Thông Tư 78 Về Hóa Đơn: Cập Nhật Mới Nhất & Hướng Dẫn Áp Dụng 2024

Thông Tư 78 là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Nếu bạn đang vận hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cái tên "Thông tư 78 về hóa đơn" đã nghe đâu đó rồi phải không? Tôi còn nhớ hồi mới thành lập công ty, nghe đến mấy cái thông tư, nghị định là thấy... choáng. Nhưng mà thực ra, nó không phức tạp như mình tưởng đâu. Cơ bản thì Thông tư 78/2021/TT-BTC này là văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 68/2019 về hóa đơn điện tử. Nó có hiệu lực từ ngày 01/7/2021 và đến giờ vẫn là kim chỉ nam cho việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử đấy.

Tại sao phải quan tâm? Thì đơn giản thôi, nó liên quan trực tiếp đến tiền, đến thuế, đến tính hợp lệ của mọi giao dịch của bạn. Làm sai một tí, hóa đơn không hợp lệ, coi như công sức bán hàng của mấy tháng trời có thể "đổ sông đổ bể" vì không được khấu trừ thuế. Tôi từng chứng kiến một công ty bạn chỉ vì sai sót nhỏ trong mã tra cứu trên hóa đơn mà bị truy thu thuế số tiền không hề nhỏ. Đau lắm!

Những điểm mới nổi bật của Thông tư 78 về hóa đơn

So với bản cũ (Thông tư 68), Thông tư 78 mang đến một số thay đổi khá thiết thực, giúp doanh nghiệp dễ thở hơn một chút, nhưng cũng yêu cầu sự chính xác cao hơn.

1. Linh hoạt hơn về hình thức thể hiện thông tin

Một điểm tôi thấy hay là Thông tư 78 cho phép một số thông tin có thể thể hiện bằng hình ảnh, mã vạch, mã QR thay vì bắt buộc phải là chữ như trước. Ví dụ như thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ có thể dùng mã QR để người mua quét ra xem chi tiết. Cái này tiện cho mấy shop bán lẻ lắm, in hóa đơn gọn nhẹ hơn.

2. Quy định rõ về hóa đơn cho một số trường hợp đặc biệt

Thông tư làm rõ hơn cách lập hóa đơn cho các giao dịch như bán hàng qua các sàn thương mại điện tử, hay cho hàng hóa xuất khẩu. Trước đây mấy cái này mập mờ, giờ có hướng dẫn cụ thể thì đỡ phải "vừa làm vừa run".

3. Nhấn mạnh vai trò của mã tra cứu

Cái này là then chốt đây. Mã tra cứu hóa đơn (hay còn gọi là mã của cơ quan thuế) giờ đây cực kỳ quan trọng. Nó là minh chứng cho việc hóa đơn của bạn đã được thông báo phát hành và lưu trữ hợp pháp. Không có mã này, hoặc mã không khớp khi tra cứu trên cổng của Tổng cục Thuế, thì hóa đơn coi như... vô giá trị. Tôi khuyên thật, đừng bao giờ coi thường bước tra cứu hóa đơn này.

So sánh chi tiết: Thông tư 78 và Thông tư 68/2019 về hóa đơn điện tử

Để bạn dễ hình dung sự khác biệt, tôi tóm gọn lại trong bảng này. Nhìn chung, Thông tư 78 như một bản nâng cấp, bổ sung những điểm chưa rõ ràng từ Thông tư 68.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về Thông tư 68 - nền tảng của tất cả, có thể đọc bài viết hướng dẫn chi tiết về Thông tư 68/2019 của chúng tôi.

Hướng dẫn áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Lý thuyết là vậy, áp dụng thế nào cho đúng? Dưới đây là vài bước căn bản tôi rút ra từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp:

• Bước 1: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử của bạn đã cập nhật theo Thông tư 78. Liên hệ ngay nhà cung cấp phần mềm nếu chưa chắc chắn. Phần mềm lỗi thời sẽ sinh ra hóa đơn không đúng chuẩn.
• Bước 2: Kiểm tra kỹ các thông tin bắt buộc trên hóa đơn trước khi ký số và gửi đi. Đặc biệt chú ý: Mã số thuế người mua (nếu có), tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, tổng tiền, và quan trọng nhất là mã tra cứu.
• Bước 3: Tập thói quen tra cứu hóa đơn. Không chỉ tra cứu hóa đơn mình xuất đi, mà còn nên tra cứu hóa đơn nhận được từ đối tác. Dùng công cụ tra cứu hóa đơn trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để kiểm tra tính hợp lệ. Đừng tin 100% vào cái file PDF hay XML nhận được.
• Bước 4: Lưu trữ an toàn. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng quy định (tối thiểu 10 năm) và đảm bảo có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Các lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp

Làm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn thuế và phần mềm, tôi thấy doanh nghiệp hay vướng mấy lỗi này nhất:

1. Sai mã số thuế người mua: Nhập nhầm một số, hoặc dùng mã số thuế cá nhân thay cho doanh nghiệp (và ngược lại). Lỗi này dẫn đến hóa đơn không khớp khi tra cứu, gây khó khăn cho cả hai bên.
2. Bỏ qua việc tra cứu mã hóa đơn: Nhiều người nghĩ cứ có file hóa đơn là xong. Nhưng nếu mã tra cứu đó không tồn tại trên hệ thống cơ quan thuế (do lỗi kết nối, hoặc nhà cung cấp phần mềm chưa thông báo phát hành), thì hóa đơn vô giá trị. Tôi đã viết một bài phân tích khá kỹ về các lưu ý quan trọng khi áp dụng Thông tư 78, bạn nên đọc để tránh sai sót.
3. Không cập nhật thông tin mới nhất: Pháp luật thay đổi liên tục. Sau Thông tư 78 còn có Thông tư 32/2023 sửa đổi nữa. Bạn cần cập nhật để tránh dùng quy định cũ. Bạn có thể tham khảo thêm về Thông tư 32 - những thay đổi mới nhất để nắm bắt đầy đủ hành lang pháp lý.

Giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ tuân thủ Thông tư 78

Tự làm mọi thứ thủ công thì dễ sai và tốn thời gian lắm. Giải pháp tốt nhất là sử dụng một hệ thống phần mềm tin cậy. Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa việc tra cứu: Chỉ cần upload file hóa đơn hoặc nhập mã, hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế ngay lập tức.
• Cảnh báo rủi ro: Phần mềm sẽ báo đỏ nếu phát hiện hóa đơn không tồn tại, mã số thuế không đúng, hoặc hóa đơn đã bị điều chỉnh/hủy bỏ.
• Lưu trữ tập trung và an toàn: Mọi hóa đơn đầu vào, đầu ra được lưu trữ có hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và xuất trình khi thanh tra.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải thuê nhân sự ngồi tra cứu từng cái một, phần mềm sẽ xử lý hàng loạt trong vài giây.

Nói chung, đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư giúp bạn an tâm, tránh rủi ro pháp lý và tập trung vào kinh doanh. Bạn có thể khám phá các giải pháp trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tìm công cụ phù hợp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Thông tư 78

Thông tư 78 có thay thế hoàn toàn Thông tư 68 không?

Không. Thông tư 78 chỉ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 68. Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định của Thông tư 68, trừ những điểm đã được sửa đổi bởi Thông tư 78.

Hóa đơn xuất trước ngày 01/7/2021 thì áp dụng theo thông tư nào?

Hóa đơn phát hành trước ngày 01/7/2021 vẫn áp dụng theo quy định của Thông tư 68/2019 và các văn bản trước đó. Thông tư 78 chỉ áp dụng cho hóa đơn phát hành từ ngày 01/7/2021 trở đi.

Tôi có bắt buộc phải dùng mã QR trên hóa đơn không?

Không bắt buộc. Thông tư 78 chỉ cho phép sử dụng mã QR, mã vạch như một hình thức thể hiện thay thế cho chữ viết đối với một số thông tin (như tên hàng hóa). Bạn hoàn toàn có thể tiếp tục ghi bằng chữ như bình thường.

Làm sao để kiểm tra xem phần mềm hóa đơn của tôi đã tuân thủ Thông tư 78 chưa?

Cách đơn giản nhất là thử tạo một hóa đơn mẫu và kiểm tra các điểm mới: xem có đầy đủ mã tra cứu không, có hỗ trợ nhập thông tin bằng hình ảnh/mã QR không (nếu cần). Sau đó, dùng chính hóa đơn đó để tra cứu hóa đơn trên cổng của Tổng cục Thuế xem có hiển thị đầy đủ và chính xác không. Nếu không chắc, hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cung cấp văn bản xác nhận đã cập nhật theo Thông tư 78.

Nếu hóa đơn thiếu mã tra cứu thì có được khấu trừ thuế không?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có mã của cơ quan thuế (mã tra cứu). Nếu hóa đơn thiếu thông tin này, nó có thể bị coi là không hợp lệ và không được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Đây là rủi ro rất lớn, cần đặc biệt lưu ý.

---

Tóm lại, Thông tư 78 về hóa đơn không phải là một thay đổi quá đột ngột, mà là bước hoàn thiện cần thiết cho hành lang pháp lý về hóa đơn điện tử. Hiểu rõ và áp dụng đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tạo dựng sự tin cậy với đối tác và bảo vệ chính lợi ích tài chính của mình. Đừng ngại đầu tư thời gian tìm hiểu hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn - nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và rủi ro về sau.