TK NVL Là Gì? Hướng Dẫn Hạch Toán Nguyên Vật Liệu Chi Tiết Nhất

TK NVL là gì? Khái niệm cơ bản cần nắm vững

Nếu bạn đang làm kế toán trong một doanh nghiệp sản xuất, chắc hẳn cụm từ TK NVL đã quá quen thuộc. Nhưng với người mới bắt đầu, đây có thể là một khái niệm khá mơ hồ. TK NVL là viết tắt của Tài khoản Nguyên Vật Liệu, thường được ký hiệu là tài khoản 152 trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. Nói một cách dễ hiểu, đây là tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động (nhập, xuất, tồn) của tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… mà doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ mỗi lần nghe sếp hay đồng nghiệp nói "hạch toán vào 152" là lại lóng ngóng tìm mã. Thực ra, hiểu đúng bản chất của TK NVL sẽ giúp bạn kiểm soát được một trong những khoản chi phí lớn nhất, quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Nếu quản lý lỏng lẻo, doanh nghiệp có thể bị thất thoát, lãng phí rất nhiều.

Vai trò của TK NVL trong kế toán doanh nghiệp sản xuất

Vai trò của TK NVL thì khỏi phải bàn cãi. Nó giống như "trái tim" của bộ máy kế toán chi phí sản xuất vậy. Tại sao tôi lại nói vậy?

Thứ nhất, nó cung cấp số liệu chính xác để tính giá thành sản phẩm. Giá vốn nguyên liệu đầu vào chiếm tỷ trọng rất lớn, có khi lên tới 60-70% giá thành. Nếu số liệu nhập xuất trên TK NVL mà sai, giá thành tính ra sẽ lệch hết, dẫn đến định giá bán sai, lỗ lã không rõ ràng.

Thứ hai, nó giúp kiểm soát dòng tiền. Việc theo dõi tồn kho NVL giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn vào hàng tồn kho hoặc thiếu nguyên liệu giữa chừng làm gián đoạn sản xuất. Tôi từng chứng kiến một xưởng may vì không kiểm soát được vải, đến đơn hàng gấp thì thiếu nguyên liệu, phải đi mua giá cao, lỗ nặng.

Thứ ba, nó là cơ sở để lập báo cáo tài chính. Giá trị hàng tồn kho (trong đó có NVL) là một chỉ tiêu quan trọng trên Bảng cân đối kế toán. Số liệu từ TK NVL phải khớp với thực tế kiểm kê, nếu không sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy của cả báo cáo.

Mối liên hệ với các tài khoản chi phí khác

TK NVL không hoạt động độc lập. Khi xuất kho NVL để sản xuất, giá trị của nó sẽ được kết chuyển sang các tài khoản chi phí như 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), 627 (Chi phí sản xuất chung), hoặc 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu dùng cho văn phòng. Việc hiểu rõ mối liên hệ này giúp bạn hạch toán mạch lạc, tránh nhầm lẫn. Bạn có thể tham khảo thêm về cách hạch toán chi phí bán hàng qua tài khoản 632 trong bài viết hướng dẫn chi tiết về TK 632 để thấy sự khác biệt giữa chi phí nguyên liệu và chi phí bán hàng.

Cách phân loại nguyên vật liệu trong kế toán

Không phải cứ vật tư mua về là nhập hết vào một mã TK NVL duy nhất. Việc phân loại chi tiết là cực kỳ quan trọng cho công tác quản lý và tính giá thành. Thông thường, chúng ta chia ra làm mấy loại chính:

• Nguyên liệu, vật liệu chính (1521): Là những thứ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Ví dụ: gỗ để làm bàn ghế, vải để may quần áo, thép để đóng tàu.
• Vật liệu phụ (1522): Là những thứ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không cấu thành thực thể chính nhưng không thể thiếu. Ví dụ: keo dán, đinh, chỉ may, sơn.
• Nhiên liệu (1523): Dùng để cung cấp nhiệt năng, động năng. Ví dụ: xăng, dầu, gas, than đá.
• Phụ tùng thay thế (1524): Các chi tiết, phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị.
• Vật liệu khác (1528): Các loại vật liệu còn lại như bao bì, vật đóng gói.

Việc mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 chi tiết như vậy giúp bạn "bóc tách" được chi phí cực kỳ rõ ràng. Khi cần phân tích xem chi phí vải chiếm bao nhiêu, chi phí chỉ may bao nhiêu, bạn chỉ cần nhìn vào sổ chi tiết là biết ngay. Cách phân loại này cũng tương tự như khi bạn quản lý công cụ dụng cụ (CCDC), cũng cần chi tiết hóa để phân bổ chi phí hợp lý.

Nguyên tắc và phương pháp hạch toán TK NVL chi tiết

Hạch toán TK NVL phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ kế toán nào cũng phải thuộc nằm lòng.

Nguyên tắc giá gốc: NVL được ghi nhận theo giá gốc (giá thực tế). Giá gốc bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm...), thuế nhập khẩu (nếu có), trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá). Nhiều bạn hay quên không cộng chi phí vận chuyển vào giá trị NVL, dẫn đến giá trị tồn kho bị sai lệch.

Nguyên tắc phù hợp: Giá trị NVL xuất dùng phải được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Nôm na là xuất cho sản xuất cái gì thì tính vào giá thành cái đó.

Định khoản các nghiệp vụ chính

Đây là phần "xương sống" mà tôi hay phải lôi ra xem lại mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh. Bạn có thể tham khảo các định khoản cơ bản sau:

• Khi mua NVL nhập kho: Nợ TK 152 / Có TK 111, 112, 331.
• Khi xuất NVL cho sản xuất sản phẩm: Nợ TK 621 / Có TK 152.
• Khi xuất NVL dùng cho bộ phận quản lý: Nợ TK 642 / Có TK 152.
• Khi xuất NVL để bán (hiếm gặp): Nợ TK 632 / Có TK 152.

Lưu ý, khi xuất kho, bạn phải tính được giá xuất kho theo một trong các phương pháp mà doanh nghiệp đã lựa chọn (FIFO, Bình quân...). Việc hạch toán chi phí bán hàng liên quan đến thành phẩm sẽ khác, bạn có thể tìm hiểu thêm qua bài viết về TK 5211 để phân biệt rõ hơn.

So sánh các phương pháp tính giá xuất kho NVL phổ biến

Đây là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến giá thành và lợi nhuận. Doanh nghiệp phải lựa chọn một phương pháp nhất quán trong ít nhất một niên độ kế toán. Dưới đây là bảng so sánh nhanh 3 phương pháp chính:

Theo kinh nghiệm của tôi, đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chọn phương pháp Bình quân gia quyền cuối kỳ vì tính đơn giản và phù hợp khi sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn hay phần mềm kế toán tích hợp.

Thực tế áp dụng và những sai lầm thường gặp khi hạch toán TK NVL

Lý thuyết là vậy, nhưng thực tế áp dụng TK NVL lại nảy sinh đủ thứ chuyện. Tôi đúc kết được một số sai lầm "kinh điển" mà nhiều kế toán, kể cả người có kinh nghiệm, đôi khi vẫn mắc phải.

1. Không theo dõi chi tiết từng loại NVL: Chỉ gom chung vào TK 152, khi cần báo cáo chi tiết cho giám đốc hay kiểm toán thì "đứng hình", phải ngồi lục lại toàn bộ chứng từ. Hậu quả là không kiểm soát được loại nào đang hao hụt, loại nào tồn đọng.

2. Hạch toán thiếu chi phí thu mua vào giá gốc: Như tôi đã nói ở trên, nhiều người chỉ lấy mỗi giá trên hóa đơn. Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng trăm triệu lại đẩy hết vào 642 hoặc 627, làm giá trị NVL tồn kho bị hạ thấp, chi phí kỳ này lại bị đẩy cao lên bất thường.

3. Xuất kho không có phiếu, hoặc phiếu xuất không kịp thời: Đây là lỗi phổ biến ở các xưởng sản xuất nhỏ. Thợ cứ ra kho lấy nguyên liệu, kế toán không biết, cuối tháng thủ kho mới ghi sổ một thể, dẫn đến số liệu thực tế và sổ sách chênh lệch khủng khiếp. Có lần tôi kiểm kê một xưởng, số gỗ thực tế thiếu hụt tới 30% so với sổ sách!

4. Không đối chiếu thường xuyên giữa thẻ kho và sổ kế toán: Thủ kho ghi thẻ kho một kiểu, kế toán ghi sổ một kiểu. Nếu không đối chiếu hàng tháng, sai sót tích tụ ngày càng lớn, đến cuối năm kiểm kê mới phát hiện thì việc điều chỉnh rất phức tạp.

5. Phân bổ sai đối tượng sử dụng: Ví dụ, lấy NVL dùng cho sản xuất sản phẩm A lại tính nhầm sang giá thành sản phẩm B. Lỗi này dẫn đến việc đánh giá hiệu quả sản xuất từng mặt hàng bị sai lệch hoàn toàn.

Giải pháp tối ưu hóa quản lý và hạch toán NVL với phần mềm

Để khắc phục những sai lầm trên, xu hướng tất yếu là ứng dụng công nghệ. Làm thủ công bằng sổ sách giấy tờ trong thời đại này quá rủi ro và tốn kém nhân lực.

Một phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa việc tính giá xuất kho theo phương pháp đã chọn (FIFO, Bình quân), loại bỏ hoàn toàn sai sót tính toán thủ công.
• Liên kết chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán: Khi thủ kho nhập/xuất hàng trên phần mềm tại kho, nghiệp vụ sẽ tự động chuyển sang cho kế toán phê duyệt và hạch toán. Mọi thao tác đều có dấu vết (log), minh bạch tuyệt đối.
• Theo dõi chi tiết đến từng mã NVL: Bạn có thể dễ dàng tra cứu lịch sử nhập xuất tồn của bất kỳ loại vật tư nào, ở bất kỳ thời điểm nào.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu: Phần mềm có thể tự động cảnh báo khi lượng tồn của một loại NVL nào đó sắp hết, giúp bộ phận thu mua chủ động đặt hàng.
• Tích hợp với hóa đơn điện tử: Khi có hóa đơn mua NVL về, phần mềm có thể đọc dữ liệu tự động, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công. Việc tra cứu hóa đơn mua hàng cũng trở nên dễ dàng ngay trên hệ thống. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Nói chung, đầu tư vào một hệ thống phần mềm tốt không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư giúp tiết kiệm tiền, thời gian và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp về lâu dài.

Câu hỏi thường gặp về TK NVL

Hỏi: Khi mua NVL về nhập kho nhưng cuối tháng chưa về hóa đơn thì hạch toán thế nào?
Đáp: Trường hợp này khá phổ biến. Bạn phải lập "Thẻ nhập kho vật tư chờ hóa đơn" và ghi nhận tạm theo giá tạm tính (có thể dựa trên giá hợp đồng hoặc giá lần mua trước). Khi nhận được hóa đơn, bạn sẽ điều chỉnh lại cho đúng giá thực tế. Quan trọng là phải theo dõi chi tiết để không bỏ sót.

Hỏi: NVL xuất dùng không hết, cuối tháng nhập lại kho thì xử lý ra sao?
Đáp: Bạn phải lập phiếu nhập kho lại số NVL thừa này. Khi đó, bạn sẽ hạch toán ngược lại: Nợ TK 152 / Có TK 621 (hoặc 627, 642 tùy nơi xuất). Việc này giúp giảm chi phí sản xuất trong kỳ và tăng giá trị tồn kho thực tế.

Hỏi: Có bắt buộc phải mở tài khoản cấp 2, cấp 3 cho TK 152 không?
Đáp: Theo nguyên tắc, bạn phải mở chi tiết ít nhất đến cấp 2 (1521, 1522...) để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để quản lý nội bộ tốt, tôi khuyên bạn nên mở đến cấp 3 (ví dụ: 1521.01 - Vải cotton, 1521.02 - Vải Kate...). Việc này đặc biệt hữu ích khi sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn và quản lý kho hiện đại.

Hỏi: Sự khác biệt giữa TK NVL (152) và TK CCDC (153) là gì?
Đáp: Đây là câu hỏi hay. NVL tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và chuyển hóa toàn bộ giá trị vào giá thành sản phẩm trong một chu kỳ. CCDC (như khuôn mẫu, dụng cụ đo lường) tham gia gián tiếp, có thể sử dụng nhiều lần, và giá trị được phân bổ dần vào chi phí qua nhiều kỳ. Bạn nên phân loại đúng ngay từ đầu để tránh việc phân bổ chi phí sai. Có một bài viết rất rõ về cách hạch toán TK CCDC nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn.

Hỏi: Khi kiểm kê phát hiện NVL hao hụt, mất mát thì xử lý thế nào?
Đáp: Trước hết, phải xác định nguyên nhân. Nếu trong định mức hao hụt cho phép, bạn tính vào chi phí sản xuất (Nợ 621/627 - Có 152). Nếu vượt định mức, phải xác định người chịu trách nhiệm bồi thường (Nợ 1388 - Có 152). Nếu không xác định được nguyên nhân, sau khi xử lý bồi thường (nếu có), phần còn thiếu sẽ được hạch toán vào chi phí khác (Nợ 811 - Có 152).

---

Tóm lại, việc nắm vững kiến thức về TK NVL không chỉ là nhiệm vụ của kế toán, mà còn là chìa khóa để nhà quản lý kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. Hy vọng những chia sẻ từ góc nhìn thực tế của tôi có thể giúp bạn tránh được những "vết xe đổ" và quản lý kho nguyên vật liệu của mình một cách chuyên nghiệp hơn. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý NVL thủ công, hãy cân nhắc đến các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn và quản lý tích hợp để tối ưu hóa toàn bộ quy trình.