TK 5113 Là Gì? Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Bán Hàng Chi Tiết

TK 5113 là gì? Định nghĩa và vai trò

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã không ít lần nghe đến cụm từ "chi phí bán hàng". Và TK 5113 chính là tài khoản kế toán được dùng để tập hợp tất tần tật những khoản chi phí đó. Nói một cách dễ hiểu, TK 5113 là tài khoản dùng để theo dõi, phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Từ lương nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, khuyến mãi, cho đến tiền vận chuyển, bảo hành... tất cả đều được "gom" vào đây.

Tại sao việc hạch toán đúng TK 5113 lại quan trọng? Theo kinh nghiệm của tôi, nó không chỉ giúp bạn xác định chính xác lợi nhuận gộp từ bán hàng mà còn là cơ sở để phân tích hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Biết được chi phí bán hàng chiếm bao nhiêu phần trăm trong doanh thu sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định về giá cả, chiến lược marketing hay thậm chí là tối ưu hóa bộ máy bán hàng. Một sai sót trong việc tập hợp chi phí ở TK 5113 có thể dẫn đến báo cáo kết quả kinh doanh bị sai lệch, ảnh hưởng đến cả quyết định thuế.

Cấu trúc và nội dung phản ánh của TK 5113

TK 5113 thường được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi cho từng loại chi phí cụ thể, giúp việc quản lý và báo cáo trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là những nội dung chính thường được phản ánh vào tài khoản này:

• Chi phí nhân viên: Lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên giao nhận.
• Chi phí vật liệu, bao bì: Chi phí bao bì, đóng gói sản phẩm trực tiếp cho việc bán hàng.
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Khấu hao hoặc chi phí công cụ, dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng (máy tính, điện thoại, bàn ghế...).
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của các tài sản cố định phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng như xe ô tô bán hàng, nhà kho, cửa hàng.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền thuê kho bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, phí bảo hiểm hàng hóa, hoa hồng đại lý, chi phí thuê ngoài bảo hành.
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, hội chợ, chi phí tiếp khách, công tác phí của bộ phận bán hàng.

Một lưu ý nhỏ mà tôi hay gặp: nhiều bạn nhầm lẫn chi phí vận chuyển hàng hóa mua về (nhập kho) là chi phí bán hàng. Thực ra, khoản đó là chi phí mua hàng và được tính vào giá gốc hàng tồn kho. Chỉ có chi phí vận chuyển hàng hóa từ kho đi giao cho khách hàng mới được tính vào TK 5113 này.

So sánh TK 5113 với các tài khoản chi phí khác

Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần phân biệt rõ TK 5113 với các tài khoản chi phí khác trong hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt là TK 641 (Chi phí bán hàng theo hệ thống tài khoản cũ) và TK 5111 (Chi phí tài chính).

Như bạn có thể thấy, TK 5113 và TK 5111 là hai "anh em" cùng nhóm nhưng hoàn toàn khác nhau. Việc hạch toán nhầm chi phí lãi vay vào TK 5113 là một sai sót khá phổ biến, có thể làm sai lệch việc đánh giá hiệu quả bán hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về chi phí tài chính, tôi đã có một bài viết chi tiết về TK 5111 rồi đấy.

Hướng dẫn hạch toán TK 5113 chi tiết theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Phần này là phần "xương sống" mà bất kỳ kế toán nào cũng cần nắm vững. Tôi sẽ đi từ những nghiệp vụ cơ bản nhất, dựa trên quy định hiện hành.

Nguyên tắc chung

TK 5113 chỉ phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Cuối kỳ, toàn bộ số phát sinh bên Nợ của TK 5113 sẽ được kết chuyển sang bên Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để tính lợi nhuận. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Định khoản các nghiệp vụ chủ yếu

• Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng:
  Nợ TK 5113 - Chi phí bán hàng
  Có TK 334 - Phải trả người lao động (lương, thưởng)
  Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (các khoản trích theo lương).
• Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho bán hàng:
  Nợ TK 5113
  Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
• Trích khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng:
  Nợ TK 5113
  Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài (ví dụ: tiền thuê kho, phí vận chuyển):
  Nợ TK 5113
  Có TK 111, 112, 331...
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị phát sinh:
  Nợ TK 5113
  Có TK 111, 112, 331...
• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng:
  Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
  Có TK 5113 - Chi phí bán hàng.

Một vấn đề thực tế tôi hay gặp là chi phí quảng cáo lớn. Nếu khoản chi này đáp ứng điều kiện ghi nhận là TSCĐ vô hình (như chi phí cho một chiến dịch quảng cáo lớn, có lợi ích kinh tế kéo dài nhiều kỳ), doanh nghiệp có thể phải vốn hóa và phân bổ dần. Còn không, nó sẽ được ghi nhận toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Cái này cần sự đánh giá và bàn bạc kỹ, đừng tùy tiện.

Các tình huống thực tế và ví dụ minh họa

Lý thuyết suông thì khó nhớ, tôi lấy vài ví dụ từ chính công việc kế toán của mình và các doanh nghiệp tôi tư vấn cho dễ hình dung.

Ví dụ 1: Công ty thương mại điện tử
Công ty A bán hàng online. Trong tháng 5/2024 có các chi phí sau:
- Lương nhân viên sale online: 50 triệu.
- Phí hoa hồng trả cho các nền tảng Marketplace (Tiki, Shopee): 10 triệu.
- Chi phí chạy quảng cáo Facebook, Google: 30 triệu.
- Phí vận chuyển trả cho đơn vị giao hàng (GHN, GHTK) để giao hàng cho khách: 15 triệu.
- Khấu hao máy tính, server phục vụ bộ phận bán hàng: 5 triệu.

=> Tất cả các khoản trên (110 triệu) đều được hạch toán vào Nợ TK 5113. Nó phản ánh rất rõ bài toán chi phí để có được một đơn hàng trong mô hình kinh doanh online.

Ví dụ 2: Công ty sản xuất nước giải khát
Công ty B có đội xe tải riêng để chở hàng từ nhà máy đi giao cho các đại lý. Chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương tài xế, bảo trì xe... của đội xe này được tính vào đâu? Câu trả lời là TK 5113, vì nó phục vụ trực tiếp cho việc tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên, nếu đội xe này cũng tham gia vận chuyển nguyên vật liệu mua về, thì kế toán cần phân bổ chi phí một cách hợp lý giữa chi phí bán hàng (TK 5113) và giá gốc hàng tồn kho.

Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc số hóa và quản lý các chứng từ chi phí này, từ hóa đơn vận chuyển, hóa đơn dịch vụ quảng cáo đến hóa đơn sửa chữa, giúp việc hạch toán vào TK 5113 được chính xác và minh bạch.

Lưu ý quan trọng khi hạch toán TK 5113

Sau nhiều năm làm nghề, tôi rút ra mấy điểm mà anh chị em kế toán cần cực kỳ lưu tâm để tránh sai sót và tranh luận với cơ quan thuế:

1. Phân biệt rõ với chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 5114): Chi phí cho bộ phận bán hàng (phòng kinh doanh, cửa hàng) là TK 5113. Chi phí cho bộ phận hành chính, quản lý chung (phòng tổng hợp, phòng kế toán, ban giám đốc) là TK 5114. Việc phân bổ này ảnh hưởng đến các chỉ tiêu phân tích trên Báo cáo tài chính.
2. Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN: Các khoản chi phí bán hàng nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hoặc vượt mức khống chế (ví dụ: tiếp khách, quảng cáo, tiếp thị) sẽ bị loại ra khi tính thuế. Bạn hạch toán vào TK 5113 bình thường, nhưng khi quyết toán thuế thì phải cộng lại phần chi phí không được trừ này.
3. Chi phí trả trước: Các khoản chi lớn như thuê mặt bằng cửa hàng trả trước 1 năm, phí quảng cáo trả trước... không được ghi nhận toàn bộ vào TK 5113 trong kỳ. Phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong các kỳ hưởng lợi ích, thông qua TK 242 - Chi phí trả trước.
4. Mối liên hệ với các tài khoản khác: Đừng quên rằng TK 5113 có mối liên hệ chặt chẽ với các tài khoản phải trả như TK 338. Ví dụ, các khoản phải trả về chi phí bán hàng chưa rõ đối tượng hoặc chưa xác định được chính xác có thể được theo dõi tạm thời ở TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện (trong một số ngữ cảnh nhất định) hoặc các TK 338 khác trước khi hạch toán chính thức.

Câu hỏi thường gặp về TK 5113

1. TK 5113 và TK 641 có gì khác nhau?
Về bản chất, chúng là một, chỉ khác về tên gọi và mã số do áp dụng các hệ thống tài khoản kế toán khác nhau. TK 641 theo QĐ 15 (hệ thống cũ), còn TK 5113 theo Thông tư 133 và 200 (hệ thống mới). Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán nào thì dùng mã tài khoản theo chế độ đó.

2. Chi phí hoa hồng đại lý có được tính vào TK 5113 không?
Có, chắc chắn rồi. Hoa hồng đại lý là một khoản chi phí trực tiếp cho việc tiêu thụ hàng hóa, nên được hạch toán vào Nợ TK 5113.

3. Khi nào thì chi phí vận chuyển được tính vào TK 5113?
Chỉ khi nó là chi phí vận chuyển hàng hóa từ kho của doanh nghiệp đi giao cho khách hàng. Còn chi phí vận chuyển hàng hóa mua về nhập kho thì tính vào giá gốc hàng mua (TK 156, 157).

4. Cuối năm tài chính, TK 5113 có được kết chuyển không?
Có, và đây là bắt buộc. Cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), toàn bộ số phát sinh bên Nợ TK 5113 phải được kết chuyển hết sang TK 911. Vì vậy, TK 5113 không bao giờ có số dư cuối kỳ.

5. Có cần mở chi tiết TK 5113 theo từng bộ phận/phòng ban không?
Việc này rất nên làm, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng hoặc nhiều nhóm sản phẩm. Mở chi tiết giúp theo dõi hiệu quả hoạt động của từng đơn vị, phục vụ cho công tác quản trị nội bộ và ra quyết định.

---

Tóm lại, việc hiểu rõ và hạch toán chính xác TK 5113 - Chi phí bán hàng là một kỹ năng nền tảng của bất kỳ kế toán viên nào. Nó không chỉ đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, kế toán mà còn cung cấp thông tin quý giá cho nhà quản lý. Một báo cáo chi phí bán hàng chi tiết, rõ ràng sẽ là cơ sở để đánh giá xem đồng tiền chi ra cho hoạt động bán hàng có thực sự hiệu quả hay không. Nếu bạn còn băn khoăn về bất kỳ nghiệp vụ nào liên quan đến chi phí, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm về các tài khoản liên quan như TK 511 tổng hợp hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý chứng từ gốc một cách bài bản. Chúc bạn thành công!