Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Theo TT78: A-Z Cho DN!

Giới thiệu: Hóa đơn hàng mẫu và Thông tư 78

Chào bạn, nếu bạn đang loay hoay với việc xuất hóa đơn hàng mẫu theo quy định mới của Thông tư 78, thì bạn không hề đơn độc đâu! Rất nhiều doanh nghiệp cũng đang gặp những thắc mắc tương tự. Thực tế, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, rồi lại còn phải xuất hóa đơn cho hàng mẫu nữa, đôi khi khiến người ta cảm thấy hơi rối rắm. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối từng bước, từ định nghĩa hóa đơn hàng mẫu là gì, đến quy trình xuất hóa đơn theo Thông tư 78 một cách chi tiết nhất. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu và đảm bảo bạn có thể thực hiện một cách suôn sẻ nhé. Hơn nữa, mình sẽ chia sẻ cả kinh nghiệm thực tế và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót nữa đó.

Hóa đơn hàng mẫu là gì? Khi nào cần xuất?

Trước khi đi sâu vào Thông tư 78, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của hóa đơn hàng mẫu. Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn hàng mẫu là hóa đơn được xuất khi doanh nghiệp bạn cung cấp sản phẩm mẫu cho khách hàng, đối tác, hoặc sử dụng nội bộ cho mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm. Thường thì, hàng mẫu này sẽ được cung cấp miễn phí hoặc với một mức giá ưu đãi đặc biệt.

Vậy, khi nào cần xuất hóa đơn hàng mẫu? Thông thường, bạn cần xuất hóa đơn khi:

• Cung cấp hàng mẫu cho khách hàng tiềm năng để đánh giá chất lượng sản phẩm.
• Sử dụng hàng mẫu trong các chương trình khuyến mãi, hội chợ, triển lãm.
• Điều chuyển hàng mẫu giữa các chi nhánh, bộ phận trong cùng một công ty.

Ví dụ, công ty bạn sản xuất mỹ phẩm và gửi tặng bộ sản phẩm dùng thử cho các beauty blogger. Lúc này, bạn cần xuất hóa đơn hàng mẫu cho bộ sản phẩm đó, dù nó được tặng miễn phí.

Thông tư 78 và những thay đổi về xuất hóa đơn hàng mẫu

Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn điện tử. Điểm khác biệt lớn nhất so với các quy định trước đây (ví dụ như Hóa Đơn Thông Tư 32: Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp!) là việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và áp dụng nhiều quy trình, biểu mẫu mới. Vậy, Thông tư 78 ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn hàng mẫu như thế nào?

Về cơ bản, các quy định về nội dung và cách ghi hóa đơn hàng mẫu vẫn tương tự như trước đây. Tuy nhiên, do hóa đơn được lập dưới dạng điện tử, bạn cần tuân thủ các quy định về định dạng, chữ ký số, và phương thức truyền nhận dữ liệu theo Thông tư 78. Điều này có nghĩa là, bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78 để thực hiện việc xuất hóa đơn hàng mẫu một cách hợp lệ.

Một điểm đáng chú ý là, theo Thông tư 78, nếu hàng mẫu được cung cấp miễn phí, bạn vẫn phải ghi rõ giá trị hàng hóa trên hóa đơn. Giá trị này thường là giá vốn hoặc giá bán niêm yết của sản phẩm. Đồng thời, bạn cần ghi rõ dòng chữ "Hàng mẫu không thu tiền" hoặc "Hàng khuyến mại không thu tiền" trên hóa đơn.

Các bước xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78 chi tiết

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, tôi sẽ trình bày chi tiết các bước xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78:

1. Bước 1: Xác định thông tin cần thiết: Bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về người mua (nếu có), thông tin về hàng mẫu (tên hàng, số lượng, đơn vị tính, giá trị), và thông tin về doanh nghiệp của bạn (tên, địa chỉ, mã số thuế).
2. Bước 2: Lập hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, bạn tiến hành lập hóa đơn với đầy đủ các thông tin đã chuẩn bị. Lưu ý, phải ghi rõ "Hàng mẫu không thu tiền" hoặc "Hàng khuyến mại không thu tiền".
3. Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn: Sau khi lập xong hóa đơn, bạn thực hiện ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Sau đó, bạn gửi hóa đơn cho người mua (nếu có) qua email hoặc các phương tiện điện tử khác.
4. Bước 4: Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử sau khi lập và ký số sẽ được lưu trữ trên hệ thống của bạn. Bạn cần đảm bảo việc lưu trữ tuân thủ các quy định về thời gian và tính bảo mật theo Thông tư 78.

Ví dụ cụ thể: Công ty A sản xuất trà thảo mộc và muốn gửi tặng các cửa hàng thực phẩm sạch mỗi nơi 10 hộp trà làm hàng mẫu. Giá niêm yết mỗi hộp là 50.000 VNĐ. Khi đó, công ty A cần xuất hóa đơn điện tử, ghi rõ 10 hộp trà thảo mộc, đơn giá 50.000 VNĐ, thành tiền 500.000 VNĐ, và ghi dòng chữ "Hàng mẫu không thu tiền" trên hóa đơn.

Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78

Để tránh những sai sót không đáng có, bạn cần lưu ý một số điểm sau khi xuất hóa đơn hàng mẫu:

• Ghi đúng giá trị hàng hóa: Dù là hàng mẫu không thu tiền, bạn vẫn phải ghi đúng giá trị trên hóa đơn. Giá trị này có thể là giá vốn, giá bán niêm yết, hoặc giá trị tương đương.
• Ghi rõ dòng chữ "Hàng mẫu không thu tiền": Việc này giúp cơ quan thuế phân biệt hóa đơn hàng mẫu với các hóa đơn bán hàng thông thường.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ: Đảm bảo phần mềm bạn sử dụng tuân thủ đầy đủ các quy định của Thông tư 78 về định dạng, chữ ký số, và truyền nhận dữ liệu.
• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Cập nhật thông tin kịp thời: Các quy định về hóa đơn điện tử có thể thay đổi theo thời gian. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

À, một kinh nghiệm nhỏ mình muốn chia sẻ là, nên tạo một mẫu hóa đơn hàng mẫu riêng trong phần mềm hóa đơn điện tử. Như vậy, mỗi khi cần xuất hóa đơn hàng mẫu, bạn chỉ cần chọn mẫu đã tạo sẵn, điền thông tin và xuất, sẽ nhanh chóng và ít sai sót hơn đó.

Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft để quản lý hóa đơn hàng mẫu

Việc quản lý hóa đơn điện tử nói chung, và hóa đơn hàng mẫu nói riêng, có thể trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng một phần mềm chuyên dụng. Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft là một lựa chọn đáng cân nhắc. Không chỉ giúp bạn lập, ký số, và gửi hóa đơn một cách nhanh chóng, Huvisoft còn cung cấp các tính năng quản lý, lưu trữ, và tra cứu hóa đơn hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn hàng mẫu theo ngày, theo khách hàng, hoặc theo sản phẩm.

Ngoài ra, Huvisoft còn hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác, giúp bạn dễ dàng đối chiếu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Thêm vào đó, bạn có thể tìm hiểu về mã nhận hóa đơn để đảm bảo việc quản lý và tra cứu hóa đơn trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.

Với Huvisoft, việc quản lý hóa đơn hàng mẫu sẽ không còn là nỗi lo của bạn nữa!

FAQ: Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78

Để giải đáp nhanh chóng những thắc mắc thường gặp, mình đã tổng hợp một số câu hỏi và câu trả lời về việc xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78:

Câu hỏi 1: Hàng mẫu không thu tiền có cần xuất hóa đơn không?

Trả lời: Có, theo Thông tư 78, hàng mẫu không thu tiền vẫn phải xuất hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 2: Trên hóa đơn hàng mẫu cần ghi những gì?

Trả lời: Cần ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị hàng hóa, và dòng chữ "Hàng mẫu không thu tiền" hoặc "Hàng khuyến mại không thu tiền".

Câu hỏi 3: Có thể sử dụng hóa đơn giấy để xuất cho hàng mẫu không?

Trả lời: Không, theo Thông tư 78, hóa đơn phải được lập dưới dạng điện tử.

Câu hỏi 4: Lưu trữ hóa đơn hàng mẫu điện tử như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống của bạn theo đúng quy định về thời gian và tính bảo mật của Thông tư 78. Bạn có thể tham khảo thêm các quy định của cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ.

Kết luận

Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết và kinh nghiệm thực tế mà mình chia sẻ, bạn đã nắm vững quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu theo Thông tư 78. Đừng quên, việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp bạn tránh được những rắc rối pháp lý, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé! Chúc bạn thành công!