Giới thiệu: Định khoản kế toán là gì và tại sao lại quan trọng?

Định khoản kế toán… nghe có vẻ 'hack não' với nhiều người mới bắt đầu làm quen với kế toán, đúng không? Nhưng thực ra, nó chỉ đơn giản là việc xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào, và ảnh hưởng theo chiều hướng tăng hay giảm. Nói nôm na, nó giống như việc bạn 'ghi sổ' những thay đổi trong 'túi tiền' của doanh nghiệp vậy. Sao kê chi tiêu cá nhân thế nào, thì định khoản kế toán cũng tương tự, nhưng phức tạp và chuyên nghiệp hơn nhiều.

Vậy tại sao lại cần phải định khoản kế toán? À, thì thế này, nếu không định khoản, làm sao mà chúng ta có thể biết được doanh nghiệp đang 'khỏe' hay 'ốm', đang 'lãi' hay 'lỗ'? Định khoản kế toán là nền tảng để lập các báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách chính xác. Nó cũng là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Bạn hình dung xem, nếu không có định khoản, mọi thứ sẽ rối tung cả lên, như một mớ bòng bong vậy đó!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những kiến thức cơ bản nhất về cách định khoản kế toán cơ bản. Tôi sẽ cố gắng trình bày một cách dễ hiểu nhất, kèm theo những ví dụ minh họa cụ thể, để bạn có thể nắm vững kiến thức này và tự tin áp dụng vào công việc thực tế.

Hiểu rõ về các tài khoản kế toán cơ bản

Để có thể định khoản kế toán một cách chính xác, bạn cần phải hiểu rõ về các loại tài khoản kế toán. Về cơ bản, các tài khoản kế toán được chia thành 5 nhóm chính:

• Tài sản: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định (nhà cửa, máy móc, thiết bị),…
• Nợ phải trả: Bao gồm các khoản vay ngân hàng, các khoản phải trả cho người bán, thuế phải nộp,…
• Vốn chủ sở hữu: Bao gồm vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận giữ lại,…
• Doanh thu: Bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ,…
• Chi phí: Bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,…

Mỗi tài khoản kế toán sẽ có một số hiệu riêng, được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Việc nắm vững số hiệu và tên gọi của các tài khoản sẽ giúp bạn định khoản một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Tôi hay đùa với mấy bạn kế toán mới vào nghề là, học thuộc cái này còn quan trọng hơn học thuộc tên người yêu ấy chứ!

Bạn có thể tham khảo thêm Cách Lập Định Khoản Kế Toán Chuẩn A-Z [2024] để hiểu rõ hơn về cách sử dụng các tài khoản kế toán trong thực tế.

Nguyên tắc định khoản kế toán 'nằm lòng' cho người mới bắt đầu

Định khoản kế toán không phải là một môn khoa học 'tên lửa', nhưng nó đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ theo các nguyên tắc nhất định. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng mà bạn cần 'khắc cốt ghi tâm':

• Nguyên tắc kép: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi nhận ít nhất vào hai tài khoản, một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có. Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.
• Nguyên tắc nhất quán: Doanh nghiệp phải áp dụng nhất quán các phương pháp kế toán trong suốt kỳ kế toán. Nếu có sự thay đổi, phải giải trình rõ ràng trong thuyết minh báo cáo tài chính.
• Nguyên tắc thận trọng: Phải thận trọng trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí. Không được ghi nhận doanh thu khi chưa chắc chắn thu được tiền, và phải ghi nhận chi phí khi có khả năng phát sinh.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là giá mua thực tế. Không được ghi nhận theo giá thị trường.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến các quy định cụ thể của pháp luật về kế toán, ví dụ như chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Cái này thì hơi 'khô khan' một chút, nhưng nếu muốn làm kế toán giỏi thì không thể bỏ qua đâu nha.

Một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng là hạch toán công nợ phải trả. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo Cách Hạch Toán Tài Khoản 331 Chi Tiết Nhất 2024 để biết cách hạch toán tài khoản 331 (phải trả cho người bán) một cách chi tiết nhất.

Ví dụ minh họa cách định khoản kế toán cơ bản nhất

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách định khoản kế toán cơ bản, chúng ta sẽ cùng xem xét một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A mua một lô hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.

Trong trường hợp này, chúng ta sẽ định khoản như sau:

• Nợ TK 156 (Hàng hóa): 100 triệu đồng
• Có TK 111 (Tiền mặt): 100 triệu đồng

Giải thích: Khi mua hàng hóa, tài sản của doanh nghiệp (hàng hóa) tăng lên, do đó ghi Nợ tài khoản hàng hóa. Đồng thời, tài sản của doanh nghiệp (tiền mặt) giảm xuống, do đó ghi Có tài khoản tiền mặt.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp B bán một lô hàng hóa trị giá 200 triệu đồng, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.

Trong trường hợp này, chúng ta sẽ định khoản như sau:

• Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 200 triệu đồng
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 200 triệu đồng

Giải thích: Khi bán hàng hóa, tài sản của doanh nghiệp (tiền gửi ngân hàng) tăng lên, do đó ghi Nợ tài khoản tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, doanh thu của doanh nghiệp tăng lên, do đó ghi Có tài khoản doanh thu bán hàng.

Ví dụ 3: Doanh nghiệp C trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, tổng số tiền là 50 triệu đồng.

Trong trường hợp này, chúng ta sẽ định khoản như sau:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 50 triệu đồng
• Có TK 111 (Tiền mặt): 50 triệu đồng

Giải thích: Khi trả lương cho nhân viên, chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do đó ghi Nợ tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, tài sản của doanh nghiệp (tiền mặt) giảm xuống, do đó ghi Có tài khoản tiền mặt.

Bạn thấy đấy, cách định khoản kế toán cơ bản không hề phức tạp như bạn nghĩ, phải không? Chỉ cần nắm vững các nguyên tắc và hiểu rõ về các tài khoản kế toán, bạn hoàn toàn có thể tự tin định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp của mình.

Mẹo định khoản kế toán giúp bạn tránh 'mắc cạn'

Trong quá trình định khoản kế toán, sẽ có những lúc bạn cảm thấy 'bí' và không biết nên ghi Nợ tài khoản nào, ghi Có tài khoản nào. Đừng lo lắng, đây là chuyện 'thường ngày ở huyện' đối với những người mới bắt đầu. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ mà tôi thường áp dụng để 'gỡ rối' trong những tình huống như vậy:

• Luôn đặt câu hỏi: Nghiệp vụ này ảnh hưởng đến những tài khoản nào? Tài khoản nào tăng lên, tài khoản nào giảm xuống?
• Vẽ sơ đồ chữ T: Vẽ một sơ đồ chữ T, một bên ghi Nợ, một bên ghi Có. Liệt kê tất cả các tài khoản có liên quan và xem xét xem tài khoản nào nên ghi Nợ, tài khoản nào nên ghi Có.
• Tham khảo ý kiến đồng nghiệp: Đừng ngại hỏi ý kiến của những người có kinh nghiệm hơn. Thậm chí, việc thảo luận với đồng nghiệp cũng có thể giúp bạn nhìn ra những khía cạnh mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán sẽ giúp bạn định khoản một cách tự động và chính xác hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải hiểu rõ về nguyên tắc định khoản để có thể kiểm tra lại kết quả do phần mềm đưa ra.

À, mà nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách hạch toán tài khoản một cách chuẩn chỉnh và dễ hiểu, thì có thể tham khảo bài viết này: Cách Hạch Toán Tài Khoản: Chuẩn, Chi Tiết, Dễ Hiểu!. Đọc xong đảm bảo 'lên trình' ngay!

Sử dụng phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán như thế nào?

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán không chỉ giúp bạn định khoản một cách nhanh chóng và chính xác hơn, mà còn giúp bạn quản lý dữ liệu kế toán một cách hiệu quả, lập các báo cáo tài chính một cách tự động, và tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, với các tính năng và mức giá khác nhau. Bạn cần phải lựa chọn một phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mình. Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay bao gồm MISA SME.NET, BRAVO, FAST,…

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải xử lý hóa đơn điện tử, thì việc sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng là một giải pháp rất hữu ích. Phần mềm này sẽ giúp bạn tra cứu, tải hóa đơn một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức. Tính năng này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến.

Dưới đây là bảng so sánh một số tính năng của phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn để bạn dễ hình dung:

FAQ - Các câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách định khoản kế toán cơ bản:

1. Câu hỏi: Tôi là người mới bắt đầu học kế toán, tôi nên bắt đầu từ đâu?Trả lời: Bạn nên bắt đầu bằng việc tìm hiểu về các khái niệm cơ bản về kế toán, các loại tài khoản kế toán, và các nguyên tắc định khoản kế toán. Sau đó, bạn có thể thực hành định khoản các nghiệp vụ kinh tế đơn giản, và dần dần nâng cao trình độ của mình.
2. Câu hỏi: Làm thế nào để phân biệt được tài khoản Nợ và tài khoản Có?Trả lời: Có nhiều cách để phân biệt tài khoản Nợ và tài khoản Có. Một cách đơn giản là bạn hãy nhớ rằng, tài sản và chi phí thường có số dư Nợ, trong khi nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu thường có số dư Có.
3. Câu hỏi: Tôi có thể tìm hiểu thêm về cách định khoản kế toán cơ bản ở đâu?Trả lời: Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách định khoản kế toán cơ bản trên internet, trong sách giáo trình kế toán, hoặc tham gia các khóa học kế toán ngắn hạn.

Kết luận: Tóm tắt và lời khuyên

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá những kiến thức cơ bản nhất về cách định khoản kế toán cơ bản. Hy vọng rằng, bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản kế toán, và có thể tự tin áp dụng vào công việc thực tế. Thực tế, làm kế toán không quá khó như nhiều người nghĩ, quan trọng là bạn phải có đam mê và chịu khó học hỏi.

Để trở thành một kế toán giỏi, bạn cần phải không ngừng học hỏi và cập nhật kiến thức mới. Thị trường luôn thay đổi, các quy định của pháp luật về kế toán cũng thường xuyên được sửa đổi và bổ sung. Vì vậy, bạn cần phải luôn chủ động tìm hiểu và cập nhật thông tin mới nhất để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp kế toán của mình!