Thông Tư 78/2021: Tất Tần Tật Về Hóa Đơn Điện Tử

Giới thiệu về Thông Tư 78/2021 và Hóa Đơn Điện Tử

Chắc hẳn bạn, đặc biệt là những ai đang làm kinh doanh, không còn lạ gì với hóa đơn điện tử. Nhưng mà, Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử có lẽ là một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhất mà bạn cần nắm vững. Nó không chỉ định hình cách chúng ta sử dụng hóa đơn điện tử mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán, kê khai thuế của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z về thông tư này, từ những quy định cơ bản đến những thay đổi quan trọng và cách áp dụng chúng vào thực tế.

Tổng quan về Thông Tư 78/2021

Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử, do Bộ Tài chính ban hành, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Đây là một bước tiến lớn trong việc số hóa quản lý thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro sai sót. Nói nôm na, nó giống như một cuộc cách mạng hóa đơn, chuyển từ hóa đơn giấy rườm rà sang hóa đơn điện tử nhanh gọn lẹ.

Mục tiêu chính của Thông tư 78/2021 là thống nhất quy trình, chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thuế của cơ quan nhà nước và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là mọi doanh nghiệp giờ đây sẽ dùng chung một "khung" hóa đơn điện tử, dễ dàng kết nối và trao đổi dữ liệu với cơ quan thuế. Tìm hiểu chi tiết tại bài viết Thông Tư 78/2021 Về Hóa Đơn: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất nhé.

Đối tượng áp dụng

Thông tư 78/2021 áp dụng cho hầu hết các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Tổ chức khác

Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ được quy định cụ thể trong Thông tư, ví dụ như các giao dịch đặc thù thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh. Tóm lại, nếu bạn đang kinh doanh bất cứ thứ gì và cần xuất hóa đơn, khả năng cao là bạn phải tuân thủ Thông tư 78/2021 đấy.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78

Để sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tính toàn vẹn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, không bị sửa đổi, thay thế trái phép.
• Tính xác thực: Phải xác định được nguồn gốc của hóa đơn điện tử, đảm bảo hóa đơn được phát hành bởi đúng người có thẩm quyền.
• Tính bảo mật: Thông tin trên hóa đơn điện tử phải được bảo mật, tránh bị lộ, lọt ra ngoài.
• Khả năng truy xuất: Phải có khả năng truy xuất, tìm kiếm hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Nghe có vẻ hơi khô khan, nhưng thực tế là những nguyên tắc này giúp bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế. Phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ hỗ trợ bạn tuân thủ các nguyên tắc này một cách dễ dàng hơn.

Nội dung hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78

Thông tư 78/2021 quy định rõ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có)
• Mã của cơ quan thuế cấp (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Thông tin khác theo quy định của pháp luật

Nắm vững các nội dung này giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có khi lập hóa đơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về từng mục, hãy tham khảo bài viết Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử: Chi Tiết A-Z [2024] để có cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất.

Những thay đổi quan trọng so với các Thông tư trước

So với các Thông tư trước đây (ví dụ như Thông tư 32/2011/TT-BTC), Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử có nhiều điểm mới đáng chú ý:

• Áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp, trừ một số trường hợp được miễn.
• Thống nhất định dạng dữ liệu: Thông tư 78/2021 quy định một định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử thống nhất, giúp việc trao đổi và quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
• Quy định rõ về xử lý sai sót: Thông tư 78/2021 quy định cụ thể các trường hợp sai sót và cách xử lý, giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý.

Những thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống, quy trình và nhân sự để đáp ứng các yêu cầu mới.

Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót. Thông tư 78/2021 quy định rõ cách xử lý các trường hợp sai sót khác nhau, ví dụ:

• Sai sót về tên, địa chỉ người mua: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền: Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Sai sót về mã số thuế: Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.

Quan trọng là bạn phải xác định đúng loại sai sót và thực hiện các thủ tục điều chỉnh, thay thế theo đúng quy định. Nếu không chắc chắn, hãy liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian ít nhất là 10 năm. Có nhiều hình thức lưu trữ khác nhau, ví dụ:

• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Đảm bảo hệ thống có khả năng bảo mật, sao lưu dữ liệu thường xuyên.
• Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm.

Dù bạn chọn hình thức nào, hãy đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, có khả năng truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.

Phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt nhất?

Để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, bạn cần có một phần mềm hóa đơn điện tử tốt. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, với các tính năng và mức giá khác nhau. Một vài tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ lập, quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Giao diện: Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
• Giá cả: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc khi cần thiết.
• Uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín trên thị trường.

Bạn có thể tham khảo phần mềm Cyberbill: Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Tốt Nhất? của Huvisoft, một trong những phần mềm được đánh giá cao hiện nay. Ngoài ra, đừng quên tìm hiểu kỹ về các phần mềm tra cứu hóa đơn khác để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn điện tử có thay thế được hóa đơn giấy không?

Có. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Có. Hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử được không?

Có. Bạn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử có lợi ích gì?

Tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu rủi ro sai sót, dễ dàng quản lý và lưu trữ.

Kết luận

Thông tư 78/2021 về hóa đơn điện tử là một văn bản pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực về mặt kinh tế và quản lý. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc cơ quan thuế để được giải đáp. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình!