TK 515 Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Nếu bạn là kế toán, chắc hẳn bạn đã từng đau đầu với việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho hợp lý và đúng quy định. Tôi cũng vậy, có những năm tôi phải vật lộn với việc hạch toán các khoản chi phí chung vào đâu, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều dự án chạy song song. Và một trong những tài khoản quan trọng nhất, cũng dễ gây nhầm lẫn nhất, chính là tk 515 theo thông tư 200. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn những kinh nghiệm thực tế của mình, cùng hướng dẫn chi tiết cách hạch toán, những lưu ý và cả những sai sót thường gặp để bạn có thể làm chủ được tài khoản này một cách dễ dàng.

TK 515 là gì? Vai trò trong báo cáo tài chính

TK 515 có tên đầy đủ là “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Nói một cách dễ hiểu, đây là tài khoản dùng để tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý chung của toàn bộ doanh nghiệp, mà không thể hoặc không tiện tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm, dịch vụ hay chi phí bán hàng. Nó giống như những chi phí “nền” để duy trì bộ máy vận hành của công ty vậy.

Những khoản nào thì được xếp vào đây? Rất nhiều, ví dụ như: lương ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán; khấu hao tài sản cố định dùng chung (như văn phòng, máy tính văn phòng); tiền điện nước, internet, điện thoại văn phòng; chi phí hội nghị, đào tạo nhân viên; chi phí dịch vụ mua ngoài như kiểm toán, tư vấn pháp lý… Tóm lại, nó là chi phí chung cho cả công ty.

Vai trò của nó trong báo cáo tài chính cực kỳ quan trọng. Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tk 515 theo thông tư 200 được thể hiện như một khoản chi phí, làm giảm lợi nhuận gộp xuống để ra lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Việc hạch toán đúng và hợp lý các khoản vào TK 515 không chỉ giúp báo cáo tài chính trung thực mà còn là cơ sở để doanh nghiệp phân tích, kiểm soát và cắt giảm chi phí quản lý hiệu quả. Tôi nhớ có lần kiểm toán viên hỏi rất kỹ về việc phân bổ chi phí thuê văn phòng vào TK 511 hay TK 515, và nếu sai sót sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận, thậm chí là thuế.

Nội dung và nguyên tắc hạch toán TK 515

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, TK 515 được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp. Tài khoản này có kết cấu chung như sau:

• Bên Nợ: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
• Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí (như hoàn nhập dự phòng) và kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để tính lợi nhuận.
• Số dư: TK 515 cuối kỳ không có số dư.

Nguyên tắc quan trọng nhất khi hạch toán vào TK 515 là tính chất chung toàn doanh nghiệp. Nếu một khoản chi phí có thể xác định rõ ràng và trực tiếp cho hoạt động bán hàng (như lương nhân viên kinh doanh, hoa hồng, chi phí quảng cáo sản phẩm cụ thể) thì phải hạch toán vào TK 511 – Chi phí bán hàng. Sự nhầm lẫn giữa TK 511 và TK 515 là rất phổ biến, và tôi sẽ phân tích kỹ hơn ở phần sau.

Một nguyên tắc nữa là phải hạch toán đúng kỳ. Chi phí phát sinh trong kỳ nào phải được ghi nhận vào kỳ đó, bất kể đã thanh toán tiền hay chưa (theo nguyên tắc kế toán dồn tích). Điều này đặc biệt quan trọng với các chi phí trả trước như tiền thuê văn phòng, bảo hiểm… cần được phân bổ dần.

Cách định khoản TK 515 chi tiết, dễ hiểu

Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình và cách hạch toán vào tk 515 theo thông tư 200.

1. Chi phí nhân sự quản lý

Đây thường là khoản mục lớn nhất. Khi tính lương, phụ cấp cho Ban Giám đốc, phòng Hành chính Nhân sự, phòng Kế toán…, bạn hạch toán:
Nợ TK 515
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Đồng thời, trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí:
Nợ TK 515
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3389).

2. Chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung

Khấu hao văn phòng làm việc, máy tính, máy in, ô tô phục vụ quản lý…:
Nợ TK 515
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

3. Chi phí dịch vụ mua ngoài

Ví dụ: Tiền điện, nước, internet, điện thoại cố định của văn phòng (hóa đơn chung):
Nợ TK 515
Có TK 331 – Phải trả người bán, hoặc Có TK 111/112.
Chi phí thuê văn phòng:
Nợ TK 515 (phần phân bổ trong kỳ)
Có TK 242 – Chi phí trả trước (nếu trả trước nhiều kỳ).

4. Chi phí bằng tiền khác

Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí của ban lãnh đạo, mua văn phòng phẩm…:
Nợ TK 515
Có TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng).

5. Cuối kỳ kết chuyển chi phí

Để xác định lợi nhuận, toàn bộ số phát sinh bên Nợ TK 515 trong kỳ được kết chuyển hết:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 515.
Sau bút toán này, TK 515 có số dư = 0.

Phân biệt TK 515 với TK 511 và các tài khoản chi phí khác

Đây là phần nhiều người hay vướng mắc nhất. Ranh giới đôi khi không rõ ràng, nhưng có một nguyên tắc cốt lõi: TK 511 gắn liền với hoạt động bán hàng, còn TK 515 gắn liền với hoạt động quản lý chung.

Ngoài ra, cũng cần phân biệt với TK 511 theo Thông tư 133 (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) nếu doanh nghiệp bạn đang áp dụng chế độ kế toán này. Nguyên tắc thì tương tự, nhưng hệ thống tài khoản có thể có đôi chút khác biệt về số hiệu và cách thức chi tiết.

Một tài khoản khác cũng dễ gây nhầm lẫn là TK 642 (theo chế độ cũ) – nay đã được thay thế bằng TK 515 và TK 511 trong Thông tư 200. Nếu bạn đang làm kế toán cho doanh nghiệp cũ chuyển đổi, cần lưu ý điểm này để tránh sai sót.

Các tình huống thực tế và lưu ý quan trọng

Từ kinh nghiệm của tôi, có một số tình huống “khó nhằn” mà kế toán thường phải đắn đo khi hạch toán vào tk 515 theo thông tư 200:

1. Chi phí cho bộ phận hỗn hợp

Ví dụ: Phòng Kế toán vừa làm công tác kế toán tổng hợp (quản lý) vừa làm kế toán bán hàng. Lúc này, tiền lương của phòng này cần được phân bổ hợp lý. Có thể dựa trên thời gian làm việc hoặc tỷ lệ ước tính. Phần liên quan đến bán hàng vào TK 511, phần quản lý chung vào TK 515. Phải có căn cứ phân bổ rõ ràng và nhất quán giữa các kỳ.

2. Chi phí ban giám đốc tham gia trực tiếp bán hàng

Nếu Giám đốc trực tiếp đi đàm phán, ký kết hợp đồng lớn, về bản chất đây là hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc tách bạch phần lương nào cho quản lý, phần nào cho bán hàng là rất khó. Thông thường, toàn bộ lương Ban giám đốc vẫn được hạch toán vào TK 515 để đơn giản và phù hợp với tính chất chung của chức danh quản lý.

3. Chi phí trả trước và phân bổ

Đây là nghiệp vụ quan trọng để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng kỳ. Ví dụ, công ty trả trước tiền thuê văn phòng 1 năm 120 triệu. Khi chi tiền: Nợ TK 242: 120tr / Có TK 112: 120tr. Hàng tháng, phân bổ 10tr vào chi phí: Nợ TK 515: 10tr / Có TK 242: 10tr. Nếu quên phân bổ, chi phí kỳ đó sẽ bị sai lệch.

4. Mối liên hệ với các khoản dự phòng

Khi doanh nghiệp lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho…, chi phí dự phòng được ghi nhận vào TK 515 (hoặc TK 632, 641 tùy loại). Khi hoàn nhập dự phòng, sẽ ghi giảm chi phí (Có TK 515). Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách hạch toán các khoản dự phòng phức tạp tại bài viết về TK 3388.

5. Kiểm soát chi phí và sử dụng phần mềm

TK 515 thường là “vùng trũng” của các khoản chi khó kiểm soát. Để quản lý tốt, doanh nghiệp nên có dự toán chi tiết và theo dõi sát sao từng khoản mục. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn và phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều. Phần mềm không chỉ giúp hạch toán tự động, chính xác mà còn cung cấp báo cáo chi tiết về chi phí quản lý, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định cắt giảm hợp lý. Tôi thấy nhiều doanh nghiệp nhờ có phần mềm mà phát hiện ra những khoản chi bất hợp lý trong hóa đơn điện tử hay các dịch vụ mua ngoài.

Kết luận

Tóm lại, việc hiểu rõ và hạch toán đúng tk 515 theo thông tư 200 là một kỹ năng nền tảng quan trọng của kế toán. Nó không chỉ đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, tính trung thực của báo cáo tài chính mà còn là công cụ đắc lực để nhà quản lý nắm bắt và tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế của tôi, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về tài khoản này. Hãy bắt đầu bằng việc rà soát lại chính sách phân loại chi phí của công ty bạn, và đừng ngần ngại đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán phù hợp để công việc trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn.

Câu hỏi thường gặp về TK 515