Thông Tư 123 Về Hóa Đơn Điện Tử: Cập Nhật Mới Nhất!

Chào mừng bạn đến với thế giới hóa đơn điện tử!

Bạn đang loay hoay với thông tư 123 về hóa đơn điện tử? Đừng lo, tôi hiểu mà! Cái vụ hóa đơn điện tử này, thoạt nghe thì có vẻ khô khan, nhưng thực tế lại ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của chúng ta đấy. Hồi mới áp dụng, tôi cũng hoa mắt chóng mặt, nào là tìm hiểu quy định, nào là chọn phần mềm, rồi còn phải làm quen với quy trình xuất hóa đơn mới nữa chứ. Nhưng rồi mọi thứ cũng đâu vào đấy cả. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ mọi ngóc ngách của thông tư 123, từ những quy định cơ bản nhất đến những lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Chúng ta sẽ cùng nhau đi qua các khái niệm, thủ tục, và những thay đổi quan trọng mà thông tư này mang lại. Yên tâm đi, tôi sẽ cố gắng diễn giải mọi thứ một cách dễ hiểu nhất, bằng ngôn ngữ đời thường, không màu mè hoa lá cành gì đâu!

Tổng quan về Thông tư 123

Thông tư 123 về hóa đơn điện tử (TT123/2020/TT-BTC) do Bộ Tài chính ban hành, là một văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn chi tiết về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó thay thế cho các quy định trước đây về hóa đơn giấy, đánh dấu một bước tiến lớn trong quá trình chuyển đổi số của ngành thuế. Nói một cách dễ hiểu, thông tư này là “kim chỉ nam” cho mọi doanh nghiệp khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp pháp. Mà hóa đơn điện tử giờ là xu thế rồi, doanh nghiệp nào cũng cần phải làm quen thôi. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã tăng đáng kể trong những năm gần đây, cho thấy sự chấp nhận và áp dụng rộng rãi của hình thức này.

Đối tượng áp dụng Thông tư 123

Thông tư 123 áp dụng cho hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, bao gồm:

• Doanh nghiệp
• Tổ chức kinh tế
• Hộ, cá nhân kinh doanh
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử

Nói chung, nếu bạn đang bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và cần xuất hóa đơn cho khách hàng, thì bạn chắc chắn thuộc đối tượng áp dụng của thông tư này. Trừ một vài trường hợp đặc biệt được quy định riêng, còn lại thì cứ "auto" áp dụng thôi.

Nội dung chính của Thông tư 123

Thông tư 123 bao gồm nhiều nội dung quan trọng, nhưng tôi sẽ tóm tắt những điểm chính mà bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Quy định về định dạng hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.
• Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử: Thông tư hướng dẫn chi tiết các bước để lập, ký điện tử, gửi hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế.
• Quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử: Quy định về thời gian lưu trữ, hình thức lưu trữ và trách nhiệm của các bên liên quan.
• Sử dụng hóa đơn điện tử: Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót: Quy định về việc điều chỉnh, hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót.

Để hiểu rõ hơn về quy trình phát hành, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Hướng Dẫn Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử [A-Z] của chúng tôi. Nó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về quy trình này.

Những thay đổi quan trọng so với các thông tư trước

So với các thông tư trước đây về hóa đơn điện tử, thông tư 123 có một số thay đổi quan trọng sau:

• Bổ sung quy định về mã QR code trên hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải có mã QR code để người mua có thể dễ dàng tra cứu thông tin.
• Quy định rõ hơn về trách nhiệm của các bên liên quan: Thông tư làm rõ trách nhiệm của người bán, người mua và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cập nhật các quy định về chữ ký điện tử: Thông tư cập nhật các quy định về chữ ký điện tử để phù hợp với sự phát triển của công nghệ.

Những thay đổi này nhằm mục đích tăng cường tính minh bạch, bảo mật và tiện lợi trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn nên dành thời gian nghiên cứu kỹ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Lợi ích khi áp dụng Thông tư 123

Áp dụng thông tư 123 và sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.
• Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng quản lý, tra cứu và đối chiếu hóa đơn.
• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế tình trạng mất mát, hư hỏng hóa đơn.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Góp phần vào quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đã ghi nhận sự tiết kiệm đáng kể về chi phí và thời gian. Đây là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số.

Lưu ý khi thực hiện theo Thông tư 123

Để thực hiện đúng theo thông tư 123, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín: Đảm bảo nhà cung cấp có đầy đủ giấy phép hoạt động và tuân thủ các quy định của pháp luật.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký theo quy định.
• Đào tạo nhân viên về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử: Đảm bảo nhân viên nắm vững các quy trình nghiệp vụ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn: Sử dụng các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu hóa đơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên thường xuyên cập nhật các thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử để tránh bị lạc hậu. Hãy nhớ rằng, việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp bạn tránh bị xử phạt mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và lành mạnh.

Phần mềm hỗ trợ và Phần mềm tra cứu hóa đơn

Để đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 123, bạn nên sử dụng phần mềm chuyên dụng. Thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn khác nhau, với các tính năng và mức giá khác nhau. Bạn nên tìm hiểu kỹ để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mình. Một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm bao gồm:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, như lập, phát hành, quản lý, tra cứu và báo cáo.
• Độ ổn định: Phần mềm phải hoạt động ổn định, không gây ra lỗi hoặc gián đoạn trong quá trình sử dụng.
• Bảo mật: Phần mềm phải có các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu hóa đơn.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm phải có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và chuyên nghiệp.
• Chi phí: Chi phí phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Một số phần mềm phổ biến hiện nay bạn có thể tham khảo như: MISA meInvoice, BKAV eHoadon, Viettel CA, VNPT Invoice... Mỗi phần mềm đều có ưu và nhược điểm riêng, bạn nên dùng thử trước khi quyết định mua.

Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn VAT, hãy tham khảo thêm bài viết Hóa Đơn Trực Tiếp và Hóa Đơn VAT: Phân Biệt & Cách Chọn để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và cách lựa chọn loại hóa đơn phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về cách xuất hóa đơn theo Thông tư 78, một thông tư khác cũng rất quan trọng trong lĩnh vực hóa đơn điện tử. Bài viết Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: A-Z cho DN! sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và dễ hiểu về vấn đề này.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về Thông tư 123

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Thông tư 123 và câu trả lời:

• Câu hỏi: Hóa đơn điện tử có cần phải đóng dấu không?Trả lời: Không, hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu. Thay vào đó, nó sử dụng chữ ký điện tử để xác thực.
• Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử không?Trả lời: Điều này phụ thuộc vào quy định của cơ quan thuế địa phương. Bạn nên liên hệ với cơ quan thuế để được tư vấn cụ thể.
• Câu hỏi: Nếu tôi làm mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?Trả lời: Bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp lại bản sao hóa đơn.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tư 123 về hóa đơn điện tử. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình!