Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo TT78: A-Z Cho DN!

Chào bạn đến với bài viết chi tiết về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78!

Bạn đang đau đầu với việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78? Rồi còn vụ lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 thế nào cho đúng, cho chuẩn nữa chứ? Thú thật, hồi đầu chuyển đổi, tôi cũng rối như tơ vò ấy. Nhưng đừng lo, tôi sẽ chia sẻ tất tần tật kinh nghiệm của mình, từ A đến Z, giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định, hướng dẫn chi tiết và cả những mẹo nhỏ để bạn lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78 là gì?

Nói một cách dễ hiểu, lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là việc bạn phải bảo quản, giữ gìn hóa đơn điện tử một cách an toàn, đầy đủ và có thể truy cập được khi cần thiết. Nó không chỉ đơn thuần là copy file hóa đơn vào một cái ổ cứng rồi để đấy đâu nhé! Mà nó là cả một quy trình, tuân thủ theo các quy định của pháp luật.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ thông tin và khả năng truy xuất dữ liệu khi cơ quan chức năng yêu cầu. Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực tế không khó như bạn nghĩ đâu.

Vì sao lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78 quan trọng?

Chắc bạn cũng biết, việc lưu trữ hóa đơn là bắt buộc theo quy định của pháp luật. Nhưng ngoài việc tuân thủ pháp luật ra, việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78 còn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Đối phó với các cuộc kiểm tra: Khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn sẽ dễ dàng cung cấp đầy đủ hóa đơn một cách nhanh chóng.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Không còn tốn tiền in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường.

Tôi nhớ có lần, một người bạn làm kế toán của tôi đã suýt bị phạt vì không xuất trình được hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra. May mà sau đó tìm lại được trong email, hú hồn! Từ đó, bạn ấy rút ra kinh nghiệm xương máu là phải lưu trữ hóa đơn cẩn thận.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78

Thông tư 78 quy định khá chi tiết về việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bao gồm:

• Hình thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Dữ liệu hóa đơn không được sửa đổi, thay đổi trong quá trình lưu trữ.
• Bảo mật: Phải có biện pháp bảo mật để tránh mất mát, đánh cắp dữ liệu.
• Khả năng truy xuất: Phải đảm bảo có thể truy xuất dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng khi cần thiết.

Để đảm bảo tuân thủ các quy định này, bạn nên sử dụng các phần mềm, dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử uy tín. Hiện nay có rất nhiều Phần mềm tra cứu hóa đơn giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và tiện lợi.

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong Luật Kế toán. Tùy thuộc vào loại hóa đơn và mục đích sử dụng, thời gian lưu trữ có thể khác nhau:

• Tối thiểu 10 năm: Đối với các hóa đơn liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có tính chất lâu dài.
• Tối thiểu 5 năm: Đối với các hóa đơn có tính chất sử dụng thường xuyên.
• Tối thiểu 3 năm: Đối với các hóa đơn sử dụng cho mục đích quản lý, điều hành doanh nghiệp.

Lời khuyên của tôi là bạn nên lưu trữ tất cả hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

Các phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Lưu trữ trên máy tính cá nhân: Đơn giản, dễ thực hiện, nhưng không an toàn, dễ mất dữ liệu.
• Lưu trữ trên ổ cứng di động: Tiện lợi, dễ mang theo, nhưng cũng dễ bị mất, hỏng.
• Lưu trữ trên Google Drive, Dropbox: Miễn phí, dễ sử dụng, nhưng tính bảo mật không cao.
• Sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử: An toàn, bảo mật, dễ quản lý, nhưng tốn phí.

Theo kinh nghiệm của tôi, sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử là phương pháp tốt nhất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, có số lượng hóa đơn lớn.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các phương pháp:

Lựa chọn giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78

Việc lựa chọn giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp là rất quan trọng. Bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Tính bảo mật: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được bảo vệ an toàn khỏi các nguy cơ mất mát, đánh cắp.
• Tính toàn vẹn: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn không bị sửa đổi, thay đổi trong quá trình lưu trữ.
• Khả năng truy xuất: Đảm bảo có thể truy xuất dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng khi cần thiết.
• Chi phí: Lựa chọn giải pháp có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Uy tín của nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ hóa đơn điện tử.

Bạn có thể tham khảo các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Hóa Đơn Điện Tử Softdreams, MISA MeInvoice, BKAV eHoadon,... để có thể tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Ngoài ra bạn có thể tham khảo Hướng Dẫn Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Nhanh Chóng trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo phần mềm đó đáp ứng được nhu cầu tra cứu của bạn.

Tôi khuyên bạn nên dùng thử các phần mềm khác nhau trước khi quyết định lựa chọn. Hãy trải nghiệm các tính năng, giao diện và đánh giá xem phần mềm nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn.

Nói thật, hồi đầu tôi cũng chủ quan, cứ nghĩ lưu trữ hóa đơn điện tử đơn giản. Nhưng sau khi gặp rắc rối với cơ quan thuế, tôi mới nhận ra tầm quan trọng của việc lựa chọn một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp. Từ đó, tôi đã đầu tư vào một phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử uy tín và cảm thấy yên tâm hơn rất nhiều.

Việc xuất hóa đơn điện tử theo TT78 cũng cần tuân thủ các quy định, bạn có thể tham khảo thêm Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử TT78 Đơn Giản Nhất để nắm rõ quy trình nhé!

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử theo TT78:

1. Hóa đơn điện tử có cần in ra không?
   Không bắt buộc, nhưng bạn có thể in ra để đối chiếu khi cần thiết.
2. Nếu mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?
   Liên hệ với bên bán hàng để yêu cầu cấp lại hóa đơn.
3. Có được phép lưu trữ hóa đơn điện tử ở nước ngoài không?
   Không được phép. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên lãnh thổ Việt Nam.
4. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử không?
   Có thể, nhưng phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!

Chúc bạn thành công!