Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Thông Tư 78 Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng?

Nếu bạn đang làm kế toán hay quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn cái tên "Thông tư 78" đã không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó thì không phải ai cũng làm được. Tôi còn nhớ hồi mới áp dụng, cả phòng kế toán chúng tôi như ngồi trên đống lửa, loay hoay mãi với mớ quy định mới. Thực chất, Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản chính thức hướng dẫn về hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32 và 68 trước đó. Nó ra đời để chuẩn hóa và thúc đẩy việc số hóa toàn bộ quy trình hóa đơn, từ lập, gửi, nhận đến lưu trữ.

Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Đơn giản thôi, vì nó là "luật chơi" mới mà mọi doanh nghiệp đều phải tuân theo nếu không muốn bị phạt. Từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết các doanh nghiệp. Việc xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu hóa rất nhiều công đoạn: tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ; tăng tốc độ xử lý; và minh bạch hóa mọi giao dịch. Tôi thấy nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn còn ngại thay đổi, nhưng một khi đã làm quen rồi, họ sẽ thấy tiếc vì không chuyển đổi sớm hơn.

Điều Kiện Để Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78

Không phải cứ muốn là xuất được đâu nhé. Để thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 một cách hợp pháp, doanh nghiệp bạn cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết. Đầu tiên và quan trọng nhất là phải có chữ ký số (token) do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Cái này dùng để ký điện tử lên hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và chống chối bỏ. Thứ hai, bạn cần có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. Phần mềm này có thể tự phát triển hoặc mua từ các nhà cung cấp dịch vụ được Bộ Tài chính chấp thuận.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Quy trình này giờ làm online khá nhanh trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Một điều nữa mà tôi hay thấy các bạn kế toán mắc phải: đó là phải đảm bảo có kết nối internet ổn định trong quá trình lập và ký số hóa đơn. Mất mạng giữa chừng là coi như công cốc. Và nhớ đào tạo nhân viên nữa, vì công nghệ mới mà không biết dùng thì cũng như không.

Trường Hợp Đặc Biệt: Hóa Đơn Cho Hàng Xuất Khẩu Và Khách Hàng Cá Nhân

Một số trường hợp có quy định riêng cần lưu ý kỹ. Chẳng hạn như việc xuất hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu sẽ có những yêu cầu về nội dung khác, như bắt buộc ghi bằng tiếng nước ngoài, có thông tin hợp đồng... Hay việc xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân cũng cần chú ý đến việc thu thập thông tin người mua cho đúng. Nếu bạn làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tôi khuyên nên đọc kỹ bài viết về xuất hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 để tránh những sai sót không đáng có.

Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78 Từ A-Z

Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực ra quy trình xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 khá thẳng tuột nếu bạn nắm vững các bước. Tôi sẽ kể lại quy trình chuẩn mà công ty tôi đang áp dụng, hy vọng giúp bạn hình dung rõ hơn.

1. Bước 1: Thiết lập và chuẩn bị. Đăng ký chữ ký số, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp (có thể tham khảo các giải pháp trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn), và thông báo phát hành với cơ quan thuế.
2. Bước 2: Lập hóa đơn. Nhập đầy đủ thông tin vào mẫu hóa đơn trên phần mềm: thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền... Kiểm tra kỹ trước khi ký, vì sửa sau khi ký số là rất phiền.
3. Bước 3: Ký số điện tử. Dùng chữ ký số (USB token) để ký điện tử lên hóa đơn. Hành động này xác nhận tính pháp lý và sự đồng ý của người bán.
4. Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng. Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn đã ký số đến email của người mua theo thông tin đã nhập. Bạn cũng nên lưu trữ ngay một bản vào hệ thống.
5. Bước 5: Lưu trữ và báo cáo. Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định (tối thiểu 10 năm). Đồng thời, dữ liệu hóa đơn sẽ được chuyển tự động đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.

Quan trọng là phải kiểm tra kỹ thông tin người mua, nhất là mã số thuế. Sai mã số thuế là hóa đơn đó coi như "đắp chiếu", khách hàng không thể kê khai được.

So Sánh Hóa Đơn Giấy Truyền Thống Và Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78

Nhiều người vẫn băn khoăn không biết chuyển đổi có lợi gì. Để bạn dễ hình dung, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dựa trên trải nghiệm thực tế của mình và các đối tác.

Nhìn vào bảng so sánh, rõ ràng lợi ích của hóa đơn điện tử là không thể chối cãi. Riêng khoản lưu trữ và tra cứu, tôi thấy nhẹ cả người. Trước đây, mỗi lần kiểm toán hay cần tìm lại hóa đơn cũ là một cực hình. Giờ chỉ cần vài cú click chuột trong phần mềm là xong.

Những Lỗi Thường Gặp Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử Và Cách Khắc Phục

Làm gì cũng có lần đầu, và lần đầu thì dễ mắc lỗi. Dưới đây là một số "tai nạn" tôi và đồng nghiệp hay gặp phải, hy vọng giúp bạn tránh được.

• Lỗi chữ ký số: Token hết hạn, không cắm đúng cổng USB, hoặc PIN bị khóa. Cách khắc phục: Luôn kiểm tra hạn token, cắm đúng cổng, và nhớ kỹ mật khẩu. Nên có token dự phòng.
• Lỗi thông tin người mua: Sai mã số thuế, sai tên công ty. Đây là lỗi nghiêm trọng vì khách hàng không thể kê khai thuế đầu vào được. Luôn yêu cầu khách hàng cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc xác nhận qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Lỗi về thời điểm xuất hóa đơn: Xuất hóa đơn trước hoặc sau quá xa thời điểm giao hàng, cung ứng dịch vụ. Phải xuất hóa đơn đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế theo Luật Thuế GTGT.
• Lỗi kết nối & phần mềm: Mất mạng, phần mềm treo. Luôn lưu bản nháp trước khi ký số, và chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, hỗ trợ tốt. Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn ổn định là rất quan trọng.
• Lỗi không lưu trữ đúng cách: Chỉ lưu trên máy tính cá nhân, dễ mất dữ liệu. Bắt buộc phải sao lưu định kỳ lên cloud hoặc server an toàn, đảm bảo thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Một mẹo nhỏ: Trước khi ký số hàng loạt, hãy thử ký 1-2 hóa đơn để test toàn bộ hệ thống. Tốn 5 phút nhưng có thể cứu bạn khỏi cả đống rắc rối sau này.

Giải Pháp Phần Mềm Hỗ Trợ Xuất & Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử

Yếu tố then chốt để việc xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 suôn sẻ chính là phần mềm. Thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp, từ lớn đến nhỏ. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn nên chọn phần mềm dựa trên các tiêu chí: Đã được Bộ Tài chính chấp thuận, giao diện dễ dùng, tích hợp được với phần mềm kế toán hiện có, tốc độ xử lý nhanh, và quan trọng nhất là dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7.

Một tính năng mà doanh nghiệp hiện đại rất cần, đó là khả năng tra cứu hóa đơn nhanh chóng. Không chỉ tra cứu hóa đơn mình đã xuất, mà còn có thể xác thực hóa đơn từ nhà cung cấp. Có những nền tảng chuyên về phần mềm tra cứu hóa đơn cho phép bạn nhập mã tra cứu (của hóa đơn điện tử) là biết ngay hóa đơn đó có hợp lệ, hợp pháp hay không, tránh được tình trạng mua phải hóa đơn giả, hóa đơn khống. Đây thực sự là công cụ đắc lực cho bộ phận kế toán và thanh toán.

Ngoài ra, các phần mềm tốt còn hỗ trợ xuất hóa đơn cho mọi đối tượng, từ doanh nghiệp, tổ chức đến khách hàng cá nhân không có mã số thuế, thậm chí là cho cả các giao dịch xuất khẩu phức tạp. Hãy đầu tư thời gian tìm hiểu và dùng thử trước khi quyết định.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78

Doanh nghiệp tôi rất nhỏ, có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?

Theo quy định hiện hành, kể từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh khi phát hành hóa đơn đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt được Bộ Tài chính cho phép (như ở vùng không có internet). Vì vậy, quy mô nhỏ không phải là lý do để miễn áp dụng.

Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký và con dấu của giám đốc không?

Không. Tính pháp lý của hóa đơn điện tử được đảm bảo bằng chữ ký số của doanh nghiệp (đã đăng ký với cơ quan thuế). Hóa đơn điện tử hợp lệ không cần có chữ ký tay hay con dấu đỏ truyền thống. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương.

Tôi có thể tự in hóa đơn điện tử ra giấy để giao cho khách hàng không?

Có thể, nhưng bản in ra giấy đó chỉ có giá trị lưu chuyển nội bộ hoặc tham khảo. Bản chính, có giá trị pháp lý để kê khai thuế, thanh toán, vẫn là file dữ liệu điện tử đã được ký số. Bạn nên gửi file điện tử này cho khách qua email là chính.

Làm sao để tra cứu xem một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không?

Bạn có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bằng cách nhập mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn... Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp dịch vụ cũng có công cụ tra cứu hóa đơn riêng, cho phép xác thực nhanh chỉ với mã tra cứu (mã này có trên hóa đơn điện tử hợp pháp).

Nếu xuất hóa đơn sai, tôi sửa như thế nào?

Nếu hóa đơn chưa gửi cho khách hoặc chưa ký số, bạn có thể hủy và lập lại. Nếu đã ký số và gửi đi, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định tại Thông tư 78. Tuyệt đối không được tự ý sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành.

---

Tóm lại, việc nắm vững quy trình xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp số hóa, tối ưu hóa hoạt động và cắt giảm chi phí. Ban đầu có thể hơi bỡ ngỡ, nhưng một khi đã vào guồng, bạn sẽ cảm thấy mọi thứ trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều so với cách làm cũ. Hãy bắt đầu bằng việc lựa chọn một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tin cậy và phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn. Chúc bạn thành công!