Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử 2024: Chi Tiết A-Z

Giới thiệu về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Bạn đang loay hoay với đống giấy tờ, thủ tục lằng nhằng để đăng ký hóa đơn điện tử (HĐĐT)? Đừng lo, mình hiểu mà! Chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang HĐĐT là xu hướng tất yếu rồi. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia nữa. Tuy nhiên, nói thì dễ, bắt tay vào làm mới thấy “ôi sao mà lắm thứ phải chuẩn bị thế”. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế, hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, đảm bảo bạn làm một phát ăn ngay!

Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao cần đăng ký?

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn điện tử là phiên bản số của hóa đơn giấy. Thay vì in ra, bạn sẽ tạo lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên môi trường điện tử. Theo Phần mềm tra cứu hóa đơn, HĐĐT mang lại rất nhiều lợi ích, ví dụ như:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Tạo lập, gửi hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
• Quản lý dễ dàng: Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, báo cáo hóa đơn.
• An toàn, bảo mật: Tránh rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy sử dụng.

Chính vì những lợi ích đó, việc chuyển đổi sang HĐĐT là điều nên làm, thậm chí là bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành. Vậy, làm sao để đăng ký HĐĐT? Cùng mình tìm hiểu tiếp nhé!

Điều kiện cần đáp ứng để đăng ký hóa đơn điện tử

Trước khi bắt đầu thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, bạn cần đảm bảo doanh nghiệp mình đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có chữ ký số: Chữ ký số (token) là bắt buộc để ký và xác thực hóa đơn điện tử. Nếu chưa có, bạn cần đăng ký mua chữ ký số tại các nhà cung cấp uy tín.
• Có phần mềm hóa đơn điện tử: Lựa chọn một phần mềm HĐĐT phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
• Có kết nối internet: Đảm bảo có kết nối internet ổn định để thực hiện các giao dịch điện tử.
• Thông báo với cơ quan thuế: Phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực tế cũng không quá khó đâu. Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ là ok!

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Để thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Theo kinh nghiệm của mình, chuẩn bị càng kỹ càng thì càng đỡ mất thời gian đi lại, bổ sung giấy tờ.

• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT (ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp tự lập quyết định này.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Mẫu số 01/PH-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Có công chứng hoặc chứng thực.
• Văn bản ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý, các mẫu tờ khai, quyết định, thông báo bạn có thể dễ dàng tìm thấy trên website của Tổng cục Thuế hoặc các trang web cung cấp dịch vụ kế toán.

Các bước thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất, mình sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử để bạn dễ dàng thực hiện:

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Như đã nói ở trên, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước đầu tiên và rất quan trọng.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp hồ sơ theo 2 cách:
   • Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Đến trực tiếp chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ.
   • Nộp online qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Truy cập website thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp và nộp hồ sơ theo hướng dẫn.
3. Bước 3: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế: Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 1-2 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo chấp nhận.
4. Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử. Lưu ý, trước khi phát hành hóa đơn, bạn cần gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Thường thì mình thấy nộp online tiện hơn nhiều, đỡ phải đi lại, chờ đợi. Tuy nhiên, nếu bạn mới làm lần đầu và chưa quen, có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm HĐĐT, mỗi phần mềm có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phần mềm nào phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô doanh nghiệp và ngân sách của bạn. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn có thể tham khảo:

• Tính năng: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết như tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn, báo cáo thống kê,...
• Giao diện: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, dễ làm quen.
• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách.
• Hỗ trợ: Chọn phần mềm có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.
• Uy tín: Ưu tiên lựa chọn các phần mềm HĐĐT của các nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm trên thị trường.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Thủ Tục Xuất Hóa Đơn Điện Tử: A-Z Cho Doanh Nghiệp để có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình này.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Để tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình đăng ký và sử dụng HĐĐT, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Bảo mật chữ ký số: Chữ ký số là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, cần được bảo mật cẩn thận, tránh để lộ thông tin cho người khác.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Bạn cần có phương án lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, đảm bảo dễ dàng truy cập khi cần thiết.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Luôn cập nhật và tuân thủ các quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn điện tử.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn: Trước khi phát hành hóa đơn, cần kiểm tra kỹ các thông tin như tên người mua, mã số thuế, địa chỉ,... để tránh sai sót.

Nếu bạn đang quan tâm đến Thủ Tục Mua Hóa Đơn Lẻ Tại Chi Cục Thuế Mới Nhất, thì việc đăng ký hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng để đơn giản hóa quy trình.

FAQ - Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

1. Hỏi: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?Trả lời: Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ, bạn nên tìm hiểu kỹ để nắm rõ.
2. Hỏi: Có thể đăng ký hóa đơn điện tử ở đâu?Trả lời: Bạn có thể đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
3. Hỏi: Chi phí đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?Trả lời: Chi phí đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và gói dịch vụ bạn lựa chọn. Bạn nên so sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.

Luôn cập nhật Thông Tư Về Hóa Đơn: Cập Nhật Mới Nhất & Hướng Dẫn Chi Tiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những gì bạn cần biết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng, với những chia sẻ chi tiết này, bạn sẽ dễ dàng thực hiện thành công và tận hưởng những lợi ích mà HĐĐT mang lại. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới, mình sẽ cố gắng giải đáp trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn thành công!