Ví Dụ Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Hàng Bán Bị Trả Lại Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Quan Tâm?

Chắc hẳn bất kỳ ai làm kế toán hay quản lý doanh nghiệp cũng đều đã từng đau đầu với trường hợp khách hàng gửi trả lại hàng hóa. Có lần tôi nhớ mãi, công ty tôi giao một lô hàng điện tử, khách nhận rồi nhưng hai ngày sau gọi điện báo là không tương thích với hệ thống của họ, yêu cầu trả lại toàn bộ. Lúc đó, cả phòng kế toán nháo nhào lên vì doanh thu tháng đã ghi nhận rồi, giờ phải xử lý thế nào cho đúng. Đó chính là nghiệp vụ "hàng bán bị trả lại".

Về bản chất, đây là số hàng hóa, thành phẩm mà doanh nghiệp đã bán và ghi nhận doanh thu, nhưng sau đó bị người mua trả lại và từ chối thanh toán vì không đảm bảo các điều kiện đã thỏa thuận như quy cách, phẩm chất, chủng loại... Việc này khác hoàn toàn với chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán nhé. Khi hàng bị trả lại, hợp đồng mua bán coi như bị hủy bỏ.

Tại sao cần hạch toán đúng? Thứ nhất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu doanh thu thuần trên báo cáo kết quả kinh doanh. Thứ hai, liên quan đến nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra, thuế TNDN. Hạch toán sai có thể dẫn đến khai thuế không chính xác, bị cơ quan thuế truy thu, phạt. Thứ ba, nó phản ánh đúng tình hình tồn kho thực tế, giúp quản trị mua hàng, sản xuất chính xác hơn.

Nguyên Tắc Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại Theo Thông Tư 200

Hiện nay, đa số doanh nghiệp đều áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 200. Theo đó, tài khoản sử dụng chính cho nghiệp vụ này là Tài khoản 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu, trong đó có TK 5211 - Chiết khấu thương mại, TK 5212 - Hàng bán bị trả lại và TK 5213 - Giảm giá hàng bán.

Nguyên tắc hạch toán cốt lõi là: Khi khách hàng trả lại hàng, doanh nghiệp phải ghi giảm doanh thu bán hàng đã ghi nhận trước đó. Cụ thể, kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại: Giá bán chưa thuế của số hàng bị trả.
• Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: Số thuế GTGT đầu ra tương ứng (nếu có).
• Có các TK 111, 112, 131...: Ghi giảm công nợ phải thu hoặc hoàn tiền cho khách.

Sau đó, cuối kỳ, toàn bộ số phát sinh bên Nợ TK 5212 sẽ được kết chuyển để ghi giảm Doanh thu bán hàng (TK 511): Nợ TK 511 - Có TK 5212. Đồng thời, giá vốn của số hàng bị trả lại cũng phải được hạch toán ngược lại vào TK 632 (Giá vốn hàng bán) và tăng giá trị hàng tồn kho (TK 156, 155...). Việc tổ chức tài khoản kế toán một cách khoa học sẽ giúp bạn theo dõi nghiệp vụ này dễ dàng hơn rất nhiều.

Điều Kiện Để Ghi Nhận Hàng Bán Bị Trả Lại

Không phải cứ khách mang hàng về là ghi nhận ngay. Bạn cần có đủ chứng từ: Biên bản nghiệm thu hàng trả lại có chữ ký hai bên, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn ghi chú "hàng bán bị trả lại", phiếu nhập kho hàng trả lại. Thiếu những thứ này, việc hạch toán sẽ không có căn cứ và rất rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.

Ví Dụ Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại Cụ Thể (Có Sổ Sách)

Để bạn dễ hình dung nhất, tôi sẽ lấy một ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại rất thực tế mà hầu như công ty thương mại nào cũng gặp.

Tình huống: Công ty TNHH Thương mại XNK ABC (kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) bán cho công ty XYZ 100 bộ máy tính để bàn, đơn giá 15 triệu đồng/bộ (chưa VAT 10%). Tổng giá trị hóa đơn: 1.650 triệu đồng (1.500 triệu + 150 triệu thuế GTGT). Giá vốn mỗi bộ là 12 triệu. Sau khi nhận hàng 5 ngày, công ty XYZ kiểm tra phát hiện 10 bộ không đúng cấu hình như hợp đồng (RAM thấp hơn) và tiến hành trả lại. Hai bên đã lập biên bản xác nhận và ABC xuất hóa đơn điều chỉnh ghi chú "hàng bán bị trả lại".

Hạch toán tại công ty ABC (bên bán) như sau:

1. Khi bán hàng (ghi nhận doanh thu ban đầu):
   • Nợ TK 131 (XYZ): 1.650 triệu
   • Có TK 511: 1.500 triệu (Doanh thu bán hàng)
   • Có TK 3331: 150 triệu (Thuế GTGT đầu ra)
   • Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 1.200 triệu (100 bộ * 12tr) / Có TK 156: 1.200 triệu.
2. Khi nhận lại hàng từ khách và hạch toán hàng bán bị trả lại:
   • Nợ TK 5212: 150 triệu (10 bộ * 15tr - Giá bán chưa thuế)
   • Nợ TK 3331: 15 triệu (10 bộ * 15tr * 10% - Thuế GTGT điều chỉnh giảm)
   • Có TK 131 (XYZ): 165 triệu (Tổng giảm trừ công nợ phải thu)
3. Đồng thời, ghi tăng giá trị hàng tồn kho và điều chỉnh giá vốn:
   • Nợ TK 156: 120 triệu (10 bộ * 12tr - Theo giá vốn)
   • Có TK 632: 120 triệu (Giảm giá vốn hàng bán tương ứng)
4. Cuối kỳ kết chuyển:
   • Nợ TK 511: 150 triệu
   • Có TK 5212: 150 triệu

Như vậy, doanh thu thuần cuối cùng của lô hàng này chỉ còn: 1.500 triệu - 150 triệu = 1.350 triệu. Giá vốn hàng bán cũng chỉ còn: 1.200 triệu - 120 triệu = 1.080 triệu. Số liệu này mới phản ánh đúng bản chất kinh tế.

Bạn có thể tải về bảng hệ thống tài khoản đầy đủ để tra cứu chi tiết các tài khoản liên quan.

So Sánh Hạch Toán Hàng Trả Lại Và Giảm Giá Hàng Bán

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai nghiệp vụ này. Thực ra chúng khác nhau cơ bản về bản chất. Tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ để bạn phân biệt rõ hơn.

Hiểu rõ sự khác biệt này giúp kế toán chọn đúng tài khoản, tránh sai sót làm xáo trộn số liệu tồn kho và báo cáo tài chính.

Xử Lý Hóa Đơn Khi Hàng Bị Trả Lại: Thủ Tục Quan Trọng

Đây là phần nhiều anh chị em kế toán sợ nhất, vì liên quan trực tiếp đến thuế. Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử, khi phát sinh hàng bán bị trả lại, bên bán phải lập Hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn này, bạn phải ghi rõ lý do điều chỉnh là "Hàng bán bị trả lại" và ghi đầy đủ thông tin của hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày tháng).

Quan trọng: Hóa đơn điều chỉnh này có thể ghi số tiền, số lượng âm (ví dụ: -10 cái, -150 triệu đồng) để thể hiện việc giảm trừ. Khi kê khai thuế GTGT kỳ đó, bạn sẽ kê khai cả số thuế đầu ra âm này vào chỉ tiêu [23] "Điều chỉnh giảm thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ đã bán" trên Tờ khai 01/GTGT. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn quản lý, tra cứu và lưu trữ các hóa đơn điều chỉnh này một cách hệ thống, tránh thất lạc.

Một lưu ý nữa là thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh. Nên lập vào kỳ thuế mà hai bên đã thống nhất biên bản và hàng hóa thực sự được nhập lại kho. Đừng để tồn sang tháng sau, việc đối chiếu số liệu sẽ rất phức tạp.

Kinh Nghiệm Thực Tế Và Những Lưu Ý "Sống Còn" Cho Kế Toán

Làm lâu năm trong nghề, tôi rút ra vài kinh nghiệm xương máu mà sách vở không dạy:

• Đừng vội ghi giảm doanh thu: Chỉ hạch toán khi đã có đủ bộ chứng từ hợp lệ từ bộ phận bán hàng và kho. Có trường hợp khách nói trả nhưng rồi lại thỏa thuận đổi hàng khác, nếu bạn ghi nhận giảm doanh thu sớm sẽ thành công cốc.
• Theo dõi chi tiết từng đơn hàng, từng khách: Nên mở sổ chi tiết theo dõi TK 5212 cho từng khách hàng, từng lô hàng. Điều này cực kỳ hữu ích khi đối soát công nợ hay giải trình với thuế.
• Phối hợp chặt với kho: Giá trị hàng nhập lại kho phải khớp với số liệu kế toán. Hàng trả về có thể bị hư hỏng, phải đánh giá lại và ghi nhận theo giá trị thực tế có thể sử dụng lại được, không nhất thiết bằng đúng giá vốn cũ.
• Ảnh hưởng đến chỉ tiêu tài chính: Tỷ lệ hàng bán bị trả lại cao bất thường là tín hiệu đỏ về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hậu mãi. Kế toán nên báo cáo lại cho quản lý.
• Với doanh nghiệp nhỏ: Nếu bạn dùng phần mềm kế toán, hãy tìm hiểu kỹ module xử lý hàng bán trả lại của phần mềm đó. Thao tác đúng trên phần mềm sẽ tự sinh bút toán chuẩn, đỡ sai sót.

Việc áp dụng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tích hợp sẽ giúp tự động hóa quy trình từ lúc lập hóa đơn điều chỉnh đến lúc hạch toán, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Hạch Toán Hàng Bán Bị Trả Lại

Hàng bán bị trả lại có được hoàn lại thuế GTGT không?

Không phải "hoàn thuế" theo nghĩa bạn xin hoàn từ cơ quan thuế. Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, số thuế GTGT đầu ra của bạn kỳ đó sẽ được giảm trừ. Nếu kỳ đó bạn có phát sinh thuế GTGT đầu vào nhiều hơn đầu ra (sau điều chỉnh), bạn có thể được khấu trừ chuyển kỳ sau hoặc xin hoàn thuế theo quy định chung.

Nếu khách trả lại hàng sau nhiều tháng, thậm chí sang năm tài chính, hạch toán thế nào?

Nguyên tắc vẫn giống nhau: ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh nghiệp vụ trả lại. Tuy nhiên, nếu việc này xảy ra ở năm sau, nó sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của năm trước (đã khóa sổ). Lúc này, bạn phải hạch toán vào TK 5212 của năm hiện tại, và khi lập Báo cáo tài chính, cần có thuyết minh về khoản điều chỉnh doanh thu này. Tốt nhất nên có quy định rõ ràng về thời hạn nhận trả hàng trong hợp đồng.

Chi phí vận chuyển hàng trả lại ai chịu? Hạch toán ra sao?

Việc này do thỏa thuận giữa hai bên. Nếu do lỗi của bên bán (giao sai hàng), thường bên bán chịu. Chi phí vận chuyển này được hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641) chứ không tính vào giá trị hàng trả lại. Nếu bên mua tạm ứng và sau đó bên bán thanh toán lại, thì hạch toán: Nợ TK 641 / Có TK 111,112,331...

Có bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh khi hàng bị trả lại không?

Có, bắt buộc. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 37/2023/TT-BTC) về hóa đơn điện tử, mọi trường hợp điều chỉnh tăng/giảm giá trị hàng hóa đã bán (bao gồm cả hàng bán bị trả lại) đều phải lập Hóa đơn điều chỉnh. Đây là căn cứ pháp lý để kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT và thuế TNDN.

---

Tóm lại, ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại mà tôi chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp bạn hình dung rõ ràng từng bước một. Nghiệp vụ này không quá phức tạp nếu bạn nắm vững nguyên tắc và có quy trình xử lý chứng từ chặt chẽ. Quan trọng nhất là sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán, bán hàng và kho. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phát sinh nghiệp vụ này, hãy cân nhắc đầu tư các công cụ hỗ trợ như phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hiệu quả hơn, tránh những sai sót không đáng có có thể dẫn đến rủi ro về thuế.