Chào bạn! Bạn đang loay hoay tìm hóa đơn điện tử?

Đừng lo, chuyện nhỏ như con thỏ thôi! Ai làm kinh doanh mà chẳng phải đau đầu với đống hóa đơn. Bài viết này sẽ mách bạn tất tần tật các cách tìm hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, lại còn an toàn nữa chứ. Chúng tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm xương máu, những mẹo vặt mà không phải ai cũng biết để bạn không còn phải vật vã mỗi khi cần tìm lại hóa đơn. Thú thật, hồi mới ra làm riêng, tôi cũng từng phát điên lên vì không tìm thấy cái hóa đơn có mấy chục nghìn. May mà sau đó tìm được cách, giờ thì nhàn tênh!

Vì sao cần tìm hóa đơn điện tử?

Bạn biết đấy, hóa đơn điện tử giờ quan trọng lắm. Nó không chỉ là cái giấy để kê khai thuế đâu, mà còn là:

• Chứng từ hợp lệ: Để chứng minh giao dịch mua bán, dịch vụ đã diễn ra.
• Kê khai thuế: Thiếu hóa đơn thì xác định là có thể bị phạt hoặc không được khấu trừ thuế đâu nha.
• Đối soát, kiểm toán: Kế toán mà không có hóa đơn thì coi như "gãy cánh" rồi.
• Giải quyết tranh chấp: Lỡ có vấn đề gì xảy ra, hóa đơn là bằng chứng đanh thép nhất đó.

Nói chung, tìm hóa đơn điện tử không phải là việc “thích thì làm, không thích thì thôi” đâu. Nó là việc sống còn của doanh nghiệp đó!

Các cách tìm hóa đơn điện tử hiệu quả nhất 2024

Giờ thì vào phần quan trọng nhất nè. Tôi sẽ chia sẻ những cách mà tôi đã áp dụng thành công, đảm bảo bạn sẽ tìm được hóa đơn cần tìm, dù nó có "trốn" kỹ cỡ nào:

1. Tìm trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp

Đây là cách đơn giản nhất. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa hiện nay đều có hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử cho khách hàng. Bạn chỉ cần:

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên website của nhà cung cấp.
2. Tìm mục "Hóa đơn điện tử", "Lịch sử giao dịch", hoặc tương tự.
3. Nhập thông tin cần thiết (ví dụ: ngày tháng, mã số thuế, số tiền) để tìm kiếm.
4. Tải hóa đơn về máy.

Ví dụ, nếu bạn mua hàng trên Shopee, Lazada, Tiki, thì có thể vào tài khoản của mình để tải hóa đơn điện tử về. Hoặc nếu bạn sử dụng dịch vụ của Viettel, VNPT, thì cũng có thể tìm hóa đơn trên website của họ.

2. Tìm trong email

Thường thì khi bạn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn điện tử qua email. Hãy thử tìm kiếm trong hộp thư đến của bạn với các từ khóa như:

• "Hóa đơn điện tử"
• Tên nhà cung cấp (ví dụ: "Viettel", "FPT", "Shopee")
• "e-invoice"

Đừng quên kiểm tra cả thư mục Spam/Thư rác nữa nhé! Biết đâu hóa đơn lại "đi lạc" vào đó.

3. Sử dụng phần mềm kế toán

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng phần mềm kế toán, thì khả năng cao là hóa đơn điện tử đã được lưu trữ trong đó rồi. Hãy hỏi bộ phận kế toán để được hướng dẫn cách tìm kiếm.

4. Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đây là “cứu cánh” cuối cùng nếu bạn không thể tìm thấy hóa đơn ở bất kỳ đâu. Bạn có thể tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cách này đòi hỏi bạn phải có đầy đủ thông tin về hóa đơn (mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã của cơ quan thuế,...). Nếu bạn chưa nắm rõ quy trình đăng ký xuất hóa đơn điện tử 2024, có thể tham khảo Đăng Ký Xuất Hóa Đơn Điện Tử 2024: Thủ Tục & Lưu Ý để nắm rõ hơn.

Lưu ý quan trọng khi tìm hóa đơn điện tử

Để việc tìm hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận: Sau khi nhận được hóa đơn, hãy tải về máy tính và lưu trữ ở một nơi an toàn, dễ tìm.
• Đặt tên file rõ ràng: Đặt tên file theo một quy tắc nhất định (ví dụ: "HoaDon_TenCongTy_NgayThangNam") để dễ dàng tìm kiếm sau này.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Đừng để mất hết dữ liệu vì máy tính bị hỏng hoặc virus tấn công.
• Cẩn thận với email giả mạo: Có rất nhiều email giả mạo hóa đơn điện tử để lừa đảo. Hãy kiểm tra kỹ thông tin trước khi mở file đính kèm hoặc click vào đường link.

À, mà nhắc đến hóa đơn xăng dầu, nhiều khi mình cũng hay quên mất. Nếu bạn hay phải mua xăng xe cho công việc, thì đọc thêm bài Mua Hóa Đơn Xăng Dầu: Hướng Dẫn Chi Tiết & An Toàn để biết cách lấy hóa đơn đầy đủ nha.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Nếu bạn cảm thấy việc tìm hóa đơn điện tử quá mất thời gian và công sức, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên nghĩ đến việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn. Các phần mềm này sẽ giúp bạn:

• Lưu trữ hóa đơn tập trung: Tất cả hóa đơn của bạn sẽ được lưu trữ ở một nơi duy nhất, dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
• Tự động nhập liệu: Bạn không cần phải nhập liệu thủ công, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin từ hóa đơn.
• Tìm kiếm nhanh chóng: Chỉ cần nhập một vài từ khóa, bạn sẽ tìm thấy hóa đơn cần tìm trong vòng vài giây.
• Báo cáo thống kê: Phần mềm sẽ tạo ra các báo cáo thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn của bạn, giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn khác nhau. Hãy tìm hiểu kỹ và chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Quan trọng là phải dễ sử dụng và hỗ trợ tốt!

So sánh các phương pháp tìm hóa đơn điện tử

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi sẽ so sánh các phương pháp tìm hóa đơn điện tử mà tôi đã giới thiệu ở trên:

Bạn thấy đấy, mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Tùy vào tình hình cụ thể của bạn mà chọn cách phù hợp nhất nha.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về tìm hóa đơn điện tử

1. Tôi làm mất hóa đơn điện tử thì có sao không?

Nếu bạn làm mất hóa đơn điện tử, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp để xin cấp lại bản sao. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng lưu trữ hóa đơn cẩn thận để tránh gặp rắc rối.

2. Tôi có thể dùng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy được không?

Hoàn toàn được! Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy. Bạn có thể sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, thanh toán, và thực hiện các giao dịch khác.

3. Tôi có phải trả phí khi sử dụng hóa đơn điện tử không?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử thường không mất phí. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, thì có thể phải trả phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Ngoài ra, bạn cần chú ý đến phí xuất hóa đơn, để tránh những chi phí phát sinh không đáng có. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Phí Xuất Hóa Đơn Đỏ: Tất Tần Tật & Cách Tối Ưu! để có cái nhìn tổng quan nhất.

4. Tôi nên lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?

Theo quy định của pháp luật, bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn ít nhất 10 năm.

Kết luận

Tìm hóa đơn điện tử không khó, nhưng đòi hỏi bạn phải có sự cẩn thận và tỉ mỉ. Hy vọng với những chia sẻ của tôi, bạn sẽ không còn phải “toát mồ hôi hột” mỗi khi cần tìm lại hóa đơn nữa. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ cho bạn bè và đồng nghiệp nhé! Chúc bạn thành công!

P/S: À, nếu bạn muốn quản lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, thì đừng quên tìm hiểu về các Phần mềm tra cứu hóa đơn nhé. Biết đâu nó sẽ là “cứu tinh” của bạn đó!