Xuất Hóa Đơn Ăn Uống Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Hiểu đúng về Thông tư 78 và hóa đơn ăn uống

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay kế toán, chắc hẳn đã không ít lần đau đầu với mớ hóa đơn ăn uống, từ tiệc tất niên, tiếp khách đến bữa trưa cho nhân viên. Tôi còn nhớ lần đầu tiên phải xử lý một đống hóa đơn nhà hàng cho buổi họp khách hàng, thật sự là mệt mỏi vì không biết cái nào được trừ, cái nào không. Rồi Thông tư 78/2021/TT-BTC ra đời, nhiều người lại càng hoang mang hơn. Thực ra, nếu hiểu đúng bản chất, việc xuất hóa đơn ăn uống theo thông tư 78 không phức tạp như bạn nghĩ.

Thông tư này chính là văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32 cũ. Nó quy định rõ cách lập, sử dụng và quản lý hóa đơn, bao gồm cả những trường hợp đặc biệt như ăn uống. Cái khó là chi phí ăn uống trong doanh nghiệp rất đa dạng: có khoản được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, có khoản lại không. Và hóa đơn chính là chứng từ then chốt để chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của những khoản chi đó.

Điều kiện để xuất hóa đơn ăn uống theo quy định

Không phải cứ ra nhà hàng ăn là lấy hóa đơn về doanh nghiệp thanh toán được đâu. Để hóa đơn ăn uống đó “hợp lệ” và được cơ quan thuế chấp nhận, nó phải đáp ứng một số điều kiện khá chặt chẽ.

Đầu tiên, hóa đơn phải được lập đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Giờ đa phần là hóa đơn điện tử rồi, nên bạn cần kiểm tra xem nhà hàng đó có cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp không, có mã của cơ quan thuế không. Tôi từng gặp trường hợp khách hàng lấy hóa đơn giấy viết tay, về sau bị loại khi quyết toán, tiếc đứt ruột.

Thứ hai, nội dung trên hóa đơn phải đầy đủ và rõ ràng: Tên, mã số thuế của đơn vị mua (tức công ty bạn), tên hàng hóa dịch vụ (phải ghi cụ thể là “tiền ăn”, “tiệc…”, không ghi chung chung), số tiền, ngày tháng. Đặc biệt, nếu là hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì mới được trừ. Cái này nhiều người hay quên lắm, cứ tưởng nộp hóa đơn là xong.

Cuối cùng và quan trọng nhất, khoản chi đó phải có tính chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bữa ăn cho nhân viên làm thêm giờ, tiệc tiếp đối tác để đàm phán hợp đồng… là những ví dụ điển hình. Còn những bữa ăn mang tính chất cá nhân, liên hoan nội bộ không có mục đích kinh doanh rõ ràng thì sẽ bị giới hạn hoặc không được tính.

Trường hợp nào cần đặc biệt lưu ý?

Có mấy trường hợp mà theo kinh nghiệm của tôi, doanh nghiệp hay bị vướng nhất. Một là chi ăn uống cho hội nghị, hội thảo. Khoản này được chấp nhận nhưng phải có kèm theo chương trình, danh sách đại biểu, biên bản cuộc họp. Hai là tiệc tất niên, liên hoan cuối năm. Đây là khoản chi phúc lợi, được trừ nhưng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm và phải có quyết định của Giám đốc. Ba là bữa ăn ca cho công nhân, nhân viên. Cái này thường được chấp nhận toàn bộ nếu có quy định nội bộ.

Cách thức xuất hóa đơn ăn uống: Từng bước cụ thể

Vậy khi doanh nghiệp bạn tổ chức một sự kiện có ăn uống, cần làm gì để có hóa đơn hợp lệ? Tôi sẽ chỉ bạn quy trình từ A đến Z, dựa trên những gì tôi và nhiều khách hàng đã thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị trước khi phát sinh chi phí. Đừng để “nước đến chân mới nhảy”. Nếu dự định có buổi tiếp khách hay hội nghị, hãy lên kế hoạch dự trù kinh phí và có văn bản phê duyệt nội bộ. Khi đặt nhà hàng, phải thông báo rõ ràng với họ rằng bạn cần xuất hóa đơn điện tử cho công ty, và cung cấp sẵn tên đơn vị, mã số thuế đầy đủ. Việc này giúp tránh tình trạng nhà hàng ghi sai, thiếu thông tin, về sau sửa chữa rất mất thời gian.

Bước 2: Yêu cầu và kiểm tra hóa đơn tại thời điểm thanh toán. Sau khi dùng bữa, bạn yêu cầu nhà hàng xuất hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, họ sẽ gửi về email cho bạn. Bạn phải kiểm tra ngay lập tức: Thông tin công ty đã chính xác chưa? Nội dung ghi có đúng “dịch vụ ăn uống” hoặc chi tiết hơn không? Số tiền có khớp với hóa đơn tạm tính không? Nếu sai, yêu cầu họ hủy và xuất lại ngay.

Bước 3: Lưu trữ và hạch toán. Hóa đơn điện tử bạn nhận được cần được lưu trữ cẩn thận, cả file PDF và file XML (file dữ liệu gốc). Kế toán sẽ căn cứ vào đó để hạch toán vào đúng tài khoản chi phí (như 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp). Nhớ là phải kẹp kèm với các chứng từ khác như chương trình họp, quyết định chi tiêu… để làm hồ sơ chứng minh sau này. Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, việc lưu trữ và tra cứu này sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Phân loại chi phí ăn uống và cách xử lý hóa đơn

Không phải tất cả hóa đơn ăn uống đều được xử lý giống nhau. Nó phụ thuộc vào mục đích chi. Tôi thường chia ra làm mấy loại chính như sau, bạn cứ thế mà áp dụng:

• Chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động SXKD: Ví dụ: Tiếp khách hàng để bàn về hợp đồng, chiêu đãi đối tác trong chuyến công tác. Loại này thường được chấp nhận là chi phí hợp lý. Hóa đơn cần có đầy đủ thông tin và kèm theo biên bản làm việc, lịch trình công tác.
• Chi phúc lợi cho người lao động: Như tiệc tất niên, liên hoan nhân ngày lễ, bữa ăn giữa ca. Khoản này cũng được tính nhưng có giới hạn (như đã nói ở trên). Hóa đơn cần được lưu cùng quyết định tổ chức của Ban giám đốc.
• Chi cho hội nghị, hội thảo, đào tạo: Khoản ăn uống trong các khóa đào tạo, hội nghị khách hàng. Đây là chi phí hợp lý. Quan trọng là phải có hóa đơn từ nhà cung cấp dịch vụ (nhà hàng, khách sạn) và kèm theo chương trình chi tiết của sự kiện.
• Chi mang tính chất cá nhân: Như liên hoan sinh nhật cá nhân, ăn uống không có lý do kinh doanh rõ ràng. Khoản này KHÔNG được tính vào chi phí hợp lý. Tốt nhất doanh nghiệp không nên thanh toán, hoặc nếu thanh toán thì sẽ bị tính là thu nhập của cá nhân đó và phải khấu trừ thuế TNCN.

Việc phân loại đúng ngay từ đầu sẽ giúp kế toán hạch toán chính xác và tránh rủi ro khi quyết toán thuế. Nó cũng giống như việc bạn cần biết cách xuất hóa đơn cho cá nhân và cho doanh nghiệp là khác nhau thế nào.

So sánh các loại hóa đơn ăn uống thường gặp

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ giữa các loại hóa đơn ăn uống mà doanh nghiệp hay gặp. Cái này tôi tổng hợp từ thực tế xử lý của nhiều công ty.

Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Làm việc với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, tôi thấy có vài lỗi cứ lặp đi lặp lại, khiến họ mất tiền oan khi bị cơ quan thuế truy thu.

Sai lầm 1: “Cứ có hóa đơn là được trừ”. Đây là quan niệm sai lầm chết người. Như tôi đã phân tích, hóa đơn chỉ là điều kiện cần, chưa đủ. Nó phải đi kèm với tính hợp lý của khoản chi và các chứng từ chứng minh khác. Một hóa đơn nhà hàng 50 triệu mà không có lý do kinh doanh rõ ràng thì vẫn bị loại.

Sai lầm 2: Không kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn. Sai mã số thuế một số, thiếu chữ ký số của nhà hàng, ghi nội dung chung chung “dịch vụ”… đều khiến hóa đơn vô giá trị. Bạn phải kiểm tra ngay tại chỗ, đừng ngại yêu cầu họ sửa.

Sai lầm 3: Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn lớn. Quy định rất rõ: Hóa đơn trên 20 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu bạn trả tiền mặt, toàn bộ khoản chi đó có thể không được trừ. Hãy chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản nhà hàng.

Sai lầm 4: Gom nhiều bữa ăn nhỏ thành một hóa đơn lớn. Nhiều nơi có thói quen cuối tháng mới gom tất cả hóa đơn ăn sáng, ăn trưa nhỏ lẻ lại và nhờ nhà hàng xuất chung một hóa đơn lớn. Hành vi này dễ bị quy là “mua hóa đơn” và bị xử phạt rất nặng. Mỗi lần phát sinh phải có hóa đơn riêng, đúng ngày tháng.

Vậy nên, ngoài việc nắm vững cách xuất hóa đơn ăn uống theo thông tư 78, bạn cũng cần biết cách xử lý các loại hóa đơn đặc thù khác, chẳng hạn như xuất hóa đơn hàng mẫu hay hóa đơn bán lẻ xăng dầu, mỗi loại đều có những điểm riêng cần lưu ý.

Giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn cho doanh nghiệp

Với một đống hóa đơn ăn uống lỉnh kỉnh mỗi tháng, việc quản lý thủ công bằng file excel hay sổ sách giấy tờ không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót, thất lạc. Đây chính là lúc bạn nên nghĩ đến một giải pháp công nghệ. Một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều.

Tôi từng chứng kiến một công ty xuất nhập khẩu, mỗi tháng có hàng trăm hóa đơn tiếp khách từ các đại lý. Sau khi dùng phần mềm, họ có thể scan hoặc import file điện tử vào hệ thống. Phần mềm tự động nhận diện và trích xuất thông tin quan trọng: mã số thuế nhà hàng, ngày tháng, số tiền, thậm chí phân loại tự động vào các nhóm chi phí đã cài đặt sẵn. Kế toán trưởng chỉ cần ngồi kiểm tra lại và phê duyệt, tiết kiệm cả tuần công sức so với cách làm cũ.

Hơn nữa, phần mềm tốt còn có chức năng cảnh báo: Hóa đơn nào sắp hết hạn khấu trừ thuế (180 ngày), hóa đơn nào có thông tin bất thường (nhà cung cấp không có mã số thuế), hay tổng chi phí ăn uống trong tháng đã vượt dự toán chưa. Nó như một trợ lý đắc lực cho kế toán, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật chặt chẽ hơn, giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này tại danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nơi cung cấp những công cụ hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn ăn uống

Hỏi: Bữa ăn trưa cho nhân viên làm thêm giờ có được tính vào chi phí không?
Đáp: Có, nếu có quy định nội bộ về việc tổ chức ăn trưa cho nhân viên làm thêm giờ và có bảng chấm công xác nhận giờ làm thêm. Hóa đơn cần lưu kèm các chứng từ này.

Hỏi: Công ty tôi mua voucher ăn uống để tặng khách hàng, xuất hóa đơn thế nào?
Đáp: Bạn mua voucher từ nhà hàng, họ sẽ xuất hóa đơn cho công ty bạn với nội dung “mua voucher ăn uàng”. Khoản chi này được xem là chi tiếp thị, khuyến mại và được tính vào chi phí hợp lý. Lưu ý nếu tặng cho cá nhân trị giá trên 1 triệu đồng thì phải khấu trừ thuế TNCN.

Hỏi: Hóa đơn ăn uống có thời hạn khấu trừ thuế bao lâu?
Đáp: Giống các hóa đơn thông thường khác, hóa đơn ăn uống có thời hạn khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí là 180 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn (theo Điều 18 Thông tư 78). Bạn cần hạch toán kịp thời.

Hỏi: Nhà hàng chỉ cho hóa đơn viết tay, không có hóa đơn điện tử, có dùng được không?
Đáp: Từ ngày 01/7/2022, theo Luật Quản lý thuế sửa đổi, hầu hết các cơ sở kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy viết tay từ nhà hàng có thể không còn giá trị pháp lý. Bạn nên yêu cầu họ xuất hóa đơn điện tử. Nếu họ không có, bạn nên cân nhắc đổi nhà cung cấp khác để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp mình.

Hỏi: Chi phí ăn uống tối đa được trừ là bao nhiêu?
Đáp: Pháp luật không quy định một con số tuyệt đối cho tất cả các khoản. Nó phụ thuộc vào tính hợp lý, hợp lệ và phù hợp với đặc thù kinh doanh. Tuy nhiên, đối với tiệc tất niên, liên hoan thì có giới hạn cụ thể là không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm. Cơ quan thuế sẽ đánh giá tính hợp lý dựa trên quy mô, ngành nghề và tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp bạn.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn ăn uống theo thông tư 78 đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết. Nó không chỉ là thủ tục kế toán, mà là công cụ để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế. Hy vọng với những chia sẻ thực tế từ kinh nghiệm của tôi, bạn sẽ tự tin hơn trong việc quản lý và xử lý các khoản chi này. Nếu còn băn khoăn, hãy luôn nhớ nguyên tắc: “Hợp lý, hợp lệ và có chứng minh”.