Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Cực Dễ!

Giới thiệu

Chào bạn, nếu bạn đang loay hoay tìm hiểu cách hướng dẫn xuất hóa đơn theo thông tư 78 thì bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy! Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) là một văn bản pháp luật quan trọng, quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) và nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam. Nếu bạn chưa nắm rõ các quy định của nó, việc xuất hóa đơn có thể trở nên khá phức tạp và dễ gặp sai sót. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn tự tin xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi qua từ A đến Z các vấn đề liên quan đến xuất hóa đơn theo Thông tư 78, từ khái niệm cơ bản, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện, đến cách xử lý các tình huống phát sinh. Chúng ta cũng sẽ điểm qua một số phần mềm hỗ trợ hữu ích, và đừng quên những lưu ý quan trọng để tránh những sai sót không đáng có nhé!

Thông tư 78 là gì và tại sao bạn cần quan tâm?

Thông tư 78 là văn bản pháp lý do Bộ Tài chính ban hành, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022, thay thế cho các quy định cũ về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo các thông tư trước đây. Vậy tại sao chúng ta cần quan tâm đến Thông tư 78?

• Bắt buộc áp dụng: Hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Thuận tiện và nhanh chóng: Việc lập, gửi và nhận hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Bạn có thể tham khảo thêm Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.
• Minh bạch và dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý và kiểm soát.
• Tránh rủi ro: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn, cũng như tránh được các hành vi gian lận hóa đơn.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

Thông tư 78 áp dụng cho hầu hết các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm:

• Doanh nghiệp
• Tổ chức kinh tế
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Các tổ chức khác có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn

Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn đang kinh doanh và có phát sinh việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thì bạn đều phải tuân thủ theo Thông tư 78. Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn trừ hoặc có lộ trình chuyển đổi riêng, bạn nên tìm hiểu kỹ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Các loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo Thông tư 78, có các loại hóa đơn điện tử chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu, … có chứa các thông tin theo quy định.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng, có kết nối với cơ quan thuế.

Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào hình thức kê khai thuế và hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu bạn còn phân vân, hãy tham khảo ý kiến của kế toán hoặc chuyên gia tư vấn thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 từng bước một

Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi xuất hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Bạn có thể thực hiện trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Hồ sơ đăng ký thường bao gồm:

• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT)
• Quyết định thành lập (đối với doanh nghiệp) hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh)
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan thuế

Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ được cơ quan thuế cấp mã số sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi đã đăng ký thành công, bạn có thể bắt đầu lập hóa đơn điện tử. Bạn có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tự lập hóa đơn theo mẫu quy định của Thông tư 78.

Hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Thành tiền
• Thuế suất thuế GTGT (nếu có)
• Tổng cộng tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán
• Mã của cơ quan thuế (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn

Bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn trước khi ký số và gửi cho người mua. Để hiểu rõ hơn về việc tìm kiếm hóa đơn, bạn có thể xem thêm Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử: Từ A Đến Z.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập hóa đơn, bạn cần ký số bằng chữ ký số hợp lệ và gửi hóa đơn cho người mua. Bạn có thể gửi hóa đơn qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác.

Lưu ý:

• Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được phép hoạt động tại Việt Nam.
• Hóa đơn điện tử phải được gửi cho người mua ngay sau khi lập.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian theo quy định của pháp luật (thường là 10 năm). Bạn có thể lưu trữ trên máy tính, ổ cứng, hoặc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Lưu ý:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở định dạng gốc (thường là XML) hoặc định dạng PDF.
• Phải có biện pháp bảo mật để tránh mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép vào hóa đơn.

Sửa chữa sai sót hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Trong quá trình xuất hóa đơn, không tránh khỏi những sai sót. Vậy làm thế nào để sửa chữa hóa đơn điện tử theo Thông tư 78? Tùy thuộc vào từng trường hợp, bạn sẽ có các cách xử lý khác nhau:

Hóa đơn chưa gửi người mua

Nếu hóa đơn điện tử chưa được gửi cho người mua và phát hiện sai sót, bạn có thể hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới thay thế.

Hóa đơn đã gửi người mua

Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và phát hiện sai sót, bạn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (nếu sai sót không ảnh hưởng đến số tiền) hoặc hóa đơn điều chỉnh (nếu sai sót ảnh hưởng đến số tiền).

Trường hợp 1: Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền

Bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ thông tin sai sót và thông tin điều chỉnh. Biên bản này phải được cả người bán và người mua ký xác nhận.

Trường hợp 2: Sai sót ảnh hưởng đến số tiền

Bạn lập hóa đơn điều chỉnh, trong đó ghi rõ thông tin sai sót và số tiền điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…" và được gửi cho người mua cùng với hóa đơn gốc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm về Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Nhất 2024 để đảm bảo hóa đơn được in ra đúng chuẩn sau khi điều chỉnh.

Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Một số phần mềm phổ biến hiện nay bao gồm:

• Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA
• Phần mềm hóa đơn điện tử của BKAV
• Phần mềm hóa đơn điện tử của Viettel
• Phần mềm hóa đơn điện tử của VNPT
• Phần mềm hóa đơn điện tử của HuviSoft

Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp
• Tính năng và giao diện của phần mềm
• Giá cả
• Khả năng tích hợp với các phần mềm khác (như phần mềm kế toán)
• Chính sách hỗ trợ và bảo hành

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp **phần mềm tra cứu hóa đơn** tiện lợi, hãy tham khảo các sản phẩm của HuviSoft. Chúng tôi cung cấp các giải pháp toàn diện, giúp bạn quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hiệu quả.

Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn theo Thông tư 78

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Thông tư 78 và tránh những rủi ro không đáng có, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn.
• Sử dụng chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực.
• Lập hóa đơn đầy đủ và chính xác các thông tin theo quy định.
• Gửi hóa đơn cho người mua ngay sau khi lập.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật trong thời gian quy định.
• Xử lý sai sót hóa đơn đúng theo quy định.
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.
• Nếu bạn đang sử dụng máy tính tiền, hãy tìm hiểu về Hướng Dẫn Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Nhất 2024 để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

FAQ - Các câu hỏi thường gặp

1. Thông tư 78 áp dụng cho những loại hình doanh nghiệp nào?

Thông tư 78 áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Có bắt buộc phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không?

Không bắt buộc, nhưng việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn.

3. Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận?

Bạn có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

4. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm theo quy định của pháp luật.

5. Tôi có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử không?

Không. Sau khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn không được sử dụng hóa đơn giấy (trừ một số trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận).

Kết luận

Hy vọng rằng, với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã có thể tự tin thực hiện việc hướng dẫn xuất hóa đơn theo thông tư 78 một cách dễ dàng và chính xác. Việc tuân thủ đúng quy định của pháp luật không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý, mà còn giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!