Thông Tư 78/2021: Hướng Dẫn Chi Tiết Về Hóa Đơn Điện Tử

Giới thiệu về Thông Tư 78/2021

Chắc hẳn anh chị em làm kế toán, đặc biệt là các sếp, đều đau đầu với mấy cái hóa đơn, chứng từ mỗi khi quyết toán thuế đúng không? Đặc biệt là từ khi có Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử, bao nhiêu quy định mới, làm không cẩn thận là “dính đòn” ngay. Mà nói thật, đọc mấy cái thông tư nghị định đôi khi cũng thấy “lú” thật.

Bài viết này sẽ giúp bạn “gỡ rối” những điểm quan trọng nhất của Thông tư 78/2021, từ đó áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ cùng nhau mổ xẻ các quy định, đối tượng áp dụng, cách xử lý hóa đơn sai sót và các vấn đề liên quan khác. Yên tâm đi, tôi sẽ cố gắng diễn giải một cách dễ hiểu nhất, không “hàn lâm” đâu.

Mục tiêu của bài viết này là giúp bạn nắm vững các kiến thức sau:

• Hiểu rõ bản chất và mục tiêu của Thông tư 78/2021.
• Xác định đúng đối tượng áp dụng và các trường hợp cụ thể.
• Nắm vững quy trình tạo lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
• Biết cách xử lý các tình huống sai sót thường gặp.
• Lựa chọn được phần mềm tra cứu hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Đối tượng áp dụng Thông Tư 78 và những điểm cần lưu ý

Theo quy định, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đều thuộc đối tượng áp dụng Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 ngay từ đầu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy: Phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh: Có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy (nếu đáp ứng đủ điều kiện).

Một điểm mà tôi thấy nhiều người hay nhầm lẫn là việc xác định loại hóa đơn phù hợp. Ví dụ, khi xuất hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 thì cần tuân thủ những quy định riêng. Hay như việc sử dụng mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 cũng có những quy định cụ thể về cách ghi thông tin.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn cố tình sử dụng hóa đơn giấy, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định, sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Nội dung chính của Thông Tư 78/2021 về hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021 quy định rất chi tiết về các khía cạnh của hóa đơn điện tử, từ định dạng, nội dung, quy trình tạo lập, phát hành, sử dụng, lưu trữ và quản lý. Dưới đây là một số nội dung chính mà bạn cần nắm vững:

• Định dạng hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định.
• Nội dung hóa đơn điện tử: Phải đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…
• Quy trình tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, sau đó mới được tạo lập và phát hành hóa đơn.
• Sử dụng hóa đơn điện tử: Người mua có thể nhận hóa đơn điện tử qua email, website hoặc các phương tiện điện tử khác.
• Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm.

Ngoài ra, Thông tư 78 còn quy định về trách nhiệm của người bán và người mua trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, cũng như các biện pháp xử lý vi phạm.

Các loại mẫu hóa đơn theo Thông Tư 78

Thông tư 78 quy định các loại mẫu hóa đơn điện tử khác nhau, phù hợp với từng loại hình kinh doanh và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số mẫu hóa đơn phổ biến:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và các hộ, cá nhân kinh doanh.
• Hóa đơn xuất khẩu: Sử dụng cho các hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử kiêm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Sử dụng cho các trường hợp xuất hàng hóa từ kho đến các địa điểm khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp.

Việc lựa chọn đúng mẫu hóa đơn là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp.

Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót. Thông tư 78 quy định rõ về cách xử lý các sai sót này, nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn.

Các trường hợp sai sót thường gặp:

• Sai sót về thông tin của người bán hoặc người mua.
• Sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Sai sót về thuế suất, tiền thuế.

Cách xử lý sai sót:

• Nếu sai sót chưa được gửi cho người mua: Người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới.
• Nếu sai sót đã được gửi cho người mua:
• Nếu sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
• Nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Việc xử lý sai sót phải được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư 78, nếu không sẽ bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình sử dụng. Theo quy định của Thông tư 78, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian ít nhất 10 năm.

Hình thức lưu trữ:

• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp.
• Lưu trữ tại một tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử.

Yêu cầu về lưu trữ:

• Đảm bảo tính bảo mật, an toàn và toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn.
• Có khả năng truy xuất dữ liệu hóa đơn khi cần thiết.
• Đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra.

Lời khuyên: Nên sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý được thực hiện một cách hiệu quả.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử khác nhau, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.

Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết, như tạo lập, phát hành, lưu trữ, quản lý, tra cứu hóa đơn.
• Độ ổn định: Phần mềm phải hoạt động ổn định, không gây ra lỗi hoặc mất dữ liệu.
• Tính bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu hóa đơn.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm nên có khả năng tích hợp với các phần mềm khác của doanh nghiệp, như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng.
• Giá cả: Giá cả phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm phải có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ khách hàng khi gặp sự cố.

Lời khuyên: Nên dùng thử các phần mềm khác nhau trước khi quyết định mua, để có thể đánh giá được phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Thông tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Thông tư 78, cùng với câu trả lời chi tiết:

1. Thông tư 78 có hiệu lực từ khi nào?
   Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022.
2. Doanh nghiệp tôi đang sử dụng hóa đơn giấy, khi nào phải chuyển sang hóa đơn điện tử?
   Theo lộ trình của cơ quan thuế, các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể được gia hạn thời gian chuyển đổi.
3. Tôi có thể tự tạo hóa đơn điện tử được không?
   Có, bạn có thể tự tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của Thông tư 78, như có chữ ký số, có phần mềm tạo hóa đơn điện tử.
4. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?
   Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế hoặc trên website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.