Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại: "Đau Đầu" Nhưng Cực Kỳ Quan Trọng!

Hàng bị trả lại... Nghe thôi đã thấy "oải" rồi, đúng không? Nào là thủ tục, nào là giấy tờ, rồi còn hạch toán nữa chứ! Nhưng bạn biết đấy, trong kinh doanh, chẳng ai tránh được những tình huống này cả. Việc hiểu rõ và hạch toán hàng bị trả lại một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn phản ánh trung thực tình hình tài chính. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm "xương máu" của mình về vấn đề này, từ lý thuyết đến thực tế, đảm bảo bạn sẽ nắm vững kiến thức và tự tin xử lý mọi tình huống.

1. Hàng Bị Trả Lại Là Gì?

Định nghĩa đơn giản nhất, hàng bị trả lại là hàng hóa mà người mua trả lại cho người bán sau khi đã mua (hoặc nhận) vì một lý do nào đó. Cái này thì ai làm kinh doanh chắc chắn đã từng gặp rồi, không ít thì nhiều. Có khi chỉ là khách hàng "hờn dỗi" không thích nữa, có khi lại do lỗi từ nhà sản xuất.

2. Các Nguyên Nhân Phổ Biến Dẫn Đến Hàng Bị Trả Lại

Nguyên nhân thì "muôn hình vạn trạng" luôn. Nhưng gom lại thì thường gặp nhất là:

• Lỗi sản phẩm: Hàng bị lỗi kỹ thuật, không đúng chất lượng như cam kết. Cái này thì "toang" rồi, uy tín đi xuống là cái chắc.
• Không đúng mô tả: Hàng không giống hình ảnh, thông tin trên website/catalogue. Cái này hay gặp khi bán online lắm, phải chú ý nha.
• Hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển: Cái này thì lỗi do bên vận chuyển, nhưng mình cũng phải chịu trách nhiệm một phần.
• Khách hàng đổi ý: Cái này thì "trời kêu ai nấy dạ" thôi, chấp nhận vậy.
• Giao sai hàng: "Nhầm một ly, đi một dặm", giao sai hàng là coi như "công cốc".

3. Quy Định Pháp Luật Về Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại

Cái này quan trọng nè, phải nắm chắc để khỏi bị "sờ gáy".

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó có quy định về hạch toán hàng bị trả lại.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng có quy định tương tự. Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng các tài khoản kế toán theo thông tư này, bạn có thể tham khảo bài viết Tất Tần Tật Tài Khoản Kế Toán Theo TT 133!.
• Luật Thuế Giá trị gia tăng: Quy định về việc điều chỉnh thuế GTGT khi có hàng bị trả lại.

Nói chung là phải theo luật mà làm, không "lách" được đâu nha.

4. Sử Dụng Tài Khoản Kế Toán Nào?

Khi hạch toán hàng bị trả lại, chúng ta thường sử dụng các tài khoản sau:

• Tài khoản 5213 - Giảm trừ doanh thu: Phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại trong kỳ.
• Tài khoản 156 - Hàng hóa: Phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho do bị trả lại.
• Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Điều chỉnh số tiền phải thu khi khách hàng trả lại hàng.
• Tài khoản 331 - Phải trả người bán: Điều chỉnh số tiền phải trả khi trả lại hàng cho nhà cung cấp.
• Tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp: Điều chỉnh thuế GTGT đầu ra (nếu có).

Việc sử dụng tài khoản nào còn tùy thuộc vào việc bạn là bên bán hay bên mua, và tình huống cụ thể là gì. Nếu bạn chưa rõ về hệ thống tài khoản, có thể tham khảo thêm bài viết TK Theo TT 200: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất 2024 để nắm vững hơn nhé.

5. Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại Khi Bán Hàng

Đây là phần "xương sống" của bài viết đây. Cùng đi vào chi tiết nhé:

a) Khi nhận lại hàng:

• Nợ TK 156 - Hàng hóa (giá trị hàng nhập kho)
• Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
• Có TK 5213 - Giảm trừ doanh thu (tổng giá trị hàng trả lại)

b) Điều chỉnh công nợ phải thu:

• Nợ TK 5213 - Giảm trừ doanh thu
• Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Ví dụ: Công ty A bán cho khách hàng B lô hàng trị giá 100 triệu đồng (chưa VAT 10%). Khách hàng B trả lại lô hàng do lỗi kỹ thuật. Hạch toán như sau:

a) Khi nhận lại hàng:

• Nợ TK 156: 100.000.000 VNĐ
• Nợ TK 3331: 10.000.000 VNĐ
• Có TK 5213: 110.000.000 VNĐ

b) Điều chỉnh công nợ phải thu:

• Nợ TK 5213: 110.000.000 VNĐ
• Có TK 131: 110.000.000 VNĐ

6. Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại Khi Mua Hàng

Tương tự như trên, nhưng ngược lại thôi. Cụ thể:

a) Khi trả lại hàng:

• Nợ TK 331 - Phải trả người bán
• Có TK 156 - Hàng hóa (giá trị hàng xuất kho)
• Có TK 3331 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

b) Điều chỉnh công nợ phải trả:

• Nợ TK 331 - Phải trả người bán
• Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (nếu được trả lại tiền)

Ví dụ: Công ty A mua lô hàng từ nhà cung cấp C trị giá 80 triệu đồng (chưa VAT 10%). Công ty A trả lại lô hàng do không đúng chất lượng. Hạch toán như sau:

a) Khi trả lại hàng:

• Nợ TK 331: 88.000.000 VNĐ
• Có TK 156: 80.000.000 VNĐ
• Có TK 3331: 8.000.000 VNĐ

b) Điều chỉnh công nợ phải trả:

• Nợ TK 331: 88.000.000 VNĐ
• Có TK 131: 88.000.000 VNĐ (nếu được nhà cung cấp trả lại tiền)

7. Xử Lý Hóa Đơn Trong Trường Hợp Hàng Bị Trả Lại

Hóa đơn là "tấm vé" để chứng minh giao dịch. Vậy khi có hàng trả lại thì xử lý thế nào?

• Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế) để điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT.
• Bên mua: Phải trả lại hóa đơn gốc cho bên bán (nếu chưa kê khai thuế) hoặc lập biên bản điều chỉnh (nếu đã kê khai thuế).

Thủ tục này hơi "lằng nhằng" một chút, nhưng phải làm đúng để đảm bảo tính pháp lý.

8. Ví Dụ Minh Họa Cụ Thể Về Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại

Để các bạn dễ hình dung hơn, tôi sẽ đưa ra một ví dụ tổng quát:

Công ty X bán 100 sản phẩm A cho khách hàng Y với giá 500.000 VNĐ/sản phẩm (chưa VAT 10%). Khách hàng Y trả lại 20 sản phẩm do lỗi. Công ty X đã nhận lại hàng và xuất hóa đơn điều chỉnh.

Hạch toán tại công ty X:

a) Khi nhận lại hàng:

• Nợ TK 156: 10.000.000 VNĐ (20 sản phẩm * 500.000 VNĐ)
• Nợ TK 3331: 1.000.000 VNĐ (10% VAT)
• Có TK 5213: 11.000.000 VNĐ

b) Điều chỉnh công nợ phải thu:

• Nợ TK 5213: 11.000.000 VNĐ
• Có TK 131: 11.000.000 VNĐ

9. Lưu Ý Quan Trọng Khi Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại

Một vài "tip" nhỏ nhưng có võ nè:

• Lập biên bản rõ ràng: Ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Hóa đơn, biên bản, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...
• Theo dõi chặt chẽ: Đảm bảo việc hạch toán được thực hiện kịp thời và chính xác.
• Cập nhật quy định mới: Pháp luật luôn thay đổi, phải cập nhật thường xuyên để không bị "lạc hậu".

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về cách hạch toán doanh thu nói chung qua bài viết Hạch Toán Doanh Thu: A-Z Cho Doanh Nghiệp Mới! để hiểu rõ hơn về mối liên hệ giữa hai nghiệp vụ này.

10. Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn Hỗ Trợ Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại Như Thế Nào?

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm kế toán là điều tất yếu. Đặc biệt, các phần mềm thuộc danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn còn giúp ích rất nhiều trong việc hạch toán hàng bị trả lại:

• Tự động hóa: Tự động hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng bị trả lại.
• Quản lý hóa đơn: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học, giúp việc tra cứu và đối chiếu trở nên dễ dàng.
• Báo cáo chính xác: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hàng bị trả lại, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời.
• Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu thời gian và công sức cho kế toán viên.

Với sự hỗ trợ của phần mềm, việc hạch toán hàng bị trả lại trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

11. FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp Về Hạch Toán Hàng Bị Trả Lại

Câu hỏi 1: Hàng bị trả lại có phải xuất hóa đơn không?

Trả lời: Có, bên bán phải xuất hóa đơn điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế) để điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT.

Câu hỏi 2: Hạch toán hàng bị trả lại có ảnh hưởng đến thuế TNDN không?

Trả lời: Có, việc giảm trừ doanh thu do hàng bị trả lại sẽ làm giảm lợi nhuận chịu thuế TNDN.

Câu hỏi 3: Có thể hạch toán hàng bị trả lại vào chi phí được trừ không?

Trả lời: Không, hàng bị trả lại được hạch toán vào giảm trừ doanh thu, không phải chi phí.

12. Bảng So Sánh: Hạch Toán Theo Thông Tư 200 và 133

12. Kết Luận

Hạch toán hàng bị trả lại là một nghiệp vụ phức tạp nhưng không thể thiếu trong kế toán doanh nghiệp. Việc nắm vững kiến thức và quy trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, phản ánh trung thực tình hình tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết về vấn đề này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi nhé!