Thông Tư 78 Hóa Đơn: Toàn Tập Từ A Đến Z Cho DN 2024

Thông tư 78 hóa đơn là một trong những văn bản pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính kế toán của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ khi có hiệu lực, nó đã mang lại những thay đổi đáng kể trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào các quy định của thông tư này, từ những điểm mới, đối tượng áp dụng, đến quy trình lập hóa đơn và cách xử lý sai sót, giúp bạn nắm vững và áp dụng một cách hiệu quả.

Giới thiệu về Thông tư 78 và Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch. Phần mềm tra cứu hóa đơn ngày càng trở nên quan trọng để quản lý số lượng lớn hóa đơn điện tử này. Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế. Nó thay thế cho các thông tư trước đây và đưa ra nhiều quy định mới, chặt chẽ hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ.

Những điểm mới đáng chú ý của Thông tư 78

So với các quy định trước đây, Thông tư 78 có một số điểm mới quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Quy định về mã của cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử phải có mã do cơ quan thuế cấp, trừ một số trường hợp đặc biệt.
• Thời điểm lập hóa đơn: Quy định rõ ràng hơn về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch khác nhau.
• Xử lý sai sót: Hướng dẫn chi tiết về cách xử lý khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập.
• Lưu trữ hóa đơn: Quy định cụ thể về thời gian và hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử.

Những thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật quy trình nghiệp vụ, đào tạo nhân viên và có thể cần đầu tư vào các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử phù hợp. Bạn có thể tham khảo thêm các giải pháp Nacencomm Hóa Đơn Điện Tử: Giải Pháp Toàn Diện 2024 để tìm ra phần mềm phù hợp.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78 và thời điểm áp dụng

Thông tư 78 áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam, bao gồm:

• Doanh nghiệp
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Tổ chức kinh tế
• Các đối tượng khác theo quy định của pháp luật

Việc áp dụng Thông tư 78 được thực hiện theo lộ trình do Tổng cục Thuế quy định. Đến nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa chuyển đổi, hãy nhanh chóng thực hiện để tránh các rủi ro pháp lý.

Các loại hóa đơn theo Thông tư 78

Theo Thông tư 78, có các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
• Hóa đơn khác: Hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia,...

Mỗi loại hóa đơn có các mẫu số, ký hiệu riêng và được sử dụng trong các trường hợp cụ thể khác nhau. Việc xác định đúng loại hóa đơn cần sử dụng là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định.

Quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 thường bao gồm các bước sau:

1. Khởi tạo hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn mới, nhập đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá trị,...
2. Ký điện tử: Sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào hóa đơn.
3. Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã (nếu thuộc trường hợp phải có mã).
4. Gửi hóa đơn cho người mua: Gửi hóa đơn đã có mã (hoặc hóa đơn không cần mã) cho người mua.
5. Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Mỗi bước trong quy trình này đều có những yêu cầu cụ thể. Ví dụ, việc Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử GDT là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn.

Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử theo Thông tư 78: Cập nhật mới nhất

Không tránh khỏi việc hóa đơn điện tử có thể bị sai sót. Thông tư 78 quy định rõ về cách xử lý trong các trường hợp này:

• Sai sót về tên, địa chỉ người mua: Hai bên lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn thay thế.
• Sai sót về mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập.
• Sai sót khác: Tùy theo mức độ sai sót, có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Việc xử lý sai sót phải được thực hiện kịp thời và đúng quy định để tránh các rủi ro về thuế. Điều quan trọng là phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót và lý do điều chỉnh.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng luật?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là một yêu cầu bắt buộc theo Thông tư 78. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật và có khả năng truy cập khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức lưu trữ sau:

• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Đảm bảo hệ thống có đủ dung lượng, tính bảo mật và khả năng sao lưu dữ liệu.
• Thuê dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba: Lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm trong việc lưu trữ hóa đơn điện tử.

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Việc quản lý số lượng lớn hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng. Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp:

• Tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng: Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như số hóa đơn, ngày lập, tên người mua,...
• Quản lý tập trung: Quản lý tất cả hóa đơn điện tử trên một hệ thống duy nhất, tránh thất lạc, sai sót.
• Báo cáo thống kê: Tạo các báo cáo thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hiệu quả.

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử khác nhau. Bạn có thể tham khảo các đánh giá, so sánh để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Nhất 2024 để biết cách in hóa đơn một cách chuẩn xác.

FAQ - Các câu hỏi thường gặp về Thông tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Thông tư 78 và hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu.
• Hóa đơn điện tử có thể sửa chữa được không? Không, hóa đơn điện tử không thể sửa chữa trực tiếp. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Có, doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Kết luận

Thông tư 78 hóa đơn đã tạo ra một bước tiến quan trọng trong việc số hóa quy trình quản lý hóa đơn tại Việt Nam. Việc nắm vững và tuân thủ các quy định của thông tư này là rất quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết và dễ hiểu trong bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về Thông tư 78 và hóa đơn điện tử. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chuyển đổi số.

Nguồn tham khảo: Thông tư 78/2021/TT-BTC