Hướng Dẫn Chi Tiết Thủ Tục Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Chào các bạn, hôm nay tôi muốn chia sẻ một chủ đề mà rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các anh chị mới thành lập công ty hay còn đang loay hoay với giấy tờ thuế má, đang quan tâm: thủ tục xuất hóa đơn điện tử. Tôi còn nhớ cách đây vài năm, khi công ty tôi chuyển từ hóa đơn giấy sang điện tử, cả phòng kế toán như ngồi trên đống lửa vì sợ sai sót, sợ không kịp thời hạn. Nhưng thực ra, khi đã nắm rõ quy trình, mọi thứ lại trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều. Bài viết này tôi sẽ tổng hợp lại toàn bộ kinh nghiệm thực tế, từ A đến Z, để bạn có thể tự tin thực hiện.

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao phải chuyển đổi?

Nói nôm na cho dễ hiểu, hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy thôi, nhưng thay vì in ra tờ giấy có chữ ký, con dấu, thì nó được tạo lập, gửi đi, nhận về và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Nó có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn truyền thống, được quy định rõ trong các văn bản pháp luật, đặc biệt là Thông tư mới về hóa đơn điện tử 2022.

Tại sao bây giờ ai cũng khuyến khích dùng? Theo tôi, lợi ích thì nhiều lắm. Đầu tiên là tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ. Một thùng hóa đơn giấy nặng trịch, để mấy năm mối mọt, ẩm mốc, tra cứu lại cực kỳ mất thời gian. Thứ hai, tốc độ. Bạn chỉ cần vài cú click là hóa đơn đã đến tay khách hàng dù họ ở tận… Cần Thơ hay Hà Giang. Thứ ba, minh bạch và dễ kiểm soát. Mọi giao dịch đều được ghi nhận trên hệ thống, hạn chế tối đa thất thoát, mất mát hay sai sót trong khâu nhập liệu thủ công.

Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử

Không phải cứ muốn là được đâu nhé. Để thực hiện thủ tục xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bạn cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

• Có mã số thuế: Đương nhiên rồi, bạn phải là một tổ chức, doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hợp pháp.
• Có chữ ký số (Token): Cái này bắt buộc. Chữ ký số dùng để ký điện tử lên hóa đơn, thay cho chữ ký tay và con dấu. Bạn mua của các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ TT&TT chứng nhận như VNPT, Viettel, FPT, BKAV…
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Bạn cần có một giải pháp phần mềm để tạo, phát hành và lưu trữ hóa đơn. Bạn có thể tự phát triển phần mềm (nếu đủ năng lực và được cơ quan thuế chấp thuận) hoặc thuê dịch vụ của các đơn vị cung cấp có giấy phép.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục xuất hóa đơn điện tử. Bạn phải thông báo bằng văn bản (theo mẫu) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết bạn sẽ dùng hóa đơn điện tử, trước khi bắt đầu phát hành.

Các bước thực hiện thủ tục xuất hóa đơn điện tử

Nghe có vẻ nhiều bước, nhưng thực ra nếu chuẩn bị đủ giấy tờ thì làm cũng nhanh. Tôi chia sẻ quy trình mà công ty tôi đã làm, hy vọng giúp bạn hình dung rõ hơn.

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Bạn nên tìm hiểu kỹ. Đừng chỉ nghe giá rẻ, mà hãy xem dịch vụ hỗ trợ khách hàng thế nào, hệ thống có ổn định không, có tích hợp được với phần mềm kế toán bạn đang dùng không. Một số nhà cung cấp lớn và uy tín bạn có thể tham khảo. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm tra cứu hóa đơn sau này của cả bạn và khách hàng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ bao gồm:
1. Tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu 01/AC ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC).
2. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
3. Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu thuê).
4. Văn bản cam kết về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu.

Lưu ý: Nếu bạn tự phát triển phần mềm, cần có thêm văn bản chứng minh phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.

Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ xác nhận

Bạn nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thông thường, trong vòng 2-3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ có văn bản chấp thuận cho bạn phát hành hóa đơn điện tử. Nhớ giữ cái văn bản này cẩn thận nhé.

Bước 4: Thiết lập và vận hành

Sau khi có văn bản chấp thuận, bạn làm việc với nhà cung cấp dịch vụ để thiết lập tài khoản, tích hợp chữ ký số, cấu hình mẫu hóa đơn, thiết lập quy trình phát hành và nhận hóa đơn. Đây là lúc bạn cần test kỹ để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru trước khi dùng chính thức.

Nhân tiện, nếu bạn vẫn còn thắc mắc về các thủ tục mua hóa đơn truyền thống, có thể tham khảo thêm bài viết về thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế hoặc thủ tục mua hóa đơn lẻ để so sánh sự khác biệt và ưu điểm của điện tử.

So sánh các phương pháp xuất hóa đơn

Để bạn dễ hình dung hơn, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ giữa ba hình thức phổ biến:

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử

Từ kinh nghiệm bản thân, tôi rút ra mấy điểm này, bạn nhớ kỹ để tránh vướng phải:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số: Một khi đã ký điện tử và phát hành là rất khó hủy, hủy phải lập biên bản, thông báo cho cơ quan thuế… phiền phức lắm. Nên kiểm tra kỹ tên, mã số thuế, số tiền, ngày tháng.
• Đảm bảo chữ ký số còn hạn: Token hết hạn là không ký được đâu. Nhớ gia hạn sớm trước khi hết hạn ít nhất 1-2 tuần.
• Lưu trữ đúng quy định: Pháp luật yêu cầu lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm. Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ hoặc hệ thống tự lưu trữ của bạn đáp ứng điều này. Mất dữ liệu là coi như mất hóa đơn, rất nguy hiểm khi thanh tra.
• Chủ động trong việc tra cứu hóa đơn: Không chỉ mình bạn tra cứu, mà khách hàng của bạn cũng cần. Hãy hướng dẫn họ cách tải hóa đơn và tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về thủ tục xuất hóa đơn điện tử

Có bắt buộc 100% doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử không?

Hiện tại (cuối 2023), theo lộ trình của Chính phủ, hầu hết các doanh nghiệp đều phải chuyển đổi. Một số trường hợp đặc biệt (kinh doanh ở vùng sâu vùng xa chưa có internet, hộ kinh doanh nhỏ lẻ…) có thể được xem xét gia hạn. Nhưng xu hướng là bắt buộc, nên bạn cứ chuẩn bị tinh thần và thực hiện sớm đi là vừa.

Xuất hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?

Về mặt pháp lý, KHÔNG bắt buộc in ra giấy. Hóa đơn điện tử đã có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn yêu cầu bản in (ví dụ để lưu hồ sơ giấy tờ nội bộ của họ), bạn hoàn toàn có thể in từ file PDF đã ký điện tử để giao cho họ. Bản in đó chỉ có giá trị tham khảo, còn giá trị pháp lý vẫn nằm ở bản điện tử gốc.

Làm sao để khách hàng tin tưởng hóa đơn điện tử?

Đây là tâm lý chung. Bạn cần giải thích rõ: Hóa đơn điện tử có chữ ký số của doanh nghiệp và đã được cơ quan thuế xác nhận thông qua mã tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hướng dẫn họ cách tra cứu, khi thấy thông tin khớp trên hệ thống nhà nước thì tự khắc họ sẽ yên tâm. Việc này cũng giúp họ dễ dàng hơn trong công tác kế toán, tra cứu hóa đơn khi cần.

Chi phí cho một giải pháp hóa đơn điện tử khoảng bao nhiêu?

Tùy nhà cung cấp và gói dịch vụ. Có thể dao động từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng mỗi tháng, tùy số lượng hóa đơn phát hành. Ngoài ra còn có phí chữ ký số (khoảng 1-2 triệu/năm). Tuy nhiên, so với tổng chi phí in ấn, lưu trữ, nhân công quản lý hóa đơn giấy thì thường vẫn rẻ hơn và hiệu quả hơn nhiều.

Kết luận

Tóm lại, thủ tục xuất hóa đơn điện tử không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đầy đủ: chữ ký số, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, và hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế. Đây là xu thế tất yếu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm, tối ưu hóa quy trình và minh bạch trong hoạt động. Đừng để nước đến chân mới nhảy, hãy chủ động tìm hiểu và chuyển đổi sớm.

Nếu bạn còn băn khoăn về các vấn đề liên quan đến hóa đơn, đừng ngần ngại khám phá thêm các bài viết trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi. Ở đó có rất nhiều thông tin hữu ích, từ việc mua hóa đơn đỏ thế nào cho đúng, đến cách sử dụng các công cụ tra cứu hóa đơn hiệu quả nhất. Chúc bạn thực hiện thành công!