Ê mấy bạn làm kế toán ơi, chắc hẳn không còn lạ lẫm gì với việc “Thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78” rồi đúng không? Nhưng mà, nói thiệt, nhiều khi làm riết cũng quên mất bản chất với mấy cái chi tiết lặt vặt. Bài viết này mình sẽ “mổ xẻ” từ A đến Z về cái vụ này, giúp bạn nào chưa rành thì hiểu rõ, còn ai rành rồi thì coi như ôn lại kiến thức, tránh sai sót không đáng có nha. Chứ sai cái này là mệt mỏi lắm đó!

Nói nôm na, **thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78** là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Hiểu đơn giản hơn, trước khi bạn chính thức xuất hóa đơn cho khách hàng, bạn phải “báo cáo” với cơ quan thuế rằng bạn chuẩn bị sử dụng loại hóa đơn điện tử này, mẫu mã ra sao, số lượng thế nào. Giống như kiểu “xin phép” trước khi “hành nghề” vậy đó! Mà cái này quan trọng lắm nha, không làm là “dính đòn” phạt đó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu:

• Đối tượng nào cần thực hiện?
• Thời điểm nào phải nộp thông báo?
• Cách thức thực hiện chi tiết ra sao?
• Mẫu thông báo chuẩn chỉnh nhất (cập nhật mới nhất 2024)
• Những lưu ý quan trọng cần “khắc cốt ghi tâm”
• Xử lý thế nào nếu lỡ vi phạm?

Nói chung là tất tần tật, đảm bảo đọc xong bài này là bạn “pro” luôn vụ thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78, khỏi lo “tạch” nha!

Đối tượng nào cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn?

Okay, giờ mình đi vào chi tiết hơn nè. Vậy, ai là người cần phải “khổ sở” làm cái vụ thông báo phát hành hóa đơn này? Theo Thông Tư 78 và các văn bản hướng dẫn liên quan, thì hầu như **tất cả các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế** đang hoạt động tại Việt Nam đều thuộc diện phải thực hiện, bao gồm:

• Doanh nghiệp mới thành lập
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
• Doanh nghiệp thay đổi thông tin hóa đơn (ví dụ: thay đổi mẫu hóa đơn, số lượng hóa đơn,…)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, có một vài trường hợp ngoại lệ, ví dụ như:

• Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế (sẽ áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền).
• Các trường hợp đặc biệt khác theo quy định của cơ quan thuế.

Để chắc chắn nhất, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được tư vấn cụ thể về trường hợp của doanh nghiệp mình. Cái này không thừa đâu, hỏi cho chắc ăn, lỡ có gì còn biết đường mà “né”.

Thời điểm nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cái này cực kỳ quan trọng nè, nộp trễ là “toang” đó! Theo quy định hiện hành, **thời điểm nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử là trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử chính thức.**

Cụ thể hơn, bạn cần nộp thông báo này **chậm nhất là 02 ngày làm việc trước ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.** Ví dụ, nếu bạn dự định xuất hóa đơn điện tử đầu tiên vào ngày 10/07, thì bạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn chậm nhất là ngày 08/07.

Lưu ý là “ngày làm việc” nha, thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ thì không tính. Cái này nhiều bạn hay nhầm lẫn lắm đó. Với lại, mình khuyên thật lòng là nên nộp sớm hơn dự kiến, đừng để sát nút quá, lỡ có trục trặc gì còn kịp xử lý.

Nói chung là, cứ chuẩn bị xong xuôi mọi thứ là nộp thông báo luôn cho chắc ăn. “Cẩn tắc vô áy náy” mà!

Cách thức thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78

Giờ đến phần “hành động” nè. Để thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

1. Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
   Đây là cách phổ biến và tiện lợi nhất hiện nay. Bạn chỉ cần có chữ ký số và tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thường là tài khoản đã đăng ký khai thuế điện tử) là có thể thực hiện được.
2. Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý:
   Cách này thì “cổ điển” hơn, bạn phải in bộ hồ sơ ra, mang đến nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý. Cách này thường áp dụng cho các trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản trên Cổng thông tin điện tử hoặc gặp khó khăn trong việc nộp trực tuyến.

Mình khuyên các bạn nên chọn cách nộp trực tuyến cho nhanh gọn lẹ. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm bớt thủ tục giấy tờ. Thời đại 4.0 rồi, cứ “online” cho nó máu!

Các bước thực hiện chi tiết khi nộp trực tuyến như sau:

1. Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bằng tài khoản đã đăng ký.
2. Bước 2: Chọn mục “Khai thuế”, sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”.
3. Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai theo mẫu quy định.
4. Bước 4: Tải lên các tài liệu đính kèm (nếu có).
5. Bước 5: Ký điện tử và nộp tờ khai.
6. Bước 6: Nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực ra làm vài lần là quen thôi. Trên Cổng thông tin điện tử cũng có hướng dẫn chi tiết từng bước, bạn cứ làm theo là được. Hoặc không thì nhờ mấy bạn IT hỗ trợ cho nhanh.

Nếu bạn đang loay hoay tìm kiếm giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn của Huvisoft. Đây là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn theo Thông tư 78 (mới nhất 2024)

Cái này cũng quan trọng nè, dùng sai mẫu là “sai một ly, đi một dặm” đó! Hiện tại, mẫu thông báo phát hành hóa đơn được quy định tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bạn có thể tải mẫu này trực tiếp từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tìm kiếm trên Google với từ khóa “Mẫu thông báo phát hành hóa đơn theo Thông tư 78”. Tuy nhiên, mình khuyên là nên tải từ nguồn chính thức của Tổng cục Thuế cho chắc ăn, tránh tải nhầm mẫu cũ hoặc mẫu không đúng quy định.

Khi điền thông tin vào mẫu thông báo, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin được yêu cầu.
• Sử dụng chữ in hoa, rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa.
• Ký tên và đóng dấu đầy đủ (nếu là doanh nghiệp).
• Ghi rõ ngày tháng năm lập thông báo.

Đặc biệt, bạn cần chú ý đến thông tin về mẫu hóa đơn điện tử, số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng,… Những thông tin này phải khớp với thực tế sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Nếu không khớp là coi như thông báo không hợp lệ đó.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm về Mẫu Hóa Đơn Đỏ Bán Hàng: Mọi Điều Doanh Nghiệp Cần Biết để có thêm thông tin chi tiết về các loại hóa đơn và cách sử dụng chúng.

Những lưu ý quan trọng khi thông báo phát hành hóa đơn

Okay, sau khi đã nắm vững các bước thực hiện, mình sẽ chia sẻ thêm một vài lưu ý quan trọng để bạn tránh “vấp ngã” khi thông báo phát hành hóa đơn:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp:
  Đây là điều quan trọng nhất. Hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên tờ khai, đảm bảo không có sai sót nào. Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến thông báo của bạn bị từ chối đó.
• Nộp đúng thời hạn:
  Như mình đã nói ở trên, nộp trễ là bị phạt. Vì vậy, hãy lên kế hoạch và nộp thông báo đúng thời hạn quy định.
• Lưu giữ bản sao thông báo:
  Sau khi nộp thông báo, bạn nên lưu giữ một bản sao để đối chiếu khi cần thiết.
• Cập nhật thông tin kịp thời:
  Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin hóa đơn (ví dụ: thay đổi mẫu hóa đơn, số lượng hóa đơn,…), bạn cần thông báo cho cơ quan thuế biết để được hướng dẫn.
• Tìm hiểu kỹ các quy định mới:
  Các quy định về hóa đơn điện tử thường xuyên thay đổi. Vì vậy, bạn nên thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Nói chung là, cứ cẩn thận vẫn hơn. “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” mà!

Xử lý vi phạm khi không thông báo phát hành hóa đơn

Vậy, nếu lỡ “dại dột” không thông báo phát hành hóa đơn thì sao? Chắc chắn là sẽ bị xử phạt rồi. Mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm, nhưng thường sẽ dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng.

Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Khách hàng sẽ không tin tưởng vào một doanh nghiệp không tuân thủ các quy định của pháp luật.

Vì vậy, mình khuyên các bạn nên tuân thủ đúng quy định về thông báo phát hành hóa đơn. Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”!

Nếu chẳng may bị phát hiện vi phạm, bạn nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cách khắc phục và giảm thiểu hậu quả. Thái độ hợp tác và thành khẩn sẽ giúp bạn được xem xét giảm nhẹ mức phạt.

Bạn có thể tham khảo thêm về Thông Tư 78: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết (2024) để hiểu rõ hơn về các quy định và chế tài liên quan đến hóa đơn điện tử.

FAQ: Giải đáp thắc mắc về thông báo phát hành hóa đơn

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, mình xin tổng hợp một số câu hỏi thường gặp về thông báo phát hành hóa đơn:

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn để được giải đáp.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã cùng nhau “điểm danh” tất tần tật về thông báo phát hành hóa đơn theo Thông Tư 78. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn thực hiện thủ tục này một cách dễ dàng và chính xác.

Nhớ nha, tuân thủ đúng quy định là cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn thành công!

Ngoài ra, nếu bạn muốn có những Mẫu In Hóa Đơn Bán Hàng Đẹp, Chuẩn & Tối Ưu Nhất thì có thể tham khảo thêm ở đây nhé!