TK 111 Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết & Lưu Ý Quan Trọng

Nếu bạn là kế toán, chắc hẳn TK 111 là một tài khoản quen thuộc đến mức… đôi khi thành quen tay. Nhưng mà, quen tay đôi khi cũng dễ sai, nhất là khi có sự thay đổi về chế độ kế toán. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ nghĩ tiền mặt là cái gì đó đơn giản, thu chi rõ ràng là xong. Cho đến một lần kiểm tra nội bộ, tôi mới giật mình phát hiện mình ghi nhầm vài nghiệp vụ vào TK 112, mà lý do chỉ vì không nắm rõ nguyên tắc phân biệt. Từ đó, tôi mới thực sự ngồi xuống nghiền ngẫm về tk 111 theo thông tư 200 một cách bài bản. Bài viết này là tất cả những gì tôi đúc kết được, từ lý thuyết cho đến những trải nghiệm thực tế đôi khi "đau thương", hy vọng sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.

TK 111 là gì? Vị trí trong hệ thống tài khoản kế toán

Theo Thông tư 200, TK 111 có tên đầy đủ là "Tiền mặt". Nó thuộc nhóm Tài khoản loại 1 - Tài sản ngắn hạn. Hiểu nôm na, đây là tài khoản dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) tại quỹ của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Điểm mấu chốt ở đây là "tại quỹ". Tức là số tiền phải thực sự nằm trong két sắt, trong ngăn kéo của công ty bạn. Tiền gửi ngân hàng dù có rút ra ngay được cũng không được tính vào đây, mà phải sang TK 112. Cái này tưởng đơn giản mà nhiều người hay nhầm lắm.

Nguyên tắc hạch toán TK 111 theo Thông tư 200

Để hạch toán đúng, bạn cần thuộc nằm lòng mấy nguyên tắc sau. Tôi thường gọi đây là "luật bất thành văn" của kế toán tiền mặt:

• Nguyên tắc giá gốc: Tiền mặt được ghi nhận theo mệnh giá. Với ngoại tệ, phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Vàng bạc, đá quý thì ghi theo giá trị thực tế.
• Nguyên tắc ngoại tệ: Phải mở sổ chi tiết theo từng loại ngoại tệ. Cuối kỳ, phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ. Chênh lệch tỷ giá (nếu có) sẽ được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá.
• Nguyên tắc đối ứng tài khoản: TK 111 luôn có quan hệ đối ứng với các TK khác như TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 131 (phải thu khách hàng), TK 331 (phải trả người bán), TK 511 (doanh thu), TK 641, 642 (chi phí)...
• Nguyên tắc "có thu mới có chi": Mọi khoản chi tiêu bằng tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp (như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn). Tuyệt đối không được chi trước, chứng từ tính sau.

Nắm vững những nguyên tắc này là bạn đã đi được 50% chặng đường rồi. Để hiểu rõ hơn về toàn bộ hệ thống tài khoản, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về hướng dẫn áp dụng Thông tư 200 cho doanh nghiệp.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111

TK 111 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2. Việc này giúp quản lý sổ sách rõ ràng và minh bạch hơn rất nhiều:

• TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh giá trị đồng Việt Nam tại quỹ. Tài khoản này dùng nhiều nhất.
• TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh giá trị các loại ngoại tệ (USD, EUR, JPY...) tại quỹ, đã được quy đổi ra VND.
• TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng bạc, đá quý được mua với mục đích như một tài sản dự trữ, đầu tư hoặc thanh toán.

Bên Nợ TK 111 phản ánh gì?

• Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc nhập quỹ.
• Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
• Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.

Bên Có TK 111 phản ánh gì?

• Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc xuất quỹ.
• Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
• Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.

Số dư bên Nợ: Chính là số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc hiện còn tồn quỹ tại thời điểm báo cáo.

So sánh TK 111 giữa Thông tư 200 và Thông tư 107

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện vẫn có thể đang áp dụng Thông tư 107. Việc hiểu sự khác biệt là rất quan trọng nếu bạn chuyển đổi chế độ kế toán hoặc làm việc ở nhiều nơi. Dưới đây là bảng so sánh nhanh mà tôi hay dùng để đối chiếu:

Nhìn vào bảng, điểm khác biệt lớn nhất chính là việc tách bạch tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Thông tư 200 yêu cầu chi tiết và chặt chẽ hơn, phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống tài khoản cũ, có thể xem bài hướng dẫn chi tiết về Thông tư 107.

Cách định khoản thực tế với TK 111 (Có ví dụ)

Lý thuyết là vậy, còn thực tế thì sao? Dưới đây là một vài tình huống hạch toán TK 111 mà bạn sẽ gặp thường xuyên, kèm theo định khoản cụ thể:

Ví dụ 1: Khách hàng A đến thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt: 20.000.000 VND.
Định khoản: Nợ TK 1111: 20.000.000 / Có TK 131 (A): 20.000.000
(Ghi nhận tăng tiền mặt tại quỹ và giảm khoản phải thu của khách A)

Ví dụ 2: Chi tiền mặt mua văn phòng phẩm: 1.500.000 VND, có hóa đơn VAT.
Định khoản: Nợ TK 6424: 1.363.636 / Nợ TK 1331: 136.364 / Có TK 1111: 1.500.000
(Ghi nhận chi phí quản lý, thuế GTGT được khấu trừ và giảm tiền mặt)

Ví dụ 3: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 50.000.000 VND.
Định khoản: Nợ TK 1111: 50.000.000 / Có TK 1121: 50.000.000
(Tiền chuyển từ ngân hàng về quỹ, tài sản không đổi, chỉ thay đổi hình thái)

Ví dụ 4 (Với ngoại tệ): Thu được 1.000 USD từ khách hàng nước ngoài, tỷ giá tại ngày thu là 23.500 VND/USD.
Định khoản: Nợ TK 1112: 23.500.000 / Có TK 131: 23.500.000
Cuối kỳ, tỷ giá là 23.600 VND/USD. Số dư 1.000 USD được đánh giá lại:
Nợ TK 1112: 100.000 / Có TK 413: 100.000 (1.000 USD * (23.600 - 23.500))

Những sai lầm thường gặp khi hạch toán TK 111

Làm kế toán lâu, tôi thấy có mấy lỗi cứ lặp đi lặp lại, đặc biệt là với anh chị em mới vào nghề:

• Nhầm lẫn giữa TK 111 và TK 112: Đây là lỗi kinh điển. Ví dụ: Doanh nghiệp nhận được giấy báo có từ ngân hàng, lại hạch toán vào Nợ 111. Sai! Phải là Nợ 112. Nhớ kỹ: Tiền về tài khoản ngân hàng là 112, tiền về tận tay thủ quỹ mới là 111.
• Không theo dõi chi tiết ngoại tệ: Chỉ ghi chung chung vào TK 1112 mà không mở sổ chi tiết cho từng loại USD, EUR... Dẫn đến việc đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ rất dễ sai và khó kiểm tra.
• Chứng từ không đầy đủ: Chi tiền mặt nhưng không có phiếu chi, hoặc phiếu chi không có đủ chữ ký. Hoặc tệ hơn, dùng hóa đơn không hợp lệ (như hóa đơn bán ra ghi tên công ty khác) để thanh toán. Cái này kiểm toán hay thuế vào là "có chuyện" ngay.
• Ghi nhận doanh thu khi chưa thu tiền: Khách hàng hứa sẽ trả tiền mặt, kế toán đã ghi Nợ 111 / Có 511. Trong khi thực tế tiền chưa về quỹ. Đây là sai nguyên tắc cơ bản về ghi nhận doanh thu và tiền mặt.

Để tránh những sai sót hệ trọng hơn, bạn nên đọc kỹ bài viết tổng hợp các lưu ý quan trọng khi áp dụng Thông tư 200.

Giải pháp quản lý tiền mặt hiệu quả với phần mềm tra cứu hóa đơn

Quản lý tiền mặt thủ công vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót. Giờ đây, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các giải pháp công nghệ. Đặc biệt, việc tích hợp với phần mềm tra cứu hóa đơn mang lại hiệu quả bất ngờ.

Tưởng tượng nhé: Mỗi khi có nghiệp vụ thu chi, thay vì lục tìm hóa đơn giấy, bạn chỉ cần nhập mã tra cứu vào phần mềm. Hệ thống sẽ tự động xác thực tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử ngay lập tức. Sau đó, dữ liệu này có thể được chuyển thẳng vào phần mềm kế toán, tự động sinh bút toán Nợ 111/Có TK liên quan. Việc này giúp:

• Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Tăng tốc độ xử lý chứng từ, đặc biệt vào cuối tháng.
• Đảm bảo tính pháp lý cho mọi khoản chi bằng tiền mặt, vì hóa đơn đã được xác thực tự động.
• Dễ dàng đối chiếu, kiểm tra giữa sổ quỹ tiền mặt và chứng từ gốc điện tử.

Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phải tra cứu hóa đơn từ nhà cung cấp để làm căn cứ thanh toán tiền mặt, thì việc đầu tư một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là hoàn toàn xứng đáng. Nó không chỉ giúp bạn quản lý tk 111 theo thông tư 200 chính xác hơn, mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình tài chính.

Câu hỏi thường gặp về TK 111

1. Có được dùng tiền mặt để thanh toán mọi khoản chi phí không?
Không. Pháp luật có quy định hạn mức thanh toán bằng tiền mặt cho một số giao dịch. Ví dụ, các giao dịch thanh toán cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với mức từ 20 triệu đồng trở lên (theo một số thời điểm) phải chuyển khoản. Bạn cần cập nhật quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

2. Số dư TK 111 có được âm không?
Không bao giờ. Về nguyên tắc, số dư TK 111 luôn ở Bên Nợ (hoặc bằng 0). Nếu sổ sách hiện số dư Có, chứng tỏ đã có sai sót trong hạch toán (ví dụ: ghi thiếu một nghiệp vụ thu tiền, hoặc ghi thừa một nghiệp vụ chi tiền). Cần kiểm tra và điều chỉnh ngay.

3. Khi kiểm kê phát hiện thừa/thiếu tiền mặt, hạch toán thế nào?
- Nếu thừa: Ghi Nợ TK 111 / Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý). Sau khi xác định rõ nguyên nhân, sẽ có quyết định xử lý (ví dụ: hoàn trả, ghi tăng thu nhập...).
- Nếu thiếu: Ghi Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) / Có TK 111. Sau đó điều tra, nếu do thất thoát, mất mát phải bồi thường thì chuyển sang Nợ TK 1388 / Có TK 1381.

4. Có bắt buộc phải mở tất cả các TK cấp 2 (1111, 1112, 1113) không?
Không. Chỉ mở những tài khoản cấp 2 mà doanh nghiệp bạn có phát sinh. Nếu chỉ có tiền Việt Nam, chỉ cần dùng TK 1111. Nếu có giao dịch ngoại tệ, mới cần mở TK 1112.

5. Hạch toán chênh lệch tỷ giá cho TK 1112 có khác TK 1122 không?
Về nguyên tắc là giống nhau. Cả hai đều phải đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ và ghi nhận chênh lệch vào TK 413. Tuy nhiên, cần lưu ý tỷ giá dùng để đánh giá lại có thể có sự khác biệt nhỏ giữa tỷ giá mua vào của ngân hàng và tỷ giá giao dịch thực tế.

---

Tóm lại, việc nắm vững cách hạch toán tk 111 theo thông tư 200 không chỉ là tuân thủ quy định, mà còn là nền tảng cho công tác quản trị tài chính minh bạch. Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, cũng dễ xảy ra rủi ro nhất nếu quản lý lỏng lẻo. Hy vọng qua bài chia sẻ này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn và tự tin hơn khi làm việc với tài khoản tưởng chừng đơn giản này. Nếu có thắc mắc gì, đừng ngại để lại bình luận bên dưới nhé!