Thông Tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử: Cái nhìn toàn diện cho doanh nghiệp Việt

Bạn đang đau đầu với Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử? Đừng lo, tôi hiểu mà! Từ ngày nó có hiệu lực, bao nhiêu doanh nghiệp nhỏ và vừa như chúng ta phải vật lộn để chuyển đổi. Nào là tìm hiểu quy định, rồi chọn phần mềm, rồi đào tạo nhân viên… đúng là một mớ bòng bong. Nhưng đừng nản, bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối từng chút một. Chúng ta sẽ cùng nhau đi qua những điểm quan trọng nhất của Thông tư 78, từ đó giúp bạn áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật. Cùng bắt đầu thôi!

Tổng quan về Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC, ban hành ngày 17/09/2021, là văn bản pháp lý quan trọng quy định chi tiết về hóa đơn điện tử (HĐĐT). Mục tiêu chính của thông tư này là gì? Đơn giản là để chuẩn hóa việc sử dụng HĐĐT, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Trước đây, chúng ta có nhiều loại hóa đơn khác nhau, gây khó khăn cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế. Giờ đây, Phần mềm tra cứu hóa đơn giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Theo Tổng cục Thống kê, việc áp dụng HĐĐT đã giúp giảm thiểu 70% chi phí in ấn và lưu trữ cho doanh nghiệp (Nguồn: Tổng cục Thống kê, 2023, www.gso.gov.vn). Quá là lợi hại luôn!

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

Hầu như tất cả các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đều phải tuân thủ Thông tư 78. Cụ thể là:

• Doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp
• Tổ chức kinh tế có hoạt động sản xuất, kinh doanh
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (theo diện phải sử dụng HĐĐT)
• Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng HĐĐT

Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn hoặc áp dụng theo lộ trình riêng. Chẳng hạn, các doanh nghiệp mới thành lập có thể được gia hạn thời gian áp dụng HĐĐT. Để biết chính xác mình có thuộc diện được miễn hay không, tốt nhất bạn nên liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được tư vấn.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Sử dụng hóa đơn điện tử không phải cứ thích là làm. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, có một vài nguyên tắc mà bạn cần nhớ:

• Tính pháp lý: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.
• Tính toàn vẹn: Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền tải và lưu trữ.
• Tính xác thực: Phải xác định được nguồn gốc và người chịu trách nhiệm về nội dung của hóa đơn.
• Tính bảo mật: Thông tin trên hóa đơn phải được bảo vệ an toàn, tránh bị truy cập trái phép.

Nhớ kỹ những nguyên tắc này, bạn sẽ tránh được những rắc rối không đáng có đấy.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Tổng số tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế GTGT
• Chữ ký số của người bán (bắt buộc)
• Mã của cơ quan thuế (nếu thuộc trường hợp hóa đơn có mã)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Các thông tin khác theo quy định của pháp luật

Nhiều khi mình cứ nghĩ điền thiếu một vài thông tin nhỏ thì không sao, nhưng thực tế là hóa đơn đó có thể bị coi là không hợp lệ đấy. Cẩn tắc vô áy náy mà!

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

Theo Thông tư 78, có hai loại hóa đơn điện tử chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Loại này do cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có rủi ro cao về thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại này do doanh nghiệp tự tạo và sử dụng. Áp dụng cho các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định và tuân thủ tốt pháp luật về thuế.

Việc lựa chọn loại hóa đơn nào phụ thuộc vào quy định của cơ quan thuế và tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn. Bạn cũng có thể tham khảo thêm về Thông Tư 123 Thuế: Giải Mã Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến thuế.

Quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Để quản lý và sử dụng HĐĐT hiệu quả, bạn cần:

• Lựa chọn phần mềm HĐĐT uy tín, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật. Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm trên thị trường, bạn nên tìm hiểu kỹ trước khi quyết định.
• Xây dựng quy trình quản lý HĐĐT chặt chẽ, từ khâu lập hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn đến lưu trữ hóa đơn.
• Đào tạo nhân viên về quy trình sử dụng HĐĐT và các quy định của pháp luật.
• Thường xuyên kiểm tra, rà soát việc sử dụng HĐĐT để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.

Tôi nhớ hồi mới chuyển sang HĐĐT, công ty tôi cũng gặp một vài trục trặc. Nhưng nhờ có quy trình rõ ràng và sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp phần mềm, mọi thứ đã đi vào ổn định.

Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn

Trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc hóa đơn bị sai sót. Khi phát hiện sai sót, bạn cần:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (nếu sai sót ảnh hưởng đến số tiền thuế).
• Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu sai sót không ảnh hưởng đến số tiền thuế).
• Gửi thông báo cho cơ quan thuế về việc điều chỉnh hóa đơn (nếu cần thiết).

Việc xử lý sai sót cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác để tránh bị xử phạt. Tốt nhất là nên cẩn thận ngay từ đầu, nhưng nếu có sai sót thì cũng đừng quá lo lắng, cứ làm theo hướng dẫn là được.

Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Bạn có thể lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hoặc tự lưu trữ trên hệ thống của mình. Tuy nhiên, cần đảm bảo:

• Dữ liệu được bảo mật, không bị truy cập trái phép.
• Dữ liệu được sao lưu thường xuyên để tránh mất mát.
• Có khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần thiết.

Nhiều doanh nghiệp chọn cách lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm vì họ có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và hệ thống bảo mật tốt. Nhưng nếu bạn muốn tự lưu trữ, hãy đầu tư vào hệ thống bảo mật và sao lưu dữ liệu nhé.

Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử phù hợp là vô cùng quan trọng. Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn nên cân nhắc:

• Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, từ lập hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn đến tra cứu và báo cáo hóa đơn.
• Tính bảo mật: Dữ liệu hóa đơn phải được bảo mật an toàn, không bị truy cập trái phép.
• Tính ổn định: Phần mềm phải hoạt động ổn định, không bị lỗi hoặc gián đoạn.
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp phần mềm phải có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.
• Chi phí: Chi phí phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm về Thông Tư 123 về Hóa Đơn Điện Tử: Giải Mã Chi Tiết 2024 để có cái nhìn tổng quan hơn về các quy định mới nhất.

Để giúp bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là bảng so sánh nhanh một vài phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

FAQ: Câu hỏi thường gặp về Thông tư 78

1. Thông tư 78 có hiệu lực từ khi nào?

Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 17/09/2021.

2. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Có, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, có thể có một số trường hợp được gia hạn thời gian áp dụng.

3. Hóa đơn điện tử có cần phải in ra không?

Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, nên bạn không cần phải in ra để lưu trữ (trừ khi có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan thuế hoặc đối tác).

4. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm HĐĐT.

5. Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm và gói dịch vụ bạn chọn. Bạn nên tìm hiểu kỹ các gói dịch vụ và so sánh giá trước khi quyết định.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua những điểm quan trọng nhất của Thông tư 78 2021 về hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định và cách áp dụng HĐĐT vào thực tế. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc bạn thành công trên con đường chuyển đổi số!

P/S: Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!