Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Theo TT78: Từ A-Z Cho DN

Chào bạn, có phải bạn đang đau đầu vì Thông tư 78 về hóa đơn điện tử?

Chắc hẳn nhiều anh chị em làm kế toán, chủ doanh nghiệp đang rối bời với đống quy định mới toanh về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Nào là thông báo phát hành, nào là tra cứu, rồi còn đủ thứ lằng nhằng khác nữa. Đừng lo! Tôi hiểu mà, vì chính tôi cũng đã từng “bơi” trong mớ hỗn độn này. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối, đi từ A đến Z quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78, đảm bảo làm xong là “auto” thành thạo luôn!

Tổng quan về Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Trước khi đi sâu vào chi tiết, ta cần nắm vững “tọa độ” của việc thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78 đã. Về cơ bản, đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp chính thức sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo quy định mới nhất. Nói nôm na, là mình “khai báo” với cơ quan thuế rằng: “Tôi bắt đầu dùng HĐĐT kiểu mới từ ngày… tháng… năm… nhé!”.

Thông tư 78/2021/TT-BTC là một văn bản pháp lý quan trọng, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm cả việc phát hành, sử dụng, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Nó thay đổi khá nhiều so với các quy định trước đây, vậy nên việc nắm rõ thông tin là cực kỳ quan trọng. Nếu bạn còn mơ hồ về các quy định khác của TT78, có thể tham khảo thêm bài viết Hóa Đơn Điện Tử Theo TT78: Toàn Tập Từ A-Z để hiểu rõ hơn nhé.

Đối tượng cần Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Không phải ai cũng cần thực hiện thủ tục này đâu nha. Theo quy định, các đối tượng sau ĐỀU phải thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78:

• Doanh nghiệp mới thành lập và bắt đầu sử dụng HĐĐT.
• Doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT theo các thông tư cũ (32, 68…) và chuyển sang sử dụng theo TT78.
• Doanh nghiệp có thay đổi thông tin trên hóa đơn (ví dụ: thay đổi địa chỉ, tên công ty…) và cần phát hành mẫu hóa đơn mới.

Tóm lại, cứ khi nào bạn CHÍNH THỨC sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn TT78 thì auto phải làm thủ tục này.

Thời điểm Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Thời điểm "vàng" để thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78 là khi nào? Theo luật, bạn phải nộp hồ sơ thông báo trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Chậm nhất là 2 ngày làm việc trước khi bạn chính thức xuất hóa đơn đầu tiên theo TT78.

Nên nhớ, đừng để “nước đến chân mới nhảy” nhé! Cứ chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, kiểm tra kỹ lưỡng rồi nộp sớm để tránh bị phạt vì nộp muộn. Thà sớm còn hơn muộn, đúng không nào?

Hồ sơ cần chuẩn bị để Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Để thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78 “suôn sẻ”, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Tờ khai Mẫu 01/ĐK-HĐĐT theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cái này bạn có thể tải trên trang web của Tổng cục Thuế hoặc lấy từ phần mềm HĐĐT mà bạn đang dùng.
2. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1). Mẫu này do chính doanh nghiệp tự lập.
3. Mẫu hóa đơn điện tử (bản thể hiện).

Lưu ý quan trọng:

• Tất cả các giấy tờ phải được ký số (chữ ký điện tử) trước khi nộp.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên các giấy tờ, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Sai một ly đi một dặm đó!

Cách thức Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Hiện nay, có 2 cách chính để bạn thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78:

1. Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thuedientu.gdt.gov.vn). Đây là cách phổ biến nhất vì nhanh chóng, tiện lợi, không cần đi lại.
2. Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý. Cách này thì “cổ điển” hơn, thường dành cho những ai không rành về công nghệ hoặc gặp trục trặc khi nộp online.

Theo kinh nghiệm của tôi, cứ nộp online cho lành. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ.

Để nộp online, bạn cần:

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
2. Chọn chức năng “Khai thuế” -> “Đăng ký/Thay đổi thông tin”.
3. Chọn tờ khai Mẫu 01/ĐK-HĐĐT và tải các giấy tờ đã chuẩn bị lên.
4. Ký số và nộp tờ khai.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thanh toán hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo bài viết này: Thanh Toán Hóa Đơn Điện Tử: A-Z Cho Doanh Nghiệp, để tìm ra phương thức phù hợp với doanh nghiệp mình.

Những lưu ý quan trọng khi Thông báo phát hành hóa đơn theo TT78

Để tránh “tiền mất tật mang”, bạn cần đặc biệt lưu ý những điều sau khi thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78:

• Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo thông tin trên tờ khai, quyết định áp dụng HĐĐT và mẫu hóa đơn phải khớp nhau và chính xác 100%.
• Chọn đúng loại hóa đơn: Xác định rõ loại hóa đơn mà doanh nghiệp bạn sử dụng (ví dụ: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…) để khai báo cho đúng.
• Lưu trữ cẩn thận: Sau khi nộp hồ sơ, nhớ lưu lại bản điện tử (hoặc bản in) để đối chiếu khi cần thiết.
• Tuân thủ thời hạn: Nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định. Nộp muộn là bị phạt đó nha!

Xử lý các tình huống thường gặp

Trong quá trình thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78, có thể bạn sẽ gặp phải một số tình huống “dở khóc dở cười” sau:

• Hồ sơ bị trả lại vì thiếu giấy tờ hoặc thông tin không chính xác: Lúc này, bạn cần bổ sung đầy đủ giấy tờ hoặc sửa lại thông tin cho đúng rồi nộp lại.
• Không ký số được tờ khai: Kiểm tra lại chữ ký số của bạn xem còn hiệu lực không, đã cài đặt đúng driver chưa. Nếu vẫn không được thì liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.
• Hệ thống của Tổng cục Thuế bị lỗi: Cái này thì “hên xui”. Nếu gặp phải, bạn chỉ có thể chờ đợi hệ thống hoạt động trở lại rồi nộp lại sau.

Nếu bạn vẫn chưa rõ về quy trình thanh toán hóa đơn, hãy tham khảo bài viết Thanh Toán Hóa Đơn: Hướng Dẫn A-Z Cho Doanh Nghiệp để nắm vững các bước thực hiện nhé.

Sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn ngày càng tăng, việc sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn là vô cùng cần thiết. Phần mềm này giúp bạn:

• Lưu trữ hóa đơn an toàn: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống đám mây, đảm bảo an toàn tuyệt đối, không lo bị mất mát, hư hỏng.
• Tra cứu hóa đơn nhanh chóng: Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau (ví dụ: số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên khách hàng…).
• Quản lý hóa đơn tập trung: Tất cả hóa đơn được quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp bạn dễ dàng theo dõi, kiểm soát tình hình hóa đơn của doanh nghiệp.
• Tự động đối chiếu hóa đơn: Phần mềm tự động đối chiếu hóa đơn với dữ liệu trên hệ thống, giúp bạn phát hiện sai sót kịp thời.
• Báo cáo hóa đơn đầy đủ: Tạo ra các báo cáo hóa đơn chi tiết, giúp bạn nắm bắt tình hình doanh thu, chi phí của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp chuyên kinh doanh thiết bị điện tử đã sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn điện tử. Nhờ phần mềm này, doanh nghiệp đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn, đồng thời giảm thiểu được các sai sót có thể xảy ra.

Bảng so sánh các tính năng của phần mềm tra cứu hóa đơn:

Câu hỏi thường gặp

1. Nếu quên nộp thông báo phát hành hóa đơn thì sao?
   Bạn sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật về thuế. Mức phạt tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
2. Có cần phải in hóa đơn mẫu ra không?
   Có, bạn cần in hóa đơn mẫu ra để nộp cùng với các giấy tờ khác.
3. Có thể thay đổi thông tin trên hóa đơn sau khi đã thông báo phát hành không?
   Có, bạn có thể thay đổi thông tin trên hóa đơn. Tuy nhiên, bạn cần phải thông báo lại với cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn mới.

Kết luận

Việc thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 78 có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn nắm vững các quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!

Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi các bài viết khác về Phần mềm tra cứu hóa đơn để cập nhật những thông tin mới nhất!