Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78: Chi Tiết Từ A-Z

Nếu bạn đang làm kế toán hay quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn cụm từ "tra cứu hóa đơn theo thông tư 78" không còn xa lạ. Nhưng thực tế, tôi thấy nhiều người vẫn còn lúng túng, đặc biệt là khi cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của một hóa đơn điện tử từ đối tác. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế của mình, hướng dẫn bạn cách tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 một cách đầy đủ và chính xác nhất, từ những bước cơ bản đến những lưu ý quan trọng mà ít người nói tới.

Thông Tư 78 Là Gì Và Tại Sao Phải Tra Cứu Hóa Đơn Theo Quy Định Này?

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32 và 68 trước đó. Nó ra đời để chuẩn hóa và siết chặt hơn nữa quy trình phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm minh bạch hóa giao dịch và chống thất thu thuế. Vậy tại sao việc tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 lại quan trọng đến vậy?

Theo tôi, có mấy lý do chính thế này. Thứ nhất, đây là cách duy nhất để bạn xác minh xem hóa đơn điện tử bạn nhận được từ nhà cung cấp có thực sự đã được kê khai lên hệ thống của Tổng cục Thuế hay không. Có không ít trường hợp hóa đơn "ma", hóa đơn giả mạo được tạo ra để hợp thức hóa chi phí. Nếu không tra cứu, doanh nghiệp bạn có nguy cơ bị truy thu thuế và phạt nặng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Tôi từng chứng kiến một công ty bị phạt vì để lọt vào sổ sách mấy hóa đơn không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, thiệt hại cả trăm triệu.

Thứ hai, tra cứu giúp bạn kiểm soát nội bộ tốt hơn. Bạn có thể đối chiếu số liệu hóa đơn đầu vào, đầu ra giữa phần mềm kế toán của mình và dữ liệu từ cơ quan thuế, phát hiện sai sót kịp thời. Cuối cùng, việc này là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho các chứng từ kế toán của bạn. Một hóa đơn hợp lệ phải tồn tại và khớp thông tin trên cổng tra cứu của Tổng cục Thuế.

Ai Cần Thực Hiện Tra Cứu Hóa Đơn?

Về cơ bản, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử đều nên và cần thực hiện việc này. Đặc biệt là:

• Kế toán viên phụ trách công nợ, mua hàng.
• Kế toán tổng hợp khi đối chiếu, lên báo cáo.
• Quản lý, giám đốc khi phê duyệt thanh toán cho nhà cung cấp.
• Cá nhân mua hàng có nhu cầu kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Các Bước Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Của Tổng Cục Thuế

Đây là phương pháp chính thống và miễn phí nhất. Tuy giao diện có thể hơi rườm rà với người mới, nhưng làm quen rồi cũng thấy ổn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn chi tiết từ A-Z về tra cứu hóa đơn điện tử của chúng tôi để có cái nhìn tổng quan hơn.

Bước 1: Truy cập cổng tra cứu. Bạn vào website chính thức của Tổng cục Thuế: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Đây là trang duy nhất được Bộ Tài chính công nhận cho việc tra cứu này.

Bước 2: Nhập thông tin cần tra cứu. Bạn cần chuẩn bị ít nhất một trong các thông tin sau từ hóa đơn cần tra: Mã số thuế của người bán, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, hoặc mã tra cứu (nếu có). Thường thì tôi hay dùng combo MST người bán + số hóa đơn + ngày lập, tỷ lệ chính xác cao.

Bước 3: Nhập mã xác thực (captcha) và bấm "Tra cứu".

Bước 4: Đọc kết quả. Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết của hóa đơn nếu nó tồn tại. Bạn cần đối chiếu kỹ các thông tin như tên người bán, người mua, tổng tiền, thuế suất... xem có khớp với hóa đơn bạn đang giữ không. Nếu hệ thống báo "Không tìm thấy thông tin hóa đơn", bạn cần cảnh giác ngay.

Tra Cứu Hóa Đơn Qua Phần Mềm Hỗ Trợ và Ứng Dụng Di Động

Nếu doanh nghiệp bạn phát hành và xử lý lượng hóa đơn lớn, việc tra cứu thủ công từng cái trên web sẽ rất mất thời gian. Lúc này, giải pháp từ các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ phát huy tác dụng. Những phần mềm này thường có tính năng đồng bộ và tra cứu hàng loạt, giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của cả danh sách hóa đơn chỉ với vài cú click.

Ưu điểm của phương pháp này là tốc độ, tự động hóa và có thể tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, giúp luồng công việc liền mạch. Một số phần mềm còn cung cấp app di động, cho phép bạn quét mã QR trên hóa đơn điện tử để tra cứu ngay lập tức, rất tiện khi cần kiểm tra nhanh tại kho, tại chỗ làm việc. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách vận hành hệ thống này qua hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp.

Ý Nghĩa Các Trường Thông Tin Khi Tra Cứu Và Cách Đọc Kết Quả

Không phải cứ thấy hóa đơn hiện ra trên hệ thống là mọi thứ đã ổn. Bạn cần biết đọc và phân tích kết quả. Dưới đây là một số trường quan trọng tôi hay để ý:

• Trạng thái hóa đơn: Đây là quan trọng nhất. "Đã sử dụng" là bình thường. Cần cảnh giác với các trạng thái như "Đã bị thay thế", "Đã bị điều chỉnh", "Đã bị hủy". Khi đó, hóa đơn gốc bạn đang giữ có thể không còn giá trị pháp lý.
• Mẫu số, ký hiệu: Phải khớp với mẫu hóa đơn mà người bán đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Thông tin người bán, người mua: Kiểm tra kỹ MST, tên công ty. Một sai sót nhỏ như dấu chấm, dấu phẩy trong tên cũng có thể gây rắc rối về sau.
• Tổng tiền thanh toán, thuế GTGT: Số liệu phải khớp hoàn toàn. Nếu có sự chênh lệch, dù nhỏ, bạn cần liên hệ ngay với người bán để điều chỉnh hoặc làm lại hóa đơn.

Nếu bạn muốn một hướng dẫn thực tế hơn với các tình huống cụ thể, bài viết về hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết cho doanh nghiệp này sẽ rất hữu ích.

So Sánh Các Phương Pháp Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử

Để bạn dễ hình dung, tôi lập một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Cá nhân tôi thấy, doanh nghiệp nhỏ có thể dùng web, nhưng doanh nghiệp lớn hơn thì nên đầu tư phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78

Từ kinh nghiệm bản thân và trao đổi với nhiều đồng nghiệp kế toán, tôi rút ra mấy điểm sau, hy vọng giúp bạn tránh được "vết xe đổ".

1. Thời điểm tra cứu: Đừng chờ đến cuối kỳ hay lúc có thanh tra mới tra. Hãy tra cứu ngay khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, trước khi hạch toán vào sổ sách và thanh toán tiền. Phát hiện sớm thì xử lý sớm, đỡ phiền phức.

2. Lưu trữ kết quả tra cứu: Tôi khuyên bạn nên chụp màn hình hoặc in kết quả tra cứu thành công kèm với hóa đơn gốc, lưu vào hồ sơ. Điều này tạo thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh, là bằng chứng phòng hờ nếu sau này có vấn đề phát sinh.

3. Xử lý khi không tìm thấy hóa đơn: Đừng vội kết luận là hóa đơn giả. Có thể do người bán chưa kê khai lên hệ thống (thời gian chậm trễ theo quy định là vài ngày). Hãy liên hệ trực tiếp với bên bán để xác minh. Nếu sau một thời gian hợp lý (khoảng 5-7 ngày làm việc) vẫn không thấy, bạn cần yêu cầu họ cung cấp lại hóa đơn hợp lệ.

4. Cảnh giác với các dịch vụ tra cứu "lạ": Chỉ tin tưởng cổng chính thức của Tổng cục Thuế hoặc các phần mềm uy tín được cung cấp bởi các đơn vị có giấy phép. Không cung cấp thông tin hóa đơn của công ty lên các trang web không rõ nguồn gốc.

Câu Hỏi Thường Gặp Khi Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78

Hỏi: Tra cứu hóa đơn có mất phí không?
Trả lời: Việc tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) là hoàn toàn miễn phí. Các phần mềm hỗ trợ của bên thứ ba có thể có phí.

Hỏi: Sau bao lâu kể từ khi lập hóa đơn thì có thể tra cứu được?
Trả lời: Theo quy định, người bán phải truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày lập hóa đơn. Vì vậy, thông thường sau 2-3 ngày bạn có thể tra cứu thấy. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp truyền ngay nên có thể tra cứu được gần như tức thì.

Hỏi: Hóa đơn tra cứu thấy nhưng một vài thông tin bị sai (ví dụ tên công ty mình) thì có được chấp nhận không?
Trả lời: Không. Mọi thông tin trên hóa đơn điện tử phải chính xác tuyệt đối. Nếu có bất kỳ sai sót nào, dù là lỗi chính tả, bạn cần yêu cầu người bán hủy hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới với thông tin chính xác. Sử dụng hóa đơn có thông tin sai sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán.

Hỏi: Có thể tra cứu hóa đơn cũ (từ năm ngoái) được không?
Trả lời: Được. Hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nhiều năm. Bạn vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã phát hành từ trước đó để đối chiếu, kiểm tra khi cần.

Hỏi: Nếu tôi là người mua hàng cá nhân, tôi có cần tra cứu hóa đơn không?
Trả lời: Thường thì không bắt buộc. Nhưng nếu bạn mua hàng hóa/dịch vụ có giá trị lớn và cần hóa đơn đỏ (VAT) để làm thủ tục gì đó cho công ty, hoặc đơn giản là muốn xác minh tính chân thực của đơn vị bán hàng, bạn vẫn nên tra cứu.

---

Tóm lại, việc nắm vững hướng dẫn tra cứu hóa đơn theo thông tư 78 không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là một kỹ năng thiết yếu để bảo vệ chính doanh nghiệp bạn trước những rủi ro về thuế và tài chính. Dù bạn chọn cách tra cứu thủ công hay sử dụng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tự động, thì nguyên tắc quan trọng nhất vẫn là: kiểm tra kỹ lưỡng, lưu trữ đầy đủ và xử lý kịp thời các bất thường. Hãy biến nó thành một thói quen trong quy trình làm việc của bộ phận kế toán, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên minh bạch và an toàn hơn rất nhiều.