Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z 2024

Chuyển đổi số trong quản lý tài chính - kế toán đang là xu hướng tất yếu, và việc áp dụng hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng. Nhưng tôi biết, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các anh chị làm kế toán, vẫn còn ngần ngại vì nghĩ thủ tục phát hành hóa đơn điện tử phức tạp, rườm rà. Thực tế không hẳn vậy! Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một cách chi tiết, dễ hiểu nhất, dựa trên cả trải nghiệm thực tế hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, để bạn nắm rõ quy trình từ A đến Z, tránh những sai sót không đáng có.

Hiểu đúng về hóa đơn điện tử và lợi ích thực sự

Trước khi đi vào các bước thực hiện, chúng ta cần thống nhất một chút về khái niệm. Hóa đơn điện tử không đơn giản chỉ là file PDF hay Word bạn gửi qua email cho khách. Nó là một loại hóa đơn được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn giấy, và quan trọng nhất là được cơ quan thuế công nhận.

Tại sao nên chuyển đổi? Lý do thì nhiều lắm, nhưng tôi thấy thiết thực nhất là mấy cái này: Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ (giấy, mực, kho bãi); Tiết kiệm thời gian gửi nhận, tra cứu; Giảm thiểu sai sót nhập liệu; và đặc biệt là minh bạch, dễ quản lý. Tôi từng thấy một công ty nhỏ sau khi chuyển sang hóa đơn điện tử, thời gian xử lý hóa đơn cho khách hàng giảm từ 2-3 ngày xuống còn vài giờ, nhân viên đỡ vất vả hẳn.

Hóa đơn điện tử khác gì hóa đơn chuyển đổi từ giấy?

Nhiều người hay nhầm lẫn. Hóa đơn điện tử là được tạo ngay từ đầu bằng phần mềm. Còn hóa đơn chuyển đổi là bạn có hóa đơn giấy rồi, sau đó bạn scan hoặc chụp lại thành file điện tử để lưu trữ. Cái sau này không có giá trị pháp lý thay thế bản gốc giấy đâu nhé. Vậy nên, nếu muốn thực sự "số hóa", bạn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chính thức.

Điều kiện để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Không phải cứ muốn là làm được ngay. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh muốn phát hành hóa đơn điện tử cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau. Những điều này được quy định rõ trong các văn bản pháp luật, gần đây nhất có Thông tư mới về hóa đơn điện tử năm 2024 mà bạn nên đọc để cập nhật.

• Có mã số thuế: Đương nhiên rồi, bạn phải là đối tượng đăng ký kinh doanh hợp pháp.
• Có chữ ký số (Token): Cái này bắt buộc để ký điện tử lên hóa đơn. Bạn mua của các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ TT&TT chứng nhận như VNPT, Viettel, FPT, CA2,...
• Có phương tiện điện tử: Máy tính kết nối internet, phần mềm hoặc hệ thống để tạo lập hóa đơn. Bạn có thể tự xây dựng hệ thống (rất phức tạp và tốn kém) hoặc sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây chính là bước quan trọng nhất trong thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Bạn không thể tự ý phát hành mà chưa thông báo.

Các bước thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chi tiết

Đây là phần trọng tâm mà nhiều người tìm kiếm. Tôi sẽ chia nhỏ thành từng bước cụ thể, bạn cứ thế mà làm theo.

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trừ khi bạn là tập đoàn lớn với đội ngũ IT hùng hậu, còn không thì tôi khuyên nên thuê dịch vụ bên ngoài. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đầu tư ban đầu và quan trọng là đảm bảo tính pháp lý. Khi chọn, hãy xem xét: Tính năng có đầy đủ không? Giá cả? Dịch vụ hỗ trợ khách hàng? Có dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán hiện tại của bạn không? Hãy dùng thử bản demo trước khi quyết định.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi có tài khoản từ nhà cung cấp, bạn cần chuẩn bị hồ sơ điện tử để gửi lên Tổng cục Thuế. Hồ sơ bao gồm:
1. Văn bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu 01/AC của Thông tư 78/2021/TT-BTC).
2. Bản sao (scan) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép kinh doanh.
3. Bản sao (scan) Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Lưu ý: Các bản sao này phải có chữ ký số của người đại diện pháp luật công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Bạn đăng nhập vào trang web của Tổng cục Thuế bằng chữ ký số của người đại diện pháp luật. Vào mục "Hóa đơn điện tử" -> "Thông báo phát hành hóa đơn". Điền đầy đủ thông tin và tải lên các file hồ sơ đã chuẩn bị. Kiểm tra kỹ trước khi ký điện tử và nộp.

Bước 4: Chờ xác nhận và nhận kết quả

Thông thường, trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ xử lý. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được "Thông báo chấp thuận" ngay trên cổng thông tin. Nếu sai sót, bạn sẽ nhận được phản hồi về lý do và cần chỉnh sửa, bổ sung. Khi đã có thông báo chấp thuận, bạn chính thức được phép phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Một lưu ý nhỏ: Nếu bạn chỉ cần mua hóa đơn giấy lẻ để bán hàng, thủ tục sẽ khác. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế để so sánh sự khác biệt.

So sánh các phương thức phát hành hóa đơn điện tử

Có 3 cách chính, mỗi cách có ưu nhược điểm riêng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn.

Theo quan điểm cá nhân tôi, với đa số doanh nghiệp hiện nay, lựa chọn sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp uy tín là tối ưu nhất. Nó cân bằng được giữa chi phí, hiệu quả và sự an tâm.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục và sau khi phát hành

Làm xong thủ tục phát hành hóa đơn điện tử không có nghĩa là xong việc. Dưới đây là mấy điều tôi hay nhắc khách hàng của mình, nó giúp tránh nhiều rắc rối về sau.

• Kiểm tra kỹ thông tin trên Thông báo chấp thuận: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng từ... có đúng với đăng ký không. Sai một ly là đi một dặm.
• Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực: Token thường có hạn 1-2 năm. Hết hạn mà không gia hạn thì không ký được hóa đơn, công việc sẽ bị đình trệ ngay.
• Tuân thủ quy định về lưu trữ: Bạn phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử (bao gồm cả file XML gốc) trong suốt thời gian lưu trữ theo luật định (thường là 10 năm). Nhà cung cấp dịch vụ thường có sẵn tính năng này.
• Thông báo cho khách hàng: Hãy hướng dẫn khách hàng của bạn cách nhận, kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử. Có thể họ chưa quen. Việc này giúp tăng sự chuyên nghiệp và tránh thắc mắc sau này.
• Cập nhật thông tư mới: Pháp luật thay đổi liên tục. Như năm 2024 đã có những điều chỉnh quan trọng. Bạn nên thường xuyên cập nhật hoặc chọn nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thông báo những thay đổi này cho bạn.

Ngoài ra, nếu bạn đang dùng hóa đơn giấy và muốn chuyển đổi, cần làm thủ tục thông báo sử dụng hóa đơn điện tử thay thế. Còn nếu bạn cần mua thêm hóa đơn giấy từ cơ quan thuế, hãy xem hướng dẫn về thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế để nắm rõ quy trình song song.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Lời kết và khuyến nghị từ trải nghiệm thực tế

Nhìn chung, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ngày nay đã được đơn giản hóa rất nhiều nhờ việc nộp hồ sơ trực tuyến. Điều quan trọng nhất không phải là các bước kỹ thuật, mà là sự chuẩn bị kỹ càng về thông tin và lựa chọn một đối tác cung cấp dịch vụ tin cậy.

Từ góc độ của một người làm trong ngành, tôi thấy rằng việc đầu tư vào một hệ thống hóa đơn điện tử bài bản không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ hội để tối ưu hóa quy trình nội bộ, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành lâu dài. Đừng để sự ngần ngại ban đầu về thủ tục cản trở bước tiến số hóa của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn còn băn khoăn về việc lựa chọn phần mềm, cách tích hợp, hay bất kỳ vấn đề gì liên quan đến phần mềm tra cứu hóa đơn và quản lý hóa đơn điện tử, hãy dành thời gian tìm hiểu thêm các tài liệu chuyên sâu hoặc liên hệ với các đơn vị tư vấn có uy tín. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.