Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư Mới Nhất [2024]

Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư Mới Nhất: Tất Tần Tật Doanh Nghiệp Cần Biết

Chào bạn, nếu bạn đang đau đầu với đống giấy tờ hóa đơn và muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất thì bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy! Mình hiểu mà, cái vụ hóa đơn này nó cứ rối như tơ vò ấy, thay đổi liên tục. Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối, từ A đến Z về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, đảm bảo đọc xong là áp dụng được ngay.

Nói thật, trước đây khi công ty mình mới chuyển đổi, mình cũng hoang mang lắm. Nhưng sau khi tìm hiểu kỹ càng và áp dụng, mình thấy hóa đơn điện tử tiện lợi hơn hẳn. Vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại còn bảo vệ môi trường nữa chứ!

Hóa đơn điện tử là gì?

Đơn giản, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn được tạo lập, lập, xử lý trên hệ thống điện tử. Nó có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Bạn có thể hiểu nó giống như một file PDF có chữ ký số vậy.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu, được khuyến khích bởi nhà nước và được các doanh nghiệp hưởng ứng nhiệt tình. Vả lại, dùng hóa đơn điện tử cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và bắt kịp thời đại của doanh nghiệp, đúng không bạn?

Hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất

Hiện nay, thông tư quan trọng nhất mà bạn cần nắm vững chính là Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Thông tư này quy định chi tiết về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây được xem như một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý hóa đơn, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.

Thông tư 78 có nhiều điểm mới so với các quy định trước đây, ví dụ như:

• Sử dụng mã xác thực của cơ quan thuế: Hầu hết các hóa đơn điện tử đều phải có mã xác thực do cơ quan thuế cấp.
• Áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Cho phép các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng sử dụng loại hóa đơn này.
• Quy định rõ ràng về việc xử lý sai sót hóa đơn: Giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng và đúng quy trình khi có sai sót xảy ra.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm các văn bản pháp luật liên quan khác như Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để có cái nhìn tổng quan nhất về hóa đơn điện tử. Nhưng nói chung, cứ nắm chắc Thông tư 78 là bạn đã đi được một nửa chặng đường rồi.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đều thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử. Trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép sử dụng hóa đơn giấy, còn lại đều phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Thậm chí, ngay cả các hộ kinh doanh nhỏ lẻ ở chợ cũng đang dần chuyển sang hình thức này.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về việc mình có thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không, tốt nhất là nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế địa phương để được tư vấn cụ thể. Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin trên trang web của Tổng cục Thuế, ở đó có đầy đủ các văn bản hướng dẫn và giải đáp thắc mắc.

Nội dung hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Phải tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin này phải chính xác tuyệt đối.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có): Nếu người mua là cá nhân thì không bắt buộc phải có mã số thuế.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: Phải mô tả chi tiết hàng hóa, dịch vụ được bán.
• Tổng số tiền thanh toán, thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT: Các thông tin này phải được tính toán chính xác.
• Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có): Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế (nếu có): Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn: Phải được ghi rõ ràng, chính xác.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng. Một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra rắc rối lớn đấy. Nếu phát hiện sai sót, bạn cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Một trong những ưu điểm lớn nhất của hóa đơn điện tử là khả năng lưu trữ dễ dàng và tiết kiệm không gian. Thay vì phải cất giữ một đống hóa đơn giấy trong tủ, bạn chỉ cần lưu trữ chúng trên máy tính hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Quan trọng là bạn phải đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy cập dễ dàng khi cần thiết.

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc thuê dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba. Tuy nhiên, dù lựa chọn hình thức nào, bạn cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và phòng chống rủi ro.

Nếu bạn sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn, việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau như ngày tháng, số hóa đơn, tên khách hàng,... Rất tiện lợi phải không nào?

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Lập, gửi, nhận hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
• Giảm thiểu rủi ro: Tránh mất mát, hư hỏng, cháy nổ hóa đơn.
• Thuận tiện cho việc quản lý: Dễ dàng tra cứu, thống kê, báo cáo hóa đơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy thải ra môi trường.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Tạo sự chuyên nghiệp, hiện đại cho doanh nghiệp.

Thực tế mà nói, sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, công ty mình đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Không còn cảnh phải chạy đôn đáo đi in hóa đơn, rồi lo lắng hóa đơn bị thất lạc nữa. Mọi thứ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần phải có phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Bạn nên tìm hiểu kỹ và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mình.

Một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết như lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo hóa đơn,...
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán, quản lý khác của doanh nghiệp.
• Chi phí: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để lựa chọn phần mềm có chi phí hợp lý nhất.
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

Mình cũng xin giới thiệu đến bạn phần mềm hóa đơn điện tử Smartsign, một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với nhiều tính năng ưu việt và dịch vụ hỗ trợ tận tình. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin trên website của họ để có cái nhìn chi tiết hơn.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử mà mình tổng hợp được. Hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc của mình.

1. Hóa đơn điện tử có hợp lệ không?
   Có, hóa đơn điện tử hoàn toàn hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
2. Tôi có thể sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy không?
   Có, bạn có thể sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong mọi giao dịch.
3. Tôi phải làm gì khi hóa đơn điện tử bị sai sót?
   Bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
4. Tôi phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?
   Bạn phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm.
5. Tôi có thể tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?
   Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trên trang web của Tổng cục Thuế.

Nếu bạn vẫn còn bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được giải đáp. Họ sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất. Chúc bạn thành công trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và đạt được nhiều lợi ích từ nó!