Thông Tư 78/2021 Về Hóa Đơn: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất

Giới thiệu

Chào bạn, nếu bạn đang loay hoay tìm hiểu về phần mềm tra cứu hóa đơn và đặc biệt là thông tư 78 2021 về hóa đơn, thì bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy! Mình hiểu rằng việc cập nhật các quy định mới về hóa đơn, nhất là khi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có thể khiến bạn cảm thấy hơi “ngợp”. Nhưng đừng lo, trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn “mổ xẻ” thông tư 78 2021 về hóa đơn một cách chi tiết và dễ hiểu nhất. Mình sẽ đi từ những khái niệm cơ bản, đến những điểm mới quan trọng, cách áp dụng vào thực tế, và cả những câu hỏi thường gặp nữa. Mục tiêu của mình là sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ nắm vững mọi thứ về thông tư 78 2021 về hóa đơn và tự tin áp dụng vào công việc của mình. Let's go!

Thông tư 78/2021 về hóa đơn là gì?

Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Nói một cách dễ hiểu, thông tư này quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, đánh dấu một bước chuyển lớn trong việc số hóa quy trình quản lý hóa đơn của doanh nghiệp tại Việt Nam. Quan trọng là, nó giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro sai sót, và tạo điều kiện thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế.

Những điểm mới đáng chú ý trong Thông tư 78

Vậy, thông tư 78 2021 về hóa đơn có gì mới so với các quy định trước đây? Dưới đây là một số điểm nổi bật mà bạn cần lưu ý:

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 2021 về hóa đơn quy định rõ ràng về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng.

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

Thông tư 78 2021 về hóa đơn cũng quy định cụ thể các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của thông tin. Một số nguyên tắc quan trọng bao gồm:

• Hóa đơn phải được lập đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất thuế GTGT; tổng số tiền thanh toán.
• Hóa đơn phải được ký điện tử bởi người bán và người mua (nếu có).
• Hóa đơn phải được gửi cho người mua ngay sau khi lập.
• Hóa đơn phải được lưu trữ điện tử an toàn, bảo mật.

Định dạng hóa đơn điện tử

Thông tư 78 2021 về hóa đơn yêu cầu hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn XML. Định dạng này giúp đảm bảo tính thống nhất, khả năng tương thích giữa các hệ thống, và dễ dàng cho việc tra cứu, quản lý hóa đơn.

Để hiểu rõ hơn về các quy định chi tiết, bạn có thể tham khảo trực tiếp Thông tư 78/2021/TT-BTC trên Thư viện Pháp luật.

So sánh Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Để bạn dễ hình dung sự thay đổi, mình sẽ so sánh nhanh Thông tư 32 (cũ) và thông tư 78 2021 về hóa đơn (mới) bằng bảng sau:

Như bạn thấy, thông tư 78 2021 về hóa đơn tập trung hoàn toàn vào hóa đơn điện tử, quản lý tập trung, và yêu cầu định dạng chuẩn, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

Thông tư 78 2021 về hóa đơn áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm:

• Doanh nghiệp
• Tổ chức kinh tế
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Vậy nên, nếu bạn đang kinh doanh, dù là quy mô lớn hay nhỏ, thì đều cần phải nắm rõ các quy định của thông tư 78 2021 về hóa đơn để tuân thủ đúng pháp luật.

Xử lý hóa đơn có sai sót theo Thông tư 78

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Thông tư 78 2021 về hóa đơn cũng quy định rõ về cách xử lý các trường hợp này. Tùy thuộc vào từng loại sai sót (ví dụ: sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền…), sẽ có các phương án xử lý khác nhau, như lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hoặc thông báo với cơ quan thuế. Điều quan trọng là bạn cần phải phát hiện và xử lý sai sót kịp thời, tránh các rủi ro về pháp lý.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử MỚI nhất [2024] để nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới nhất.

Quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong việc tuân thủ thông tư 78 2021 về hóa đơn. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ một cách an toàn, bảo mật, và có thể truy cập dễ dàng khi cần thiết.

Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Thông tư 78 2021 về hóa đơn không quy định cụ thể về phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của dữ liệu. Bạn có thể lựa chọn các phương án lưu trữ như:

• Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp (server, cloud…).
• Lưu trữ kết hợp cả hai phương án trên.

Dù lựa chọn phương án nào, bạn cũng cần đảm bảo hệ thống lưu trữ có khả năng chống lại các rủi ro như mất dữ liệu, truy cập trái phép, virus….

Phần mềm tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử

Để việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Các phần mềm này thường cung cấp các tính năng như:

• Tạo lập, phát hành hóa đơn điện tử.
• Tra cứu, quản lý hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Kết nối với cơ quan thuế.

Một số phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay như phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình quản lý hóa đơn.

Giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 2021 về hóa đơn có thể là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để bạn nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, và bắt kịp xu hướng số hóa.

Để giúp bạn chuyển đổi một cách thuận lợi, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay. Họ cung cấp các giải pháp toàn diện, từ tư vấn, triển khai, đến hỗ trợ kỹ thuật, giúp bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của thông tư 78 2021 về hóa đơn.

Trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, bạn nên cân nhắc kỹ các yếu tố như:

• Uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp.
• Tính năng, khả năng đáp ứng của phần mềm.
• Chi phí dịch vụ.
• Chính sách hỗ trợ khách hàng.

Đừng ngần ngại yêu cầu tư vấn, dùng thử phần mềm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. À, nếu bạn đang băn khoăn về hóa đơn trực tiếp, thì có thể tham khảo thêm bài viết Hóa Đơn Trực Tiếp Có Thuế Không? Giải Đáp A-Z [2024] để hiểu rõ hơn nhé!

Hỏi đáp thường gặp về Thông tư 78

Chắc hẳn bạn vẫn còn một vài thắc mắc về thông tư 78 2021 về hóa đơn đúng không? Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời để giúp bạn hiểu rõ hơn:

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?

Trả lời: Có. Theo quy định, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Trả lời: Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, không cần in ra (trừ trường hợp có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước).

Câu hỏi 3: Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?

Trả lời: Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Câu hỏi 4: Mức phạt khi không tuân thủ Thông tư 78 là gì?

Trả lời: Mức phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm, có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền. Bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định để tránh vi phạm.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu chi tiết về thông tư 78 2021 về hóa đơn. Hy vọng rằng những thông tin mình chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định mới, cách áp dụng vào thực tế, và những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới, mình sẽ cố gắng giải đáp trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn thành công trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật!