Chào bạn, dân kế toán và chủ doanh nghiệp! Chắc hẳn ai đang làm ăn cũng đau đầu với đống quy định, thông tư thay đổi xoành xoạch. Hôm nay, tôi sẽ giúp bạn gỡ rối vụ Phần mềm tra cứu hóa đơn và tra cứu hóa đơn theo Thông tư 78/2021, một trong những văn bản pháp luật quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nào cũng phải nắm vững. Nói thật, lúc mới đọc cái thông tư này tôi cũng hoa mắt chóng mặt, nhưng sau khi nghiền ngẫm và áp dụng thực tế, tôi đã hệ thống lại được những điểm cốt lõi. Bài viết này sẽ chia sẻ kinh nghiệm của tôi, giúp bạn hiểu rõ và áp dụng Thông tư 78/2021 một cách hiệu quả nhất.

Tổng quan về Thông tư 78/2021

Vậy, thông tư 78 2021 là gì mà ai cũng nhắc đến vậy? Vắn tắt thì đây là Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nó quy định chi tiết về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Hiểu nôm na là, thông tư 78 2021 chính là kim chỉ nam cho mọi doanh nghiệp khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, từ khâu tạo lập, phát hành đến lưu trữ và báo cáo.

Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Cơ quan thuế các cấp
• Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử

Tóm lại, nếu bạn đang kinh doanh và sử dụng hóa đơn, thì chắc chắn bạn là đối tượng cần quan tâm đến thông tư 78 2021 này rồi đấy!

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp lệ, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng quy định của pháp luật.
• Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, trung thực.
• Hóa đơn điện tử phải được ký điện tử theo quy định.
• Phải đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình truyền nhận và lưu trữ.

Nói chung là làm gì cũng phải đúng luật, đừng có gian dối là được, các bác ạ!

Nội dung chính của hóa đơn điện tử

Theo thông tư 78 2021, hóa đơn điện tử cần có các nội dung chính sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán.
• Chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin này trước khi phát hành hóa đơn để tránh sai sót nhé.

Quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Lập và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy trình.
• Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và bảo mật.

Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, hãy tìm hiểu kỹ các quy trình này để tránh bị phạt nhé. Bạn có thể tham khảo thêm Thông Tư 68 Về Hóa Đơn Điện Tử: A-Z Cho Doanh Nghiệp để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan.

Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc hóa đơn điện tử bị sai sót. Thông tư 78 2021 cũng quy định rõ về cách xử lý trong trường hợp này:

• Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, bạn có thể hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
• Nếu phát hiện sai sót sau khi đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Điều quan trọng là phải báo cáo kịp thời với cơ quan thuế khi phát hiện sai sót để được hướng dẫn xử lý đúng cách.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng, bạn cần đảm bảo:

• Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, không bị mất mát, hư hỏng.
• Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
• Có thể tra cứu và cung cấp hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử chuyên dụng để đảm bảo an toàn và tiện lợi. Ví dụ, bạn có thể tham khảo các Phần mềm tra cứu hóa đơn để tìm giải pháp phù hợp. Một vài phần mềm còn hỗ trợ Thông Tư 123 về Hóa Đơn Điện Tử: Giải Mã Chi Tiết 2024, giúp bạn cập nhật các quy định mới nhất.

Bảng so sánh các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử:

Câu hỏi thường gặp về Thông tư 78/2021 (FAQ)

1. Thông tư 78/2021 có bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp không?
   Có, Thông tư 78/2021 bắt buộc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ Thông tư 78/2021 thì sẽ bị xử phạt như thế nào?
   Doanh nghiệp không tuân thủ Thông tư 78/2021 có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
3. Làm thế nào để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021?
   Bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, và thực hiện các bước thiết lập và cấu hình theo hướng dẫn. Bạn cũng có thể tham khảo Thông Tư 68/2019: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất 2024 để nắm rõ các quy định cũ và so sánh với Thông tư 78/2021.

Kết luận

Thông tư 78/2021 là một văn bản pháp luật quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững để sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp lệ và hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tư 78 2021 và có thể áp dụng vào thực tế công việc của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé! Chúc bạn thành công!