Phần mềm xuất hóa đơn nào đang được dân kế toán truyền tai nhau nhiều nhất hiện nay?

Chào bạn, nếu bạn đang đau đầu vì hóa đơn, chứng từ cứ rối tung cả lên, hay muốn tìm một giải pháp xuất hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi mà vẫn đảm bảo đúng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế, thì bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy! Chắc chắn rồi, trong thời đại 4.0 này, làm gì còn ai ngồi hì hụi viết hóa đơn bằng tay nữa, đúng không? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Phần mềm tra cứu hóa đơn, từ A đến Z, từ lợi ích đến cách chọn phần mềm phù hợp, đảm bảo đọc xong là bạn "sáng mắt" ra ngay!

Lợi ích "thần thánh" của phần mềm xuất hóa đơn

Thật ra, tôi cũng từng "vật vã" với đống hóa đơn giấy trước đây. Mỗi lần đến kỳ báo cáo thuế là y như rằng "mất ăn mất ngủ" vì phải lục tung cả tủ tài liệu lên để tìm. Ấy thế mà từ ngày dùng phần mềm xuất hóa đơn, cuộc đời tôi như bước sang một trang mới! Nói không ngoa, phần mềm xuất hóa đơn mang lại "cả tá" lợi ích, mà tôi nghĩ, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khỏi phải nói, việc xuất hóa đơn điện tử nhanh hơn gấp mấy lần so với viết tay. Tiết kiệm giấy mực, chi phí in ấn, lưu trữ... tính ra một năm cũng "kinh tế" lắm đấy!
• Giảm thiểu sai sót: Phần mềm tự động tính toán, kiểm tra thông tin, hạn chế tối đa sai sót so với việc nhập liệu thủ công.
• Quản lý hóa đơn dễ dàng: Tất cả hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, báo cáo khi cần. À, nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử theo thông tư 78, có thể tham khảo bài viết Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: A-Z Cho Doanh Nghiệp này nhé, rất đầy đủ và chi tiết đó!
• Nâng cao tính chuyên nghiệp: Hóa đơn điện tử được thiết kế đẹp mắt, chuyên nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Các phần mềm xuất hóa đơn uy tín đều được cập nhật theo quy định mới nhất của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng.

Phân loại phần mềm xuất hóa đơn – Chọn loại nào cho “hợp cạ”?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm xuất hóa đơn, nhưng nhìn chung có thể chia thành 2 loại chính:

• Phần mềm hóa đơn điện tử độc lập: Đây là loại phần mềm chuyên dụng chỉ tập trung vào chức năng xuất hóa đơn điện tử. Ưu điểm là dễ sử dụng, chi phí thường thấp hơn.
• Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử: Loại phần mềm này tích hợp nhiều chức năng khác nhau như quản lý kho, quản lý khách hàng, bán hàng, và cả xuất hóa đơn điện tử. Ưu điểm là tiện lợi, đồng bộ dữ liệu, nhưng chi phí thường cao hơn.

Vậy nên chọn loại nào? Theo kinh nghiệm của tôi, nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ, chỉ cần một phần mềm xuất hóa đơn đơn giản, dễ dùng thì phần mềm hóa đơn điện tử độc lập là lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp của bạn lớn hơn, cần quản lý nhiều nghiệp vụ khác nhau thì phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử sẽ là lựa chọn tốt hơn.

6 Tiêu chí “vàng” để chọn phần mềm xuất hóa đơn chuẩn chỉnh

Để chọn được một phần mềm xuất hóa đơn ưng ý, bạn cần cân nhắc kỹ các tiêu chí sau:

1. Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường, được nhiều khách hàng tin dùng.
2. Tính năng phù hợp: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, ví dụ như: tạo hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo hóa đơn, tích hợp với các phần mềm khác...
3. Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm phải có giao diện trực quan, dễ sử dụng, ngay cả với những người không rành về công nghệ.
4. Chi phí hợp lý: Chi phí phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Nên so sánh giá của nhiều nhà cung cấp khác nhau để tìm được mức giá tốt nhất.
5. Hỗ trợ kỹ thuật tốt: Nhà cung cấp phải có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn trong quá trình sử dụng phần mềm.
6. Tính bảo mật cao: Phần mềm phải đảm bảo an toàn cho dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp, tránh bị mất mát, rò rỉ.

Top 5 phần mềm xuất hóa đơn được tin dùng nhất 2024

Dưới đây là danh sách 5 phần mềm xuất hóa đơn mà tôi thấy nhiều doanh nghiệp đang sử dụng và đánh giá khá cao (theo quan điểm cá nhân của tôi thôi nhé):

1. Phần mềm Hóa đơn điện tử HuviPro: Cái tên này chắc chắn không còn xa lạ gì với dân kế toán nữa rồi. HuviPro được đánh giá cao về tính năng đầy đủ, dễ sử dụng và đặc biệt là hỗ trợ khách hàng rất nhiệt tình. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Phần mềm hóa đơn điện tử HuviPro nhé.
2. Phần mềm Hóa đơn điện tử VNPT Invoice: VNPT thì quá nổi tiếng rồi, phần mềm của họ cũng được nhiều doanh nghiệp nhà nước sử dụng.
3. Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA MeInvoice: MISA thì mạnh về các phần mềm kế toán, nên phần mềm hóa đơn điện tử của họ cũng được tích hợp rất tốt với các phần mềm kế toán khác.
4. Phần mềm Hóa đơn điện tử BKAV eHoadon: BKAV thì nổi tiếng về bảo mật, nên nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu thì có thể cân nhắc phần mềm này.
5. Phần mềm Hóa đơn điện tử Viettel Invoice: Viettel cũng là một nhà cung cấp lớn, phần mềm của họ cũng có nhiều tính năng hay.

À, nếu bạn muốn chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp, thì đừng bỏ qua bài viết E Hóa Đơn: Chuyển Đổi Số Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp nhé, rất hữu ích đó!

Bảng so sánh nhanh các phần mềm

Những lưu ý “nằm lòng” khi sử dụng phần mềm xuất hóa đơn

Để sử dụng phần mềm xuất hóa đơn hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng: Trước khi bắt đầu sử dụng, hãy dành thời gian đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của phần mềm để hiểu rõ các tính năng và cách sử dụng.
• Nhập liệu chính xác: Đảm bảo nhập liệu chính xác các thông tin trên hóa đơn, đặc biệt là thông tin của người mua hàng và thông tin hàng hóa, dịch vụ.
• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận: Mặc dù hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, bạn vẫn nên sao lưu hóa đơn ra các thiết bị lưu trữ khác để đề phòng trường hợp hệ thống gặp sự cố.
• Cập nhật phần mềm thường xuyên: Các nhà cung cấp thường xuyên cập nhật phần mềm để sửa lỗi và bổ sung tính năng mới. Hãy cập nhật phần mềm thường xuyên để đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản tốt nhất.
• Tuân thủ quy định của pháp luật: Luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, ví dụ như quy định về mẫu hóa đơn, chữ ký số... Bạn có thể tham khảo Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Điện Tử Chuẩn Nhất 2024 để nắm rõ hơn về các quy định này.

FAQ: Giải đáp thắc mắc thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về phần mềm xuất hóa đơn:

Phần mềm xuất hóa đơn có bắt buộc không?

Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn giấy trước đây có thể chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến khi có thông báo mới.

Chi phí sử dụng phần mềm xuất hóa đơn là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng phần mềm xuất hóa đơn phụ thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn chọn. Thông thường, chi phí sẽ bao gồm phí khởi tạo và phí duy trì hàng tháng/hàng năm.

Tôi có thể dùng thử phần mềm xuất hóa đơn trước khi quyết định mua không?

Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép bạn dùng thử phần mềm miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy tận dụng cơ hội này để trải nghiệm phần mềm trước khi quyết định mua.

Phần mềm xuất hóa đơn có tích hợp được với các phần mềm kế toán khác không?

Một số phần mềm xuất hóa đơn có tích hợp được với các phần mềm kế toán khác, giúp bạn đồng bộ dữ liệu và tiết kiệm thời gian nhập liệu. Hãy hỏi nhà cung cấp để biết thêm chi tiết.

Kết luận: Đừng bỏ lỡ “trợ thủ đắc lực” này!

Vậy đó, trên đây là tất tần tật những điều bạn cần biết về phần mềm xuất hóa đơn. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này và có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Đừng chần chừ nữa, hãy "tậu" ngay một "trợ thủ đắc lực" để công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhé!

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!