Hạch Toán TK 335: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cho Kế Toán Doanh Nghiệp

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã không ít lần thấy cái tài khoản 335 này xuất hiện trong sổ sách. Nó cứ lởn vởn ở đó, lúc thì ghi nợ, lúc thì ghi có, đôi khi làm mình bối rối không biết xử lý sao cho chuẩn. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, mỗi lần hạch toán tk 335 là lại phải lật sách giáo khoa ra xem lại, sợ sai một li đi một dặm. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật những gì tôi biết về tài khoản này, từ khái niệm cơ bản đến những tình huống phức tạp, hy vọng giúp bạn tự tin hơn khi làm việc.

TK 335 là gì? Bản chất và ý nghĩa trong kế toán

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, TK 335 có tên đầy đủ là "Chi phí phải trả". Nghe cái tên thôi là đã thấy nó khác với các khoản phải trả thông thường rồi. Nó không phải là một khoản nợ chắc chắn phát sinh với số tiền xác định. Thay vào đó, đây là những khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa có đủ hóa đơn, chứng từ, hoặc chưa đến kỳ thanh toán, nên doanh nghiệp phải ghi nhận trước vào chi phí. Nói nôm na cho dễ hiểu, đây là việc "trích trước" chi phí để phản ánh đúng bản chất hoạt động kinh doanh trong kỳ, đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

Ví dụ điển hình nhất mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp là tiền lương phải trả cho tháng cuối năm. Giả sử kỳ kế toán kết thúc vào ngày 31/12, nhưng tiền lương tháng 12 thường được trả vào đầu tháng 1 năm sau. Nếu không trích trước chi phí lương này, báo cáo tài chính năm sẽ không phản ánh đủ chi phí thực tế phát sinh, dẫn đến lợi nhuận bị đẩy lên cao một cách ảo. Việc hạch toán tk 335 lúc này giúp báo cáo tài chính trung thực và hợp lý hơn. Tôi thấy nhiều anh chị em kế toán mới hay nhầm lẫn nó với các khoản phải trả người bán (TK 331) hay phải trả người lao động (TK 334). Sự khác biệt nằm ở chỗ "tính chắc chắn". TK 335 là ước tính, còn các tài khoản kia thường đã xác định rõ số tiền và đối tượng.

Nguyên tắc hạch toán TK 335 cơ bản bạn phải nắm

Để hạch toán tk 335 cho đúng, bạn cần thuộc lòng mấy nguyên tắc sau, nếu không rất dễ bị sai sót, ảnh hưởng đến số liệu cuối kỳ.

• Nguyên tắc phù hợp: Chỉ trích trước vào TK 335 những chi phí thực sự liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán hiện tại, mặc dù chưa thanh toán. Không được dùng nó như một công cụ để điều chỉnh lợi nhuận.
• Nguyên tắc chắc chắn: Khoản chi phí phải trả phải được ước tính một cách hợp lý và có căn cứ. Bạn không thể tự ý đưa ra một con số vô căn cứ. Phải dựa trên hợp đồng, định mức, kinh nghiệm năm trước hoặc các bằng chứng khác.
• Nguyên tắc hoàn nhập: Đây là điểm then chốt. Sang kỳ sau, khi chi phí thực tế phát sinh (có hóa đơn, chứng từ), bạn phải hoàn nhập khoản đã trích trước. Số chênh lệch (nếu có) sẽ được hạch toán bổ sung hoặc điều chỉnh giảm chi phí của kỳ đó. Nhiều người quên bước hoàn nhập này, dẫn đến chi phí bị tính trùng lặp.

Kết cấu của TK 335 cũng khá đặc biệt. Bên Nợ phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh hoặc số hoàn nhập (nếu ước tính thấp hơn thực tế). Bên Có phản ánh số trích trước chi phí vào báo cáo kỳ này. Số dư bên Có chính là số chi phí đã trích trước nhưng chưa phát sinh thực tế. Bạn có thể tham khảo thêm về cách hạch toán các khoản trích trước khác như chi phí trả trước dài hạn tại bài viết về hạch toán TK 242 để thấy sự khác biệt rõ ràng.

Hạch toán TK 335 trong các trường hợp cụ thể (có ví dụ)

Lý thuyết là vậy, nhưng áp dụng vào thực tế mới là điều quan trọng. Dưới đây là một vài tình huống mà tôi hay gặp nhất.

1. Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Doanh nghiệp bạn có kế hoạch sửa chữa lớn một dây chuyền máy móc vào quý I năm sau, với dự toán chi phí là 120 triệu đồng. Công việc sửa chữa này phục vụ cho hoạt động sản xuất cả năm. Cuối năm nay (31/12), bạn cần trích trước 1/4 chi phí (30 triệu) vào chi phí sản xuất chung của năm hiện tại.
Định khoản:
Nợ TK 627, 641, 642 (tùy bộ phận sử dụng): 30.000.000
Có TK 335: 30.000.000
Sang quý I năm sau, khi hợp đồng sửa chữa ký kết và công việc hoàn thành, hóa đơn giá trị 125 triệu đồng được gửi đến. Lúc này, bạn cần hoàn nhập khoản đã trích và ghi nhận chi phí thực tế.
Định khoản:
Nợ TK 335: 30.000.000 (hoàn nhập)
Nợ TK 627, 641, 642: 95.000.000 (phần chênh lệch còn lại)
Có TK 331, 111, 112...: 125.000.000

2. Trích trước tiền lương và phụ cấp phải trả

Đây là nghiệp vụ phổ biến nhất. Cuối tháng 12, tính ra tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho CBCNV là 500 triệu, nhưng sẽ thanh toán vào ngày 5/1 năm sau.
Định khoản ngày 31/12:
Nợ TK 622, 627, 641, 642: 500.000.000
Có TK 335: 500.000.000
Đến ngày 5/1, khi thực hiện thanh toán, bạn không ghi vào TK 334 ngay mà phải hoàn nhập TK 335 trước:
Nợ TK 335: 500.000.000
Có TK 334: 500.000.000
Sau đó, bạn mới định khoản thanh toán từ TK 334 như bình thường. Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ lương, bạn có thể xem bài hạch toán tiền lương theo Thông tư 133.

3. Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm

Công ty bạn bán máy tính với chính sách bảo hành 2 năm. Dựa trên kinh nghiệm và tỷ lệ lỗi ước tính, bạn trích trước 2% giá trị doanh thu bán hàng trong kỳ vào chi phí bảo hành. Khi có phát sinh sửa chữa bảo hành thực tế, bạn sẽ sử dụng khoản đã trích này để thanh toán.

Phân biệt TK 335 với các tài khoản dự phòng khác

Nhiều người hay lẫn lộn giữa TK 335 (Chi phí phải trả) với các tài khoản dự phòng như TK 229 (Dự phòng tổn thất tài sản) hay TK 352 (Dự phòng phải trả). Thực chất, chúng khác nhau về bản chất và mục đích sử dụng. Tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây để bạn dễ hình dung.

Nhìn chung, TK 335 thiên về ghi nhận chi phí thực tế hơn là dự phòng cho rủi ro. Còn việc theo dõi các khoản phải thu, phải trả chi tiết thì lại liên quan đến hạch toán TK 131 và các tài khoản công nợ khác.

Những sai sót thường gặp khi hạch toán và cách khắc phục

Làm kế toán, sai sót là điều khó tránh khỏi, nhất là với những tài khoản "khó nhằn" như TK 335. Dưới đây là một số lỗi tôi thấy đồng nghiệp hay mắc phải:

• Không hoàn nhập hoặc hoàn nhập sai: Đây là lỗi kinh điển. Trích trước xong rồi để đấy, quên mất. Đến khi chi phí thực tế phát sinh, lại ghi thẳng vào chi phí, dẫn đến chi phí bị tính hai lần. Cách khắc phục: Lập một bảng theo dõi chi tiết các khoản đã trích trước theo từng nội dung, thời hạn hoàn nhập. Sử dụng nhắc việc trên phần mềm kế toán hoặc lịch làm việc.
• Trích trước không có căn cứ: Dùng TK 335 như một công cụ để "làm đẹp" hoặc "làm xấu" báo cáo tài chính bằng cách trích trước các khoản không có cơ sở. Việc này vi phạm nguyên tắc kế toán và có thể bị kiểm toán phát hiện, xử phạt. Luôn yêu cầu có văn bản dự toán, kế hoạch, hợp đồng hoặc quyết định của lãnh đạo trước khi trích.
• Nhầm lẫn với TK 331, 334: Khi đã có hóa đơn đầy đủ và xác định rõ số tiền phải trả cho nhà cung cấp hoặc người lao động, phải ghi nhận vào TK 331 hoặc 334, không được ghi vào TK 335 nữa.

Một mẹo nhỏ của tôi là cuối mỗi niên độ kế toán, nên rà soát lại toàn bộ số dư TK 335. Nếu có khoản nào đã quá hạn hoàn nhập (ví dụ: trích trước cho sửa chữa năm ngoái nhưng đến nay vẫn chưa làm) thì cần xem xét lại tính hợp lý, có thể phải hoàn nhập toàn bộ và điều chỉnh lại lợi nhuận giữ lại.

Mối liên hệ với phần mềm tra cứu hóa đơn và công tác kế toán

Bạn có bao giờ thắc mắc, việc hạch toán tk 335 liên quan gì đến phần mềm tra cứu hóa đơn không? Nghe thì có vẻ xa, nhưng thực ra lại rất gần. Phần lớn các khoản chi phí phải trả cuối cùng đều cần hóa đơn, chứng từ để hoàn tất việc ghi nhận và thanh toán.

Giả sử bạn trích trước chi phí thuê văn phòng quý I năm sau. Đến khi nhận được hóa đơn tiền thuê từ chủ nhà, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đó. Lúc này, một công cụ tra cứu hóa đơn nhanh chóng sẽ giúp bạn xác minh hóa đơn điện tử có thật hay không, trạng thái sử dụng ra sao, tránh rủi về hóa đơn giả mạo. Việc này đảm bảo căn cứ để hoàn nhập TK 335 và ghi nhận chi phí thực tế là chính xác. Hơn nữa, khi sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, bạn có thể quản lý luồng chứng từ từ khi trích trước đến khi hoàn nhập một cách hệ thống, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc kế toán. Nói chung, trong thời đại số hóa, việc am hiểu nghiệp vụ và biết tận dụng công nghệ như phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn làm chủ công việc kế toán phức tạp.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán TK 335

Hỏi: Khi nào thì nên sử dụng TK 335 thay vì chờ có hóa đơn rồi mới ghi nhận chi phí?
Đáp: Bạn nên sử dụng TK 335 khi chi phí đó thực sự đã phát sinh và liên quan đến kỳ kế toán hiện tại, nhưng việc thanh toán hoặc nhận được hóa đơn chắc chắn sẽ xảy ra ở kỳ sau. Mục đích là để báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của kỳ đó. Nếu việc nhận hóa đơn chỉ chậm vài ngày đầu kỳ sau và không ảnh hưởng lớn đến số liệu, có thể cân nhắc.

Hỏi: Số tiền trích trước ước tính thấp/hơn so với thực tế thì xử lý thế nào?
Đáp: Đây là chuyện bình thường. Khi hoàn nhập, nếu số thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích, phần chênh lệch được ghi bổ sung vào chi phí của kỳ phát sinh (kỳ hoàn nhập). Nếu số thực tế nhỏ hơn, phần chênh lệch được ghi giảm chi phí của kỳ hoàn nhập. Quan trọng là phải có căn cứ giải trình cho sự chênh lệch này.

Hỏi: TK 335 có được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không?
Đáp: Có. Khoản trích trước vào TK 335 đã được ghi nhận vào chi phí (Nợ các TK 622, 627, 641, 642, ...) ngay trong kỳ trích. Do đó, nó đã làm giảm lợi nhuận kế toán của kỳ đó. Trên Bảng cân đối kế toán, số dư Có TK 335 được trình bày trong mục "Nợ ngắn hạn" hoặc "Nợ dài hạn" (nếu thời hạn trên 12 tháng).

Hỏi: Có bắt buộc phải trích trước chi phí lương cuối kỳ không?
Đáp: Về nguyên tắc kế toán, để tuân thủ nguyên tắc phù hợp, việc trích trước là cần thiết. Trong thực tế, nếu doanh nghiệp nhỏ, việc thanh toán lương chỉ chậm vài ngày đầu tháng sau và không gây sai lệch trọng yếu, một số nơi có thể không trích. Tuy nhiên, với doanh nghiệp lớn hoặc khi lập BCTC cuối năm, việc trích trước là bắt buộc để báo cáo được trung thực. Bạn có thể tham khảo thêm các quy định chi tiết trên website của Bộ Tài chính (mof.gov.vn) hoặc các tài liệu hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Tóm lại, hạch toán tk 335 không quá phức tạp nếu bạn nắm vững bản chất "trích trước và hoàn nhập" của nó. Nó là một công cụ quan trọng giúp kế toán phản ánh trung thực hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của tôi có thể giúp ích cho bạn. Nếu còn thắc mắc gì, đừng ngại tìm hiểu thêm qua các tài liệu chuyên ngành hoặc trao đổi với đồng nghiệp có kinh nghiệm nhé.