Giới thiệu về TK tạm ứng

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc quản lý chi phí luôn là một bài toán hóc búa. Làm sao để đảm bảo hoạt động trôi chảy, nhân viên có đủ kinh phí thực hiện công việc, mà vẫn kiểm soát được dòng tiền và tuân thủ các quy định kế toán? Một trong những công cụ hữu ích giúp giải quyết vấn đề này chính là TK tạm ứng. Nghe thì có vẻ khô khan, nhưng thực tế, nó lại đóng vai trò quan trọng trong việc “giữ lửa” cho các hoạt động kinh doanh đó! Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về TK tạm ứng, từ khái niệm cơ bản đến quy trình nghiệp vụ, cách hạch toán theo Thông tư 200 và 133, cùng những lưu ý quan trọng khi sử dụng. À, đừng quên là nếu doanh nghiệp bạn đang cần một giải pháp tra cứu hóa đơn nhanh chóng và tiện lợi, thì hãy tham khảo các Phần mềm tra cứu hóa đơn nhé! Chúng tôi sẽ đề cập đến nó sau.

TK tạm ứng là gì?

Nói một cách đơn giản, TK tạm ứng (tài khoản tạm ứng) là một khoản tiền mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên để chi tiêu cho các hoạt động công tác, mua sắm vật tư, hoặc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Khoản tiền này được gọi là "tạm ứng" vì nó chưa được quyết toán ngay, mà cần phải có chứng từ hợp lệ để chứng minh mục đích sử dụng và số tiền thực tế đã chi.

Để dễ hình dung hơn, bạn cứ tưởng tượng thế này: công ty cử bạn đi công tác Hà Nội để gặp đối tác. Công ty sẽ đưa cho bạn một khoản tiền gọi là "tạm ứng" để chi trả cho vé máy bay, khách sạn, ăn uống, đi lại... Sau khi công tác xong, bạn phải nộp lại các hóa đơn, chứng từ liên quan để chứng minh bạn đã sử dụng số tiền đó đúng mục đích. Số tiền còn dư (nếu có) thì phải trả lại cho công ty. Đó, đơn giản là vậy đó!

Đối tượng và mục đích sử dụng TK tạm ứng

Ai là người được tạm ứng? Thường thì là nhân viên trong công ty, đặc biệt là những người thường xuyên phải đi công tác, mua sắm, hoặc thực hiện các công việc phát sinh chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng được tạm ứng đâu nha. Thường thì sẽ có quy định cụ thể của công ty về đối tượng và hạn mức tạm ứng.

Mục đích sử dụng TK tạm ứng là gì? Vô vàn mục đích luôn! Ví dụ như:

• Công tác phí (đi lại, ăn ở, liên lạc...)
• Mua vật tư, công cụ dụng cụ
• Chi phí tiếp khách
• Thanh toán dịch vụ (điện, nước, internet...)
• Các chi phí phát sinh khác phục vụ hoạt động kinh doanh

Quy trình nghiệp vụ TK tạm ứng

Quy trình tạm ứng thường bao gồm các bước sau:

1. Đề nghị tạm ứng: Nhân viên lập giấy đề nghị tạm ứng, ghi rõ mục đích, số tiền cần tạm ứng, và thời gian hoàn ứng.
2. Xét duyệt tạm ứng: Người có thẩm quyền (thường là trưởng bộ phận hoặc kế toán trưởng) xem xét và phê duyệt đề nghị tạm ứng.
3. Cấp tạm ứng: Kế toán xuất quỹ hoặc chuyển khoản cho nhân viên.
4. Thực hiện chi tiêu: Nhân viên sử dụng tiền tạm ứng để chi tiêu cho mục đích đã được phê duyệt.
5. Quyết toán tạm ứng: Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên lập bảng kê chi tiết các khoản chi, kèm theo các hóa đơn, chứng từ gốc.
6. Kiểm tra và phê duyệt quyết toán: Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đối chiếu với số tiền đã tạm ứng, và trình người có thẩm quyền phê duyệt.
7. Hoàn ứng hoặc thanh toán bổ sung: Nếu số tiền đã chi ít hơn số tiền đã tạm ứng, nhân viên phải hoàn trả lại số tiền còn dư. Nếu số tiền đã chi nhiều hơn, công ty sẽ thanh toán bổ sung cho nhân viên.

Nói chung là quy trình cũng khá đơn giản, nhưng quan trọng là phải có đầy đủ chứng từ và tuân thủ đúng quy định của công ty để tránh rắc rối về sau.

Phân biệt TK tạm ứng và các hình thức chi khác

Nhiều khi mình cũng hay bị nhầm lẫn giữa TK tạm ứng với các hình thức chi khác như thanh toán trực tiếp, chi tiền mặt, hay sử dụng thẻ tín dụng công ty. Vậy thì sự khác biệt nằm ở đâu?

• TK tạm ứng: Tiền được cấp trước, sử dụng cho mục đích cụ thể, và cần phải quyết toán sau khi hoàn thành công việc.
• Thanh toán trực tiếp: Công ty thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc đối tác, không thông qua nhân viên.
• Chi tiền mặt: Sử dụng tiền mặt có sẵn trong quỹ của công ty để chi tiêu, thường là cho các khoản chi nhỏ lẻ.
• Thẻ tín dụng công ty: Nhân viên sử dụng thẻ tín dụng của công ty để thanh toán, sau đó nộp lại hóa đơn và chứng từ để thanh toán lại cho ngân hàng.

Tóm lại, TK tạm ứng là một hình thức chi tiền đặc biệt, phù hợp với các trường hợp cần tiền trước để thực hiện công việc, và có thể kiểm soát được mục đích sử dụng.

Xử lý kế toán TK tạm ứng theo Thông tư 200 và 133

Đây là phần mà dân kế toán chúng mình quan tâm nhất đây! TK tạm ứng được hạch toán như thế nào theo Thông tư 200 và 133? Về cơ bản thì cả hai thông tư đều quy định giống nhau, nhưng có một vài điểm khác biệt nhỏ cần lưu ý.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, TK tạm ứng được theo dõi trên tài khoản 141.

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, TK tạm ứng cũng được theo dõi trên tài khoản 141.

Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến TK tạm ứng:

• Khi tạm ứng tiền cho nhân viên: Nợ TK 141/ Có TK 111, 112
• Khi nhân viên quyết toán tạm ứng:
  • Nếu số tiền đã chi đúng mục đích và có đầy đủ chứng từ: Nợ TK chi phí liên quan (621, 627, 641, 642...)/ Có TK 141
  • Nếu số tiền đã chi không đúng mục đích hoặc không có chứng từ: Nợ TK 138 (phải thu khác)/ Có TK 141
  • Nếu nhân viên hoàn trả lại số tiền còn dư: Nợ TK 111, 112/ Có TK 141

Ví dụ, công ty A tạm ứng cho nhân viên B 10 triệu đồng để đi công tác. Khi B quyết toán, các khoản chi công tác (vé máy bay, khách sạn, ăn uống) là 8 triệu đồng và có đầy đủ hóa đơn hợp lệ. B hoàn trả lại 2 triệu đồng tiền mặt. Hạch toán như sau:

• Khi tạm ứng: Nợ TK 141 (10.000.000)/ Có TK 111 (10.000.000)
• Khi quyết toán: Nợ TK 641 (8.000.000)/ Có TK 141 (8.000.000)
• Khi B hoàn trả tiền: Nợ TK 111 (2.000.000)/ Có TK 141 (2.000.000)

À, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách hạch toán các tài khoản khác theo Thông tư 200, thì có thể tham khảo bài viết TK TT200: Chìa Khóa Kế Toán Cho Doanh Nghiệp nhé. Hoặc nếu công ty bạn đang áp dụng Thông tư 133 thì có thể xem TK TT 133: Giải Mã Chi Tiết & Ứng Dụng Thực Tế hoặc TK Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Chi Tiết & Dễ Hiểu. Tất tần tật thông tin hữu ích đều có ở đó!

Phần mềm hỗ trợ quản lý TK tạm ứng

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý TK tạm ứng bằng phương pháp thủ công (ghi sổ, excel...) đã trở nên lạc hậu và tốn thời gian. Các phần mềm quản lý tài chính, kế toán hiện nay đều tích hợp chức năng quản lý TK tạm ứng, giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng theo từng nhân viên, mục đích sử dụng, và thời gian.
• Tự động đối chiếu số liệu giữa số tiền đã tạm ứng và số tiền đã chi.
• Lập báo cáo thống kê về tình hình sử dụng TK tạm ứng.
• Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu, tránh thất thoát.

Một số phần mềm quản lý TK tạm ứng phổ biến hiện nay bao gồm:

Việc lựa chọn phần mềm nào phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm là một xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Lưu ý khi sử dụng TK tạm ứng

Để quản lý TK tạm ứng hiệu quả và tránh các rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xây dựng quy chế tạm ứng rõ ràng: Quy định cụ thể về đối tượng được tạm ứng, hạn mức tạm ứng, mục đích sử dụng, thời gian hoàn ứng, và trách nhiệm của các bên liên quan.
• Kiểm soát chặt chẽ mục đích sử dụng: Đảm bảo tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích đã được phê duyệt.
• Yêu cầu chứng từ đầy đủ và hợp lệ: Tất cả các khoản chi tiêu phải có hóa đơn, chứng từ gốc, và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
• Đôn đốc nhân viên hoàn ứng đúng hạn: Theo dõi và nhắc nhở nhân viên nộp quyết toán tạm ứng đúng thời gian quy định.
• Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm: Áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với các trường hợp sử dụng tiền tạm ứng sai mục đích, hoặc không hoàn ứng đúng hạn.

Ngoài ra, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ, và đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và thực tế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Thời gian hoàn ứng TK tạm ứng là bao lâu?

Thời gian hoàn ứng thường được quy định cụ thể trong quy chế tạm ứng của từng doanh nghiệp. Thông thường, thời gian này không quá 15 ngày kể từ ngày kết thúc công việc hoặc chuyến đi công tác.

2. Có được sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân không?

Tuyệt đối không! Tiền tạm ứng chỉ được sử dụng cho các mục đích đã được phê duyệt, phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân là hành vi vi phạm quy chế và có thể bị xử lý kỷ luật.

3. Nếu mất hóa đơn, chứng từ thì phải làm sao?

Trong trường hợp mất hóa đơn, chứng từ, nhân viên cần báo cáo ngay cho kế toán và xin xác nhận của người có thẩm quyền. Tùy theo quy định của từng doanh nghiệp, có thể chấp nhận các chứng từ thay thế như bản sao kê ngân hàng, giấy xác nhận của nhà cung cấp, hoặc biên bản tường trình có xác nhận của người làm chứng.

4. Có thể tạm ứng nhiều lần trong tháng không?

Có thể, nếu có nhu cầu thực tế và được phê duyệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên hạn chế việc tạm ứng nhiều lần để tránh gây khó khăn cho công tác quản lý và theo dõi.

5. Quên không lấy hóa đơn VAT khi thanh toán thì làm thế nào?

Nếu quên lấy hóa đơn VAT, bạn có thể liên hệ lại với bên bán để yêu cầu cấp hóa đơn bổ sung. Tuy nhiên, việc này có thể mất thời gian và không phải lúc nào cũng thực hiện được. Vì vậy, hãy luôn nhớ lấy hóa đơn VAT khi thanh toán để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Kết luận

TK tạm ứng là một công cụ quản lý chi phí hữu hiệu, giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động trôi chảy và kiểm soát được dòng tiền. Tuy nhiên, để sử dụng TK tạm ứng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ mục đích sử dụng, và tuân thủ các quy định kế toán. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về TK tạm ứng. Chúc bạn thành công trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp!

Ngoài việc quản lý tạm ứng, việc tra cứu và quản lý hóa đơn cũng vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Đừng quên tìm hiểu về các phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu quy trình này nhé! Chắc chắn nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đó.

Disclaimer: Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho các quy định pháp luật hiện hành. Vui lòng tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán, tài chính để được tư vấn cụ thể.